Важно! С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что с этой даты работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности исключительно в электронном виде, если иное не предусмотрено законом. Работник, ранее выбравший бумажную форму, может в любой момент инициировать переход на ЭТК, но обратный переход с электронной на бумажную форму невозможен (Письмо Минтруда от № 142/ООГ-18054).

Правовая основа

Переход на электронную трудовую книжку регулируется:

• Статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.
• Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек…».

Ключевой принцип: Решение о переходе на ЭТК принимает исключительно работник. Работодатель не может перевести сотрудника на электронный формат без его письменного согласия.

Что такое «Согласие на переход»?

Это письменное заявление работника, направленное работодателю, в котором он:

1. Выражает согласие на ведение сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде.
2. Просит прекратить ведение бумажной трудовой книжки (если она у него была).
3. Просит выдать ему на руки имеющуюся бумажную трудовую книжку с завершающей записью (если она велась).

Утверждённой единой формы этого заявления НЕТ. Его можно оформить в свободной форме, но обязательно должны быть указаны ключевые элементы (см. образец ниже).

Образец заявления (с комментариями)

Приведённый ниже шаблон содержит все обязательные реквизиты и формулировки, рекомендованные Минтрудом.

В [Название организации]
[Должность руководителя, ФИО руководителя]
от [Должность, ФИО работника]
паспорт: серия [XXX] № [YYYY], выдан [Кем и когда],
зарегистрированного по адресу: [Адрес регистрации]
контактный телефон: [XXX-XXX-XX-XX]
email: [xxx@xxx.ru]

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, [ФИО полностью], работающий(ая) в организации с [дата] на должности [название должности], в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации,

ПРОШУ:

Перевести ведение сведений о моей трудовой деятельности с бумажной трудовой книжки на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Прекратить ведение моей бумажной трудовой книжки.
В случае наличия у меня бумажной трудовой книжки, внести в неё завершающую запись о переходе на ЭТК и выдать мне указанную трудовую книжку на руки.

Своим решением я подтверждаю:
- что ознакомлен(а) с порядком ведения электронных трудовых книжек;
- что мне разъяснены мои права и обязанности в связи с переходом на ЭТК;
- что я не буду требовать в дальнейшем выдачи дубликата бумажной трудовой книжки или восстановления записей в ней, так как все сведения будут содержаться в ЭТК;
- что обратный переход с электронной формы на бумажную трудовую книжку не предусмотрен законодательством РФ.

Подпись: ___________________ / [Фамилия И.О.] /
 

Пояснения к пунктам заявления:

• Пункт 1: Чёткое указание на переход именно на ЭТК.
• Пункт 2: Обязательное требование прекратить ведение бумажного документа.
• Пункт 3: Если бумажная книжка уже есть, работодатель обязан её завершить и выдать. Если её никогда не было (новый сотрудник), этот пункт можно опустить.
• Подтверждение: Эта часть критически важна. Она защищает работодателя от будущих претензий со стороны работника о «потере» стажа. Работник должен понимать необратимость решения.

Как правильно оформить завершающую запись в бумажной трудовой книжке

После получения заявления кадровик должен сделать в последнем листе бумажной трудовой книжки (если она была) следующую запись:

[Дата] Работник [ФИО] обратился с заявлением о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
На основании его заявления сведения о трудовой деятельности [ФИО] подлежат дальнейшему хранению и предоставлению в форме электронной трудовой книжки.
Бумажная трудовая книжка сдана работником на хранение работодателю / выдана работнику на руки (нужное подчеркнуть).
[Должность] _______________ [Подпись] _______________ [ФИО]
 

Запись должна быть заверена подписью ответственного лица кадровой службы и печатью организации.

Алгоритм действий для работника

1. Составьте заявление. Используйте приведённый выше образец, заполните все поля.
2. Передайте заявление руководителю или в отдел кадров. Лучше сделать это под расписку (в журнале исходящей корреспонденции или на отдельном листе) или иным способом, подтверждающим факт и дату получения.
3. Получите заверенную бумажную трудовую книжку (если она была). Проверьте, что в ней сделана корректная завершающая запись и она подписана и заверена печатью.
4. Получите доступ к ЭТК. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после получения заявления направить сведения о вас в Информационную систему «Сведения о трудовой деятельности» (ИС СТД) и проинформировать вас о возможности получить доступ к ней (обычно через портал «Работа в России» или сервисы госуслуг).

Частые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от перехода на ЭТК?

Да. Вы имеете право на ведение бумажной трудовой книжки. Если вы не подадите заявление о переходе, работодатель будет продолжать вести для вас бумажный документ. Но с для вновь принимаемых на работу работников ведение бумажных трудовых книжек станет исключением, а не правилом.

Что, если я потеряю доступ к ЭТК?

Электронная трудовая книжка хранится в государственной информационной системе. Вы можете в любой момент получить выписку из неё через портал «Работа в России» или через работодателя. Утерять «стаж» при таком формате невозможно.

Нужно ли заверять заявление у нотариуса?

Нет. Заявление подаётся в простой письменной форме. Нотариальное удостоверение не требуеться.

А если в моей бумажной книжке уже есть ошибки?

Перед подачей заявления о переходе имеет смысл проверить бумажную книжку на корректность всех записей. Если есть ошибки, их нужно исправить (в соответствии с Порядком) до момента завершающей записи.