Самое главное помнить, что переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) регулируется законодательством РФ и требует от работника оформления письменного заявления․ Ниже представлена подробная информация о правовой основе, порядке подачи заявления, сроках и последствиях отказа․

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учета трудовых отношений»;
• Статья 66․1 Трудового кодекса РФ – регулирует ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• Постановление Правительства РФ от № 1466 – уточняет порядок подачи заявлений и взаимодействие с Пенсионным фондом РФ;
• Приказ Минтруда России от № 33н – утверждает форму заявления о переходе на ЭТК (форму свободной формы)․

Кто обязан подать заявление?

Обязательное подача заявления касается:

• Всех работников, принятых на работу с 1 января 2020 года;
• Работников, которые до вели бумажную трудовую книжку и желают перейти на электронный формат;
• Лиц, впервые трудоустраивающихся после – для них заявление не требуется, так как сведения формируются автоматически в электронном виде․

Сроки подачи заявления

• Для работников, принятых до , заявление о переходе на ЭТК должно быть подано не позднее 30 июня 2020 года (переходный период, установленный законом);
• Для новых сотрудников (с ) заявление подаётся в день приёма на работу вместе с другими документами;
• Если работник меняет решение (например, хочет вернуться к бумажной книжке), новое заявление подаётся в любой момент, но работодатель обязан учитывать его только до , после этой даты бумажный формат уже не является обязательным для новых сотрудников․

Как правильно составить заявление?

Утверждённой единой формы заявления нет, поэтому документ составляется в свободной форме, но должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование организации (полное название работодателя);
2. ФИО сотрудника;
3. Должность и структурное подразделение;
4. СНИЛС (для идентификации в ПФР);
5. Текст заявления, например:

«Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде и прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ»․

При желании получить на руки бумажную трудовую книжку добавляется фраза:

«Прошу также выдать мне на руки бумажную трудовую книжку для хранения»․

Заявление подписывается сотрудником и датой подачи․ Один экземпляр остаётся у работника, второй – у работодателя (в личном деле)․

Порядок подачи и обработки заявления

• Сотрудник передаёт заявление в отдел кадров или непосредственно руководителю;
• Кадровик регистрирует заявление в журнале incoming documents, ставит дату получения;
• Информация о выборе формы ведения трудовой книжки вносится в внутреннюю кадровую систему и в форму СЗВ‑ТД (если требуется отчётность в ПФР);
• При переходе на ЭТК работодатель начинает формировать электронные сведения о трудовой деятельности и передаёт их в Пенсионный фонд РФ через ЕФС‑1 (с января 2023 года)․

Последствия отказа от подачи заявления

• Если работник, подпадающий под обязательное подачу заявления, не подаёт его в установленные сроки, работодатель считает, что сотрудник выбрал ведение бумажной трудовой книжки;
• С года для новых сотрудников (принятых после этой даты) бумажная форма уже не является обязательной – сведения формируются исключительно в электронном виде, независимо от наличия заявления;
• Отказ от подачи заявления не влечёт штрафных санкций для работника, но может привести к дублированию ведения двух книжек (бумажной и электронной) и увеличению административной нагрузки на работодателя․

Полезные рекомендации для работников и работодателей

Для работников

• Сохраните копию поданного заявления (лучше в электронном виде);
• Проверьте, что в вашем личном кабинете на портале «Госуслуги» отображается запись о ведении трудовой книжки в электронном виде;
• При необходимости запросите выписку по форме СТД‑Р – она выдаётся всем увольняющимся, перешедшим на ЭТК․

Для работодателей

• Ведите реестр всех полученных заявлений с указанием даты подачи и выбранного формата;
• Обеспечьте своевременную передачу данных в ПФР через форму ЕФС‑1 (с января 2023 года);
• Обучите кадровый персонал работе с электронными трудовыми книжками и порядку оформления заявлений;
• Храните оригиналы заявлений в личных делах сотрудников не менее 50 лет (как и любые кадровые документы)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариально заверять заявление?

Нет, заявление оформляется в простой письменной форме и подписывается сотрудником․

Можно ли подать заявление через электронный документооборот?

Да, если у организации настроен ЭДО, заявление можно направить в электронном виде с использованием ЭЦП․

Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку, но хочу перейти на ЭТК?

Сначала восстановите бумажную книжку (запрос в прежнего работодателя или в архив), затем подайте заявление о переходе на ЭТК․

С 2026 года обязательны ли заявления?

С года переходный период завершён: для всех newly hired сотрудников сведения формируются исключительно в электронном виде, заявление не требуется․ Для тех, кто до этой даты оставался на бумажном формате, заявление всё ещё может быть подано для перехода․