В России с 1 января 2022 года все работники, которые впервые трудоустраиваются, получают электронную трудовую книжку (ЭТК) вместо бумажной. С 1 января 2023 года переход на ЭТК становится обязательным для всех работодателей, а сотрудники могут отказаться от бумажной формы в любой момент. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить письмо‑заявление о переходе на ЭТК, какие записи необходимо сделать в бумажной трудовой книжке и как соблюсти все требования законодательства.

Правовые основы перехода на ЭТК

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования трудовых отношений».
• Положение о системе электронного учёта трудовой деятельности (ПУЭТД) – регламент, который определяет порядок формирования и ведения ЭТК.
• Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки от 10 декабря 2025 г. (редакция от ).

Кому и как подать заявление о переходе

Заявление о переходе на ЭТК может быть подано:

1. Сотрудником, желающим отказаться от бумажной трудовой книжки.
2. Работодателем, который хочет перейти на электронный учёт для всех сотрудников.

В любом случае заявление должно быть оформлено в письменной форме и подписано сотрудником (или его представителем). После подписания работодателю необходимо:

• Сохранить копию заявления в персональном деле сотрудника.
• Подать форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) в Пенсионный фонд РФ, если это первый раз для данного сотрудника.
• Обновить бумажную трудовую книжку, сделав запись о переходе (см. пункт 4).

Как выглядит типичное письмо‑заявление

Ниже приведён шаблон письма, который можно адаптировать под конкретные условия вашей компании. Сохраните его в формате .docx или .pdf и отправьте сотруднику для подписи.

Шаблон письма о переходе на электронную трудовую книжку

[Наименование организации]
[Юридический адрес]
[ИНН, КПП]

[Дата]

[ФИО сотрудника]
[Должность]
[Подразделение]
Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника]!

Настоящим подтверждаю, что вы, работник [Наименование организации], желаете отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК). В связи с этим прошу оформить в соответствии с действующим законодательством запись о переходе в бумажной трудовой книжке и выдать вам копию письма‑заявления.

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г. и Положению о системе электронного учёта трудовой деятельности, вы имеете право перейти на ЭТК в любой момент. Письмо‑заявление должно быть подписано вами и храниться в вашем персональном деле.

Прошу подтвердить получение данного письма и сообщить о дальнейших действиях.

С уважением,

[Подпись работодателя]
[ФИО, должность]
[Контактный телефон]

Запись в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК

В соответствии с требованиями законодательства, при переходе на ЭТК необходимо внести следующую запись в бумажную трудовую книжку (если она уже существует):

• Дата перехода.
• Номер и дата выдачи электронного сертификата (если применимо).
• Краткое описание перехода (например, «Переход на электронную трудовую книжку»).
• Подпись работодателя и печать организации.

После внесения записи работнику необходимо выдать бумажную копию трудовой книжки с этой записью. Это обязательный шаг, чтобы работодатель не нарушал требования контролирующих органов.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получить от сотрудника подписанное заявление о переходе на ЭТК.
2. Сохранить копию заявления в персональном деле сотрудника.
3. Подать форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) в Пенсионный фонд РФ (если сотрудник впервые трудоустраивается).
4. Внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку и выдать сотруднику копию.
5. Обновить данные в системе учёта персонала (например, в Saby, СБИС, или любой другой HR‑системе).
6. Проверить, что электронная трудовая книжка доступна сотруднику в системе ЭДО (например, Nopaper, Альфа‑Курс).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Может ли сотрудник отказаться от ЭТК? Нет, с 1 января 2022 года все работники, которые впервые трудоустраиваются, получают ЭТК. Отказ от бумажной трудовой книжки возможен только в случае, если сотрудник уже имеет бумажную книгу.
• Что делать, если сотрудник не подписал заявление? Работодатель может вынести решение о переходе только после получения подписанного заявления. Без него переход не считается законным.
• Как быстро создаётся ЭТК после подачи формы ЕФС‑1? Обычно в течение 5–7 рабочих дней Пенсионный фонд создает электронную трудовую книжку и отправляет подтверждение в организацию.
• Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода? Да, бумажная книга должна храниться в организации как резервный документ до тех пор, пока не будет полностью подтверждён переход на ЭТК.

Пример оформления письма в системе ЭДО (Nopaper)

В системе Nopaper можно создать шаблон письма о переходе на ЭТК, который автоматически заполняется данными сотрудника. После подписания в электронном виде (с помощью цифровой подписи) документ сохраняется в личном деле сотрудника и отправляется в Пенсионный фонд.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг к цифровизации кадрового учёта. Соблюдение всех требований законодательства, правильное оформление письма‑заявления и корректная запись в бумажной трудовой книжке помогут избежать конфликтов с контролирующими органами и упростят работу как для работодателя, так и для сотрудника.

Если у вас возникли вопросы по конкретным нюансам оформления, рекомендуем обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, или воспользоваться готовыми шаблонами в сервисах Nopaper и Альфа‑Курс.