Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – важный шаг в цифровизации кадрового учета. В 2020 году работодателям необходимо было выполнить ряд мероприятий для перехода на ЭТК, включая уведомление сотрудников и получение от них заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки. Эта статья подробно описывает процесс формирования уведомлений и регистрации заявлений сотрудников в программах 1С, а также предоставляет образец заявления и полезные советы.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она хранится в электронном виде и доступна работодателю и работнику через специализированные системы. ЭТК обеспечивает удобство и оперативность в ведении кадрового учета, а также упрощает доступ к информации о трудовой деятельности.

Зачем нужно заявление о переходе на ЭТК?

Заявление о переходе на ЭТК – это документ, который сотрудник заполняет, выражая свое согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде. Это необходимо для оформления перехода на новую форму ведения трудовой документации.

Процесс перехода на ЭТК в 1С

Процесс перехода на ЭТК в 1С включает несколько этапов:
Уведомление сотрудников: Работодатель должен уведомить каждого сотрудника о переходе на ЭТК. Это уведомление необходимо оформить в виде специального документа и ознакомить сотрудников под роспись.
Получение заявлений от сотрудников: Сотрудники должны написать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. В заявлении сотрудник может выбрать между ведением трудовой книжки в бумажном виде или в электронном виде.
Регистрация заявлений в 1С: Бухгалтер должен зарегистрировать заявления сотрудников в программе 1С.
Формирование и выдача бумажной трудовой книжки (при необходимости): Если сотрудник выбрал ведение трудовой книжки в бумажном виде, необходимо сформировать и выдать ему соответствующую книжку.
Внесение записи о переходе в бумажную трудовую книжку (при необходимости): Если сотрудник ранее вел бумажную трудовую книжку, необходимо внести запись о переходе на ЭТК в нее.

Как сформировать заявление о переходе на ЭТК в 1С:ЗУП

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред.3 заявление о выборе способа ведения трудовой книжки можно сформировать с помощью документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Шаги:

Откройте программу 1С:ЗУП.
Перейдите в раздел «Кадры» -> «Документы» -> «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Нажмите кнопку «Создать».
Заполните необходимые поля:

• Сотрудник: Выберите сотрудника, для которого оформляется заявление.
• Способ ведения трудовой книжки: Выберите один из вариантов: «На бумажном носителе» или «В электронном виде».
• Дополнительные сведения (при необходимости): Укажите дополнительные сведения, если это требуется.

Сохраните заявление.
Распечатайте заявление и ознакомьте сотрудника под роспись.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Директору

ООО «Название организации»
Иванову Ивану Ивановичу

от сотрудника
Петрова Петра Петровича

Заявление

Прошу перевести мою трудовую книжку на электронный вид.

Подпись: ____________________ / Петров П.П. /

Важные моменты

• Заявление о переходе на ЭТК может быть составлено в произвольной форме.
• Работодатель обязан уведомить сотрудника о переходе на ЭТК не позднее чем за 30 календарных дней до даты начала перехода.
• Сотрудник имеет право выбрать способ ведения трудовой книжки – в бумажном или электронном виде.
• При выборе ведения трудовой книжки в бумажном виде работодатель обязан сформировать и выдать сотруднику соответствующую книжку.
• Заявление о переходе на ЭТК отправляется в ПФР в составе сведений СЗВ-ТД о приеме на работу.

Дополнительные ресурсы

• [Официальный сайт Федеральной налоговой службы](https://www.nalog.gov.ru/)
• [Сайт ПФР](https://pfr.gov.ru/)
• [Сайт 1С](https://1c.ru/)

Переход на электронную трудовую книжку – это современный и эффективный способ ведения кадрового учета. Соблюдение всех необходимых процедур и заполнение правильно оформленных заявлений позволит обеспечить бесперебойный переход на новую форму ведения трудовой документации. В случае возникновения вопросов рекомендуется обратиться к специалистам кадрового учета или в службу поддержки 1С.