С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронному варианту (ЭТК). Этот процесс регулируется Федеральным законом от № 439‑ФЗ и статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ. Ниже представлена подробная инструкция для работников и работодателей о том, как правильно оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку, какие сроки соблюдать и какие нюансы учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой учёт трудовой деятельности гражданина, хранящийся в Пенсионном фонде РФ (ПФР) и доступный через личный кабинет на портале Госуслуг или специализированные мобильные приложения. ЭТК содержит те же сведения, что и бумажная книжка: даты приёма и увольнения, наименования организаций, должности, переводы, награды и т.д.
Преимущества ЭТК:
- Сокращение бюрократических процедур;
- Возможность мгновенно получить выписку о стаже;
- Минимизация риска утраты или повреждения документа;
- Удобство при трудоустройстве в другую организацию.
Нормативная база
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от – «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части перехода на электронные трудовые книжки»;
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – регулирует право работника требовать от работодателя сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
- Постановление Правительства РФ от № 1476 – утверждает форму заявления и порядок взаимодействия с ПФР;
- Приказ Минтруда России от № 33н – уточняет порядок ведения и хранения ЭТК.
Кто может подать заявление о переходе на ЭТК
Право подать заявление имеют все работники, трудовые отношения с которыми оформлены трудовым договором:
- Сотрудники, ранее вели трудовую книжку на бумаге и желают перейти на электронный формат;
- Лица, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2021 года – для них ЭТК создаётся автоматически, бумажная книжка не заводится;
- Работники, которым необходимо получить выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) или исправить неточные сведения;
- Граждане, которые хотели бы временно вернуться к бумажному варианту – в этом случае подаётся заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.
Важно: переход на ЭТК возможен только с согласия работника. Работодатель не может принудительно перевести сотрудника на электронный формат без его письменного заявления.
Как оформить заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку
Заявление может быть составлено в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже представлен типовой шаблон, который можно скачать с официальных сайтов (Контур.Норматив, Госуслуги) и адаптировать под свои нужды.
Образец заявления
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (переход на электронную трудовую книжку) Я, Фамилия Имя Отчество, родившийся(ась) __.__.____, паспорт серии № ___ № ________, выданный _______________ __.__.____, проживающий(ая) по адресу: _____________________________________________, работаю в организации «Название организации» (ИНН __________, КПП __________) в должности ______________________ с __.__.____. В соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ и ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде (перейти на ведение электронной трудовой книжки). Прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку (если она велась) в течение трёх рабочих дней со дня подачи настоящего заявления. Дата «___» __________ 202__ г. ___________________ /Подпись/
После заполнения заявление необходимо подписать и передать работодателю (лично или через электронный документооборот, если таковой принят в организации).
Сроки и порядок действий работодателя
Получив заявление, работодатель обязан выполнить следующие действия:
- В течение трёх рабочих дней** со дня получения заявления:
- Внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку (если она велась);
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки;
- Прекратить ведение бумажной трудовой книжки и передать ответственность за её хранение работнику.
- Не позднее 25 числа следующего месяца** подать в ПФР раздел 1.1 формы ЕФС‑1 (сведения о переходе на электронный формат).
- Обеспечить формирование и передачу сведений о трудовой деятельности работника в ПФР в электронном виде (через систему «Соцстрах» или иной approved канал).
- При необходимости предоставить работнику выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) по его запросу.
Если работник впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года, работодатель сразу создаёт электронную трудовую книжку и не выдаёт бумажный вариант, если сотрудник не подаст отдельное заявление о сохранении бумажной формы.
Особенности для сотрудников, принятых на работу после 1 января 2021 года
Для данной категории работников:
- Электронная трудовая книжка создаётся автоматически при оформлении приказа о приёме;
- Бумажная книжка не заводится, если сотрудник не заявление о её ведении;
- При желании вести бумажный вариант сотрудник должен подать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (в произвольной форме).
В этом случае работодатель всё равно обязан предоставить выписку из ЭТК по первому требованию работника.
Как получить сведения из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р)
Форма СТД‑Р – это выписка из ЭТК, содержащая сведения о периодах работы, должностях, переводах и других записях. Получить её можно следующими способами:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность» → «Выписка из электронной трудовой книжки»);
- Через мобильное приложение «Госуслуги. Труд» или аналогичные сервисы ПФР;
- Посредством обращения к работодателю, который обязан выдать выписку в течение трёх рабочих дней после получения заявления.
При получении выписки рекомендуется проверить её соответствие фактическим данным и, при выявлении неточностей, подать заявление об исправлении сведений (также в произвольной форме).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли перейти на ЭТК несколько раз? Да, работник может в любой момент подать новое заявление о переходе или возврате к бумажному варианту.
- Что делать, если работодатель отказывается принять заявление? Отказ является нарушением ст. 66.1 ТК РФ. Работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием о принудительном исполнении.
- Нужно ли нотариально заверять заявление? Нет, заявление оформляется в простой письменной форме и подписывается работником.
- Как быть с архивными бумажными книжками при переходе на ЭТК? После выдачи бумажной книжки на руки работодатель снимает с себя обязанность по её хранению. Работник хранит документ самостоятельно.
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? Да, если сотрудник не подал заявление о полном переходе на ЭТК и хочет сохранить оба варианта. В этом случае работодатель ведёт обе формы, но ответственность за бумажную остаётся на нём до получения заявления о переходе.
- Какие штрафы грозят работодателю за нарушение порядка перехода на ЭТК? Нарушение может повлечь административные штрафы от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) и, в случае повторных нарушений, увеличение суммы штрафа.
Переход на электронные трудовые книжки упрощает учёт трудового стажа, снижает бумажную нагрузку и повышает прозрачность взаимодействия между работником, работодателем и Пенсионным фондом. Главное условие – получение письменного согласия работника, оформленного в виде заявления. Соблюдение установленных сроков (три рабочих дня на выдачу бумажной книжки и 25‑е число следующего месяца на отчётность в ПФР) гарантирует отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.
Если у вас остались вопросы, рекомендуем:
- Обратиться к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству;
- Использовать готовые шаблоны заявлений с официальных сайтов (Контур.Норматив, Госуслуги);
- Регулярно проверять обновления нормативных актов, так как законодательство в области электронного документооборота периодически изменяется.
Соблюдая указанные рекомендации, вы обеспечите корректный и законный переход на электронную трудовую книжку как для себя, так и для своих сотрудников.