С 1 января 2020 года в России вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ, введённые Федеральным законом № 439-ФЗ от . С этого момента работники получили право выбирать форму ведения сведений о трудовой деятельности — бумажную трудовую книжку или электронную трудовую книжку (ЭТК). С 2021 года вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Приказом Минтруда России № 320н от . В 2026 году эти правила остаются актуальными, и работодатели обязаны корректно оформлять переход сотрудников на электронный формат.

Когда и зачем вносится запись о переходе на ЭТК?

Запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную вносится только в одном случае: когда сотрудник лично подал работодателю заявление о желании вести учёт трудовой деятельности в электронном виде. Эта запись является закрывающей — она официально фиксирует, что дальнейшие сведения о трудовой деятельности сотрудника будут храниться в электронном виде в Пенсионном фонде РФ (ПФР), а не в бумажной книжке.

Важно! После внесения такой записи работодатель больше не несёт ответственность за ведение и хранение трудовой книжки данного сотрудника. Все последующие записи (приёмы, увольнения, переводы, награды и т.д.) будут вноситься в Единую информационную систему ПФР.

Как правильно внести запись: пошаговая инструкция

Согласно Приказу Минтруда России № 320н, запись о переходе на ЭТК вносится в трудовую книжку в следующем порядке:

1. Шаг 1. Получить от сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Заявление подаётся в произвольной форме, но должно содержать:
   • ФИО сотрудника;
   • дату подачи заявления;
   • четкую формулировку: «Прошу перейти на ведение сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде»;
   • подпись сотрудника и расшифровку;
2. Шаг 2. Внести запись в трудовую книжку в графе 3 (сведения о работе) в следующем виде:

Образец записи в трудовой книжке:

Графа 1 (номер записи): 123 (следующий по порядку номер после предыдущей записи)
Графа 2 (дата):
Графа 3 (содержание записи): «На основании заявления работника от ведение сведений о трудовой деятельности осуществляется в электронном виде»

Графа 4 (основание): Заявление от

Важно! Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с даты получения заявления от сотрудника. Не допускается внесение записи с опозданием — это может повлечь административную ответственность работодателя.

Как заверить запись?

Запись о переходе на ЭТК обязательно должна быть заверена:

• печатью организации (если организация использует печать);
• подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя или иного ответственного сотрудника);
• расшифровкой подписи (фамилия и инициалы).

Пример заверения:

«Заверяю»
_________________ /И.И. Иванов/
Начальник отдела кадров
Печать организации

Что делать с бумажной трудовой книжкой после внесения записи?

После внесения закрывающей записи:

• Трудовая книжка выдаётся сотруднику на руки под подпись в журнале выдачи документов;
• Работодатель не вносит больше никаких записей в эту книжку;
• Все последующие изменения (приёмы, увольнения, переводы) будут отражаться только в электронном виде в ПФР;
• Сотрудник может в любое время запросить выписку из своей ЭТК через портал Госуслуг, личный кабинет ПФР или обратившись в офис Пенсионного фонда.

Что делать, если сотрудник уже имеет ЭТК, но хочет вернуться к бумажной?

Согласно действующему законодательству, возврат к бумажной трудовой книжке невозможен. Если сотрудник ранее подал заявление на ЭТК, он не может отозвать его и потребовать возобновления бумажной книжки. Исключение — если сотрудник впервые устраивается на работу после 2020 года и не подавал заявление на ЭТК — тогда работодатель обязан вести бумажную книжку.

Частые ошибки работодателей

1. Не вносят запись после получения заявления, это нарушение закона.
2. Вносят запись без заявления — недопустимо, запись возможна только на основании письменного обращения сотрудника.
3. Используют неправильную формулировку: например, «Переведён на электронную трудовую книжку», это некорректно. Правильно: «Ведение сведений о трудовой деятельности осуществляется в электронном виде».
4. Не заверяют запись печатью и подписью — запись считается недействительной.
5. Не выдают книжку сотруднику, после внесения записи книжка должна быть передана работнику под роспись.

Документы, регулирующие процесс

• Федеральный закон № 439-ФЗ от
• Трудовой кодекс РФ, статья 66.1
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»
• Письмо Минтруда России от № 14-2/В-150 (разъяснения по внесению записей)

Внесение записи о переходе на электронную трудовую книжку — это не просто формальность, а важный юридический акт, который меняет порядок хранения трудовой информации сотрудника. Правильное оформление записи защищает как работника, так и работодателя от споров, проверок и штрафов. С 2026 года все работодатели обязаны строго соблюдать требования Приказа № 320н и использовать только утверждённые формулировки.

Рекомендация: Всегда сохраняйте копию заявления сотрудника и журнал выдачи трудовых книжек. Это станет вашей лучшей защитой в случае проверки трудовой инспекцией или Пенсионным фондом.

Если вы сомневаетесь в правильности оформления — обратитесь к кадровому консультанту или используйте официальные образцы на сайте ПФР или КонсультантПлюс.