Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Этот процесс, начавшийся с 1 января 2020 года, требует от работодателей соблюдения определенных процедур, в т.ч. и внесения соответствующей записи в бумажную трудовую книжку работника. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить переход на ЭТК, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.
Что нужно знать о переходе на электронную трудовую книжку
Прежде чем перейти к конкретным действиям, важно понимать несколько ключевых моментов:
- Добровольность перехода: Переход на ЭТК является добровольным для работника.
- Сроки: Основная работа по переходу была проведена в 2020 году. Однако, работники могут обращаться в Социальный фонд России (СФР) для переноса сведений из бумажной трудовой в электронную за периоды до 2020 года.
- Ответственность: После перехода на ЭТК ответственность за ведение и хранение информации о трудовой деятельности перекладывается на работодателя, который теперь обязан предоставлять сведения в СФР.
Как внести запись в бумажную трудовую книжку при переходе на ЭТК
В 2020 году работодателям необходимо было уведомить работников о возможности перехода на ЭТК и собрать заявления. Если работник не подал заявление, то ему продолжали вести бумажную трудовую книжку в обычном порядке. Однако, если работник подал заявление на переход, то необходимо внести соответствующую запись.
Вот пошаговая инструкция:
Заявление работника: Убедитесь, что у вас есть письменное заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме, составленное в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2). В заявлении должна быть указана фамилия, имя, отчество работника.
Формулировка записи: Используйте рекомендованную Минтрудом России формулировку, предложенную в Письме от N 14-2/В-150:
> «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2).»
Внесение записи: Внесите эту запись в трудовую книжку работника. Укажите дату внесения записи.
Заверение записи: Внесенную запись необходимо заверить печатью организации и подписью ответственного должностного лица (обычно это руководитель или уполномоченный сотрудник).
Подпись работника: Сотрудник должен поставить в документе свою подпись об ознакомлении.
Выдача трудовой книжки: После заверения, бумажную трудовую книжку необходимо выдать работнику на руки. С этого момента работодатель больше не ведет бумажную трудовую книжку этого работника.
Что делать, если сотрудник перешел на ЭТК, но в бумажной трудовой записи нет об этом?
Если сотрудник подал заявление на переход на ЭТК, но в бумажной трудовой книжке нет соответствующей записи, необходимо:
- Не вносить записи в трудовую книжку.
- Выдать трудовую книжку работнику.
- Принять сотрудника на основании ЭТК.
Рекомендуется этот вариант, так как после внесения записи в бумажную трудовую, работодатели больше не должны вносить в нее какие-либо другие записи.
Что делать, если работник подал заявление о переходе на ЭТК в день приема на работу?
В данном случае, работодателю следует внести в трудовую книжку запись о приеме на работу, а также запись о том, что работник является участником перехода на электронную трудовую книжку.
Важные рекомендации
- Соблюдайте последовательность действий: Важно правильно оформить все этапы перехода на ЭТК, чтобы избежать ошибок и проблем.
- Используйте рекомендованные формулировки: Использование рекомендованных формулировок поможет избежать вопросов со стороны контролирующих органов.
- Сохраняйте все документы: Сохраняйте заявления работников, копии трудовых книжек и другие документы, связанные с переходом на ЭТК.
- Проконсультируйтесь с юристом или бухгалтером: Если у вас возникли вопросы по оформлению перехода на ЭТК, обратитесь за консультацией к юристу или бухгалтеру.
Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в развитии цифровой экономики. Соблюдение правил и процедур, описанных в этой статье, поможет вам успешно оформить переход на ЭТК и избежать проблем с контролирующими органами. Не забывайте о важности предоставления работникам информации о переходе и соблюдении их прав.