02:21:45 — В статье рассматриваются самые актуальные вопросы, связанные с переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК) в России․ Мы разберём, обязателен ли переход, какие у него преимущества, как принимать на работу сотрудника с ЭТК и как организовать переход в организации — пошаговая инструкция․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — цифровой аналог бумажной, в которой хранятся все сведения о трудовой деятельности работника․ Она позволяет:

• Сохранять информацию в едином электронном виде;
• Упростить контроль со стороны государственных органов;
• Сократить количество бумажных документов․

Обязательный ли переход на ЭТК?

Переход на электронную форму не обязателен, но с 1 января 2020 года государство активно продвигает её использование․ С 1 января 2021 года:

1. Для новых сотрудников, у которых нет трудового стажа, сведения фиксируются только в электронном виде․
2. Для всех, кто трудоустраивается впервые, начиная с 1 января 2022 года, выдаётся только электронная книжка․

Если сотрудник не подаёт заявление о переходе, его бумажная книжка продолжает веститься одновременно с электронной․

Преимущества перехода на ЭТК

• Удобство: доступ к данным в любой момент через Госуслуги или СФР․
• Безопасность: снижение риска потери или повреждения бумажного документа․
• Экономия времени: быстрый ввод и поиск сведений․
• Транспарентность: контролирующие органы получают актуальную информацию без запросов․

Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой?

Получить согласие сотрудника․ Перевод на ЭТК возможен только с его согласия․

Запросить заявление о переходе․ Работник подписывает заявление, в котором указывает желание перейти на электронную форму․

Внести запись в систему․ Работодатель в течение пяти дней вносит изменения в учёт, делает отметку в бумажной книжке (если она ещё существует) и возвращает её сотруднику․

Оформить выписку․ По желанию сотрудника выписка может быть получена через Госуслуги или СФР․

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка: Убедитесь, что у вас настроена система учёта (например, 1С) с поддержкой ЭТК․
2. Создание заявления: Откройте карточку сотрудника, перейдите в раздел «Зарплата → Трудовая книжка» и нажмите «Перевести на электронную трудовую книжку»․
3. Подтверждение: Сотрудник подписывает заявление, которое сохраняется в электронном виде․
4. Внесение данных: В течение пяти дней вносите сведения о переходе в систему․
5. Уведомление: Сообщите сотруднику о готовности электронной книжки и способах её получения․
6. Возврат бумажной (если есть): При наличии бумажной книжки возвращайте её сотруднику не позднее трёх дней․

Как вести электронную трудовую книжку новому сотруднику?

Для новых работников, принимаемых с 1 января 2021 года, бумажная книжка не заводится․ Ведётся только электронный документ, в который вносятся:

• Сведения о месте работы;
• Дата начала работы;
• Должность;
• Трудовой стаж;
• Прочие сведения, предусмотренные Трудовым кодексом․

Как заполнить трудовые книжки с 2025 года при приёме на работу?

С 2025 года в организации действует единый порядок:

1. При приёме нового сотрудника открывается карточка в системе․
2. В карточке указывается тип трудовой книжки — электронная (если сотрудник дал согласие)․
3. Заполняются соответствующие поля: ФИО, дата рождения, паспортные данные, сведения о предыдущей работе․
4. Сохраняется подтверждение о переходе в личный кабинет сотрудника․

Как оформить заявление о переходе на ЭТК?

Заявление должно содержать:

• ФИО сотрудника;
• Номер и дата рождения;
• Сведения о текущей форме трудовой книжки;
• Текст «прошу перевести мою трудовую деятельность в электронный формат»;
• Подпись сотрудника и дату․

После подписания заявление передаётся в отдел кадров, где происходит внесение записи в систему․

Как уведомить сотрудников о переходе на ЭТК?

Работодатель обязан:

• Сообщить каждому работнику о возможности перехода на электронную форму;
• Разъяснить преимущества и порядок перехода;
• Предоставить образец заявления и инструкцию по заполнению․

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписка может быть получена через:

1. Портал Госуслуги — личный кабинет → «Трудовая книжка» → «Заказать выписку»;
2. Сайт СФР, раздел «Электронные документы»;
3. Либо directamente в отдел кадров организации․

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Обязательно ли мне подписывать заявление о переходе?
  Ответ: Да, переход возможен только с согласия сотрудника․
• Вопрос: Что делать, если у сотрудника уже есть бумажная книжка?
  Ответ: При переходе на ЭТК в течение пяти дней вносится запись в бумажную книжку, после чего она возвращается сотруднику․
• Вопрос: Как вести учёт, если сотрудник одновременно работает в нескольких организациях?
  Ответ: В каждой организации вносится отдельная запись в электронную книжку, при этом общие сведения о стаже фиксируются централизованно․

Переход на электронную трудовую книжку — это современный и удобный способ ведения трудовых отношений․ Он упрощает работу как работодателя, так и сотрудника, обеспечивая прозрачность и безопасность данных․ Чтобы успешно реализовать переход:

1. Получите согласие сотрудника;
2. Оформите заявление;
3. Внесите сведения в систему в установленные сроки;
4. Обеспечьте доступ к выписке через Госуслуги или СФР․

Соблюдая эти шаги, вы сможете без проблем адаптировать свою организацию к новым требованиям и полностью использовать преимущества электронной трудовой книжки․