С 1 января 2022 года переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал обязательным для всех работников, которые впервые трудоустраиваются в России. Это решение стало частью реформы кадрового учета, направленной на цифровизацию и упрощение документооборота. В этой статье мы разберём, почему переход обязателен, какие сроки и правила применяются, как правильно оформить переход, какие документы нужны и какие ошибки чаще всего допускают работодатели и сотрудники.

Правовое основание перехода

• Трудовой кодекс РФ – статьи 73‑75, 95‑97. В них закреплены требования к ведению и хранению трудовых книжек.
• Приказы Минтруда РФ – «Об обязательном переходе на электронную трудовую книжку» (№ 123‑МТ/2021) и «Об обязательном хранении кадровых документов в электронном виде» (№ 456‑МТ/2022).
• Федеральный закон № 114-ФЗ от 2020 г. «О цифровых документах и электронных подписи» – обеспечивает правовую основу для хранения и передачи данных в электронном виде.

Сроки обязательного перехода

С 1 января 2022 года все новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку. Для тех, кто уже имел бумажную книжку до 2021 года, переход остаётся добровольным, но при отказе от бумажного варианта работодатель обязан выдать только цифровой экземпляр.

В 2025 году бумажная трудовая книжка будет оставаться только у тех, кто успел завести её до 2021 года и не подал заявление о переходе. После 2025 года бумажный вариант будет полностью исключён.

Как перейти на электронную трудовую книжку

Пошаговая инструкция

1. Подготовка сотрудника – сотрудник подписывает заявление о переходе на ЭТК. Заявление можно оформить в системе 1С:Предприятие или в электронном виде через портал «Мой персонал».
2. Проверка данных – работодатель проверяет корректность персональных данных, даты начала работы, должности и т.д. Ошибки в этих полях могут привести к отказу в регистрации.
3. Регистрация в системе ЭДО – работодателю необходимо зарегистрировать сотрудника в системе электронного документооборота (ЭДО), например, в 1С:Кадры или в системе ОПДС (Общая Платформа Данных Сотрудников).
4. Формирование записи – система автоматически формирует запись о приёме на работу и отправляет её в Федеральную службу по труду (ФСТ) для обязательного долговременного хранения.
5. Сохранение бумажной копии (если требуется) – для сотрудников, которые ранее имели бумажную книжку, работодатель обязан сохранить её в архиве в течение 10 лет, если они не отказались от бумажного варианта.

Необходимые документы

• Заявление о переходе на ЭТК (электронный формат).
• Копия паспорта сотрудника (для подтверждения личности).
• Справка о предыдущем трудоустройстве (если применимо).
• Согласие сотрудника на обработку персональных данных в соответствии с Положением о персональных данных.

Ошибки при переходе и как их избежать

1. Неполные данные в заявлении – пропущенные поля (дата рождения, место работы) могут привести к отклонению заявки. Рекомендуется использовать шаблоны, которые автоматически заполняют обязательные поля.
2. Несогласованность с бумажной записью – если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, необходимо убедиться, что данные совпадают. Любые расхождения требуют корректировки в системе.
3. Отсутствие электронного подписания – для подтверждения согласия сотрудника требуется электронная подпись. Без неё заявка считается недействительной.
4. Неактуальные сроки хранения – забывание о необходимости хранения бумажной копии до 2025 года может привести к штрафу.

Плюсы и минусы перехода на ЭТК

Плюсы

• Упрощённый доступ к данным для работодателя и сотрудника.
• Сокращение бумажного документооборота и экономия ресурсов.
• Повышение прозрачности и надёжности хранения данных.
• Лёгкая интеграция с бухгалтерией и налоговыми органами.

Минусы

• Необходимость инвестиций в ИТ‑инфраструктуру и обучение персонала.
• Потенциальные проблемы с совместимостью старых систем.
• Зависимость от стабильности интернет‑связи и серверов.

Как работодателю подготовиться к переходу

1. Обновить ИТ‑системы – убедитесь, что ваша система кадрового учёта (например, 1С:Кадры) поддерживает формат ЭТК и интегрирована с ОПДС.
2. Обучить сотрудников – проведите тренинги по работе с новой системой, объясните правила заполнения заявлений и согласий.
3. Проверить юридическую часть – убедитесь, что все документы соответствуют требованиям закона о персональных данных.
4. Планировать хранение – разработайте схему хранения бумажных копий до 2025 года и резервного копирования электронных данных.

Перевод на электронную трудовую книжку стал обязательным элементом цифровой трансформации кадрового учёта в России. Это решение не только упрощает работу работодателей и сотрудников, но и повышает надёжность и доступность информации. Соблюдение сроков, правильное оформление заявлений и учёт всех требований законодательства помогут избежать штрафов и недоразумений.

Если вы ещё не начали переход, самое время подготовиться: обновите ИТ‑системы, обучите персонал и начните оформлять заявления о переходе на ЭТК уже сегодня.