Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – важный шаг в цифровизации кадровых процессов. Кадровикам необходимо знать, как правильно действовать в этой ситуации, чтобы избежать ошибок и обеспечить соответствие требованиям законодательства. В этой статье мы подробно рассмотрим действия кадровика при переходе работника на ЭТК.
Общие положения
С 1 января 2021 года ведение бумажных трудовых книжек не допускается, за исключением случаев, когда работник сам выразил желание сохранить бумажную трудовую книжку. В остальных случаях сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронном виде.
Действия кадровика при приеме на работу, если работник хочет перейти на ЭТК
Если при приеме на работу работник желает перейти на ЭТК, кадровик должен выполнить следующие шаги:
Заявление работника: Первым шагом является получение от работника письменного заявления о переходе на ЭТК.
Запись в бумажную трудовую книжку: Кадровик делает запись в бумажной трудовой книжке о том, что работник выразил желание перейти на электронную трудовую книжку. Эта запись должна быть сделана в момент получения заявления.
Заполнение ЭТК: Кадровик заполняет электронную трудовую книжку работника в личном кабинете на портале Госуслуг или в другом сервисе, предоставляющем услуги по ведению ЭТК.
Выдача бумажной трудовой книжки: После заполнения ЭТК кадровик выдает работнику бумажную трудовую книжку с записью о переходе на ЭТК. Эта запись подтверждает, что бумажная трудовая книжка больше не ведется, а сведения о работе хранятся в электронном виде.
Передача сведений в СФР: Кадровик передает сведения о трудовой деятельности работника в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
Заполнение ЭТК и заверение записей
При заполнении ЭТК необходимо соблюдать следующие правила:
- Заверение записей: Записи в ЭТК должны быть заверены печатью организации (при наличии) и подписью руководителя или уполномоченного лица.
- Раздел «Сведения о награждении»: Необходимо заполнить раздел «Сведения о награждении», если работник за время работы получил знаки отличия или награды.
Закрытие бумажной трудовой книжки
После того, как работник перешел на ЭТК, кадровик должен закрыть бумажную трудовую книжку. Для этого в ней делается закрывающая запись, подтверждающая, что сведения о трудовой деятельности работника теперь ведутся только в электронном виде.
Запись в журнале учета трудовых книжек
В журнале учета трудовых книжек необходимо внести запись о выдаче работнику бумажной трудовой книжки в связи с переходом на ЭТК. В журнале указываются дата выдачи, номер трудовой книжки и сведения о том, что работник перешел на электронную трудовую книжку.
Важные моменты
- Сроки: Работник должен подать заявление о переходе на ЭТК не позднее 31 декабря 2020 года.
- Отказ работника: Если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, кадровик должен внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку и передать сведения о трудовой деятельности работника в СФР в электронном виде;
- Сохранение бумажной трудовой книжки: Работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку в случае, если работник выразил желание ее сохранить.
Рекомендации
- Регулярно обновляйте свои знания о требованиях законодательства в области ведения трудовых книжек.
- Используйте современные программные продукты для ведения ЭТК.
- Внимательно проверяйте правильность заполнения ЭТК и записей в бумажной трудовой книжке.
Источники
- [КонсультантПлюс](https://www.consultant.ru/)
- [Кадровик-практик](https://www.kadrovik-praktik.ru/)
- [БУХ.1С](https://www.1c.ru/)
- [Контур.Экстерн](https://www.kontur.ru/)
Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной помощи рекомендуется обратиться к юристу или кадровому специалисту.