С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период на внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевая дата, после которой все работодатели обязаны вести трудовые отношения исключительно в электронном формате, а бумажные трудовые книжки перестают быть основным документом, подтверждающим трудовой стаж. Однако переход на ЭТК — это не автоматический процесс. Он требует от работника активного шага — подачи заявления на перевод информации в электронный вид.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Все сведения о трудовой деятельности сотрудника (места работы, должности, увольнения, награды и т.д.) хранятся в защищённой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР), а не у работодателя.

В ЭТК отражаются следующие данные:

• ФИО сотрудника
• СНИЛС
• Дата рождения
• Наименование работодателя
• Дата приема на работу
• Должность
• Дата увольнения и причина
• Награды, поощрения, квалификационные категории

Доступ к информации в ЭТК имеют сам работник, работодатель и органы ПФР. Работник может просмотреть свою трудовую историю через Личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.

Когда нужно подавать заявление на электронную трудовую книжку?

Согласно законодательству РФ (Федеральный закон № 439-ФЗ от ), работники имеют право выбрать формат ведения трудовой книжки — бумажный или электронный. Однако с 1 января 2026 года все новые трудовые отношения будут оформляться исключительно в электронном виде.

Сроки подачи заявления

• До 31 декабря 2025 года, работники, желающие перейти на ЭТК, должны подать заявление работодателю. Это позволяет избежать путаницы и обеспечивает корректный переход данных из бумажной книжки в электронную базу ПФР.
• С 1 января 2026 года — подача заявления на перевод бумажной трудовой книжки в электронный вид больше не требуется. Все новые сотрудники автоматически получают ЭТК. Для уже работающих сотрудников с бумажными книжками информация будет передана в ПФР на основании данных, предоставленных работодателем.
• Для новых работников — с 1 января 2026 года работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку при заключении трудового договора. Бумажная книжка не выдаётся, если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажного варианта (но это возможно только в исключительных случаях, предусмотренных законом).

Как подать заявление на электронную трудовую книжку?

Заявление можно подать в двух форматах:

Бумажный вариант

Заполните бланк заявления по установленной форме (утверждён Приказом Минтруда России № 585н от ). Подайте его в отдел кадров вашей организации лично или через почту. Заявление должно содержать:

• ФИО, СНИЛС, паспортные данные
• Прямую просьбу о переводе трудовой книжки в электронный формат
• Дата и подпись

Электронный вариант

Через личный кабинет на портале Госуслуги или в Личном кабинете на сайте ПФР. Для этого необходимо:

• Авторизоваться в системе с подтверждённой учётной записью
• Перейти в раздел «Трудовая книжка»
• Выбрать опцию «Перейти на электронную трудовую книжку»
• Подтвердить согласие и отправить заявление

После подачи заявления работодатель в течение 3 рабочих дней обязан направить сведения о вашей трудовой деятельности в ПФР. ПФР обрабатывает данные и обновляет ЭТК в течение 10 рабочих дней.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

После подачи заявления и перехода на ЭТК бумажная трудовая книжка не аннулируется. Она остаётся у вас как исторический документ, подтверждающий трудовой стаж до 2026 года. Работодатель обязан:

• Сохранить бумажную книжку в архиве
• Выдать её вам на руки по вашему запросу
• Не вносить в неё новые записи после перехода на ЭТК

Важно: если вы решите устроиться на работу в организацию, которая до сих пор использует бумажные книжки (например, в некоторых сельских или малых предприятиях), вы можете предъявить свою бумажную книжку как подтверждение трудового стажа до 2026 года.

Почему важно подать заявление до 31 декабря 2025 года?

Хотя с 2026 года все данные будут автоматически передаваться в ПФР, переход на ЭТК до этой даты имеет ряд преимуществ:

• Контроль — вы лично инициируете процесс и можете проверить, что все записи переданы корректно.
• Быстрый доступ — вы сможете видеть свою трудовую историю онлайн уже в 2025 году, а не ждать автоматической передачи в 2026.
• Избежание ошибок, если работодатель не передаст все данные вовремя, вы сможете своевременно уточнить их.
• Юридическая безопасность — при увольнении или выходе на пенсию у вас будет полная и проверенная электронная история, а не разрозненные записи.

Что будет, если не подать заявление?

Если вы не подадите заявление до 31 декабря 2025 года, ваша трудовая книжка останется бумажной. Однако:

• С 1 января 2026 года все новые записи о вашей трудовой деятельности будут вноситься только в ЭТК — даже если у вас есть бумажная книжка.
• Ваша бумажная книжка будет содержать информацию только до момента перехода, а все последующие места работы — в электронном виде.
• При увольнении работодатель обязан будет выдать вам бумажную книжку с записями до 2025 года и отдельно предоставить сведения о новом трудовом стаже в электронном виде.

Это создаёт неудобства: вам придётся хранить два документа и при необходимости предоставлять оба при оформлении пенсии, кредита или при трудоустройстве.

Сегодня — 23 мая 2026 года. Переходный период завершён. Если вы ещё не подали заявление на ЭТК, то:

1. Проверьте свою трудовую историю в Личном кабинете на сайте ПФР или Госуслугах.
2. Сравните данные в ЭТК с записями в вашей бумажной книжке.
3. Если есть расхождения — обратитесь в отдел кадров вашей организации с письменным запросом на уточнение и внесение недостающих записей.
4. Сохраните бумажную трудовую книжку, она остаётся юридически значимым документом для периода до 2026 года.

Важно! Электронная трудовая книжка, это не замена бумажной, а её цифровое дополнение. В будущем она станет основным инструментом учёта трудового стажа, но бумажная книжка сохранит свою ценность как архивный документ.

Не откладывайте проверку своих данных — ваш трудовой стаж — это основа вашей пенсии, социальных гарантий и карьерного роста. Убедитесь, что он учтён правильно — в электронном виде, надёжно и доступно.