С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ которая постепенно вытесняет бумажные аналоги. Однако‚ несмотря на переход к цифровому формату‚ бумажные трудовые книжки продолжают оставаться важным документом‚ и их ведение регулируется строгими нормами трудового законодательства.

Если ваш работник изъявил желание перейти на электронную трудовую книжку‚ вам как кадровику необходимо правильно оформить соответствующую запись в бумажном документе. В этой статье мы подробно разберём‚ как это сделать в соответствии с действующим законодательством.

Правовые основы перехода на электронную трудовую книжку

Переход на электронную трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ (в редакции от ).

Процедура перехода на электронную трудовую книжку

Шаг 1: Получение заявления от работника

Работник‚ решивший перейти на электронную трудовую книжку‚ должен подать соответствующее письменное заявление работодателю. В заявлении указывается:

• желание перейти на ведение трудовой деятельности в электронном виде;
• дата‚ с которой работник хочет начать ведение ЭТК;
• подпись работника и дата подачи заявления.

Форма заявления законодательно не установлена‚ поэтому оно составляется в произвольной форме‚ но должно содержать все необходимые реквизиты.

Шаг 2: Обработка заявления работодателем

После получения заявления работодатель обязан:

1. Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку;
2. Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки;
3. Сформировать и передать работнику сведения о трудовой деятельности в электронном виде (форма СТД-Р).

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Формулировка записи

Запись о переходе на электронную трудовую книжку должна соответствовать требованиям части 3 статьи 2 Закона № 439-ФЗ и пункту 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69).

Типовая формулировка записи:

Порядок внесения записи

Запись вносится в следующем порядке:

1. В графу 1 проставляется порядковый номер записи;
2. В графу 2 указывается дата внесения записи (дата подачи заявления работником);
3. В графу 3 вносится текст записи;
4. В графу 4 указываются реквизиты документа‚ на основании которого внесена запись (заявление работника).

После внесения записи необходимо:

• Проставить подпись работодателя или уполномоченного лица;
• Поставить печать организации (если она используется);
• Сделать отметку в книге учёта движения трудовых книжек.

Признание недействительными предыдущих записей

Согласно пункту 3 статьи 2 Закона № 439-ФЗ‚ все записи‚ сделанные в бумажной трудовой книжке после даты перехода на электронную трудовую книжку‚ признаются недействительными.

Это означает‚ что:

• Если после даты перехода в бумажную трудовую книжку были внесены какие-либо записи (например‚ о переводе на другую должность‚ о поощрении и т.д.)‚ они должны быть признаны недействительными;
• В графе 3 делается запись: «Запись № ___ от ___ г. недействительна. Сведения о трудовой деятельности см. в электронной трудовой книжке.»;
• В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) о признании записи недействительной.

Выдача бумажной трудовой книжки работнику

После внесения записи о переходе на электронную трудовую книжку и признания недействительными последующих записей‚ бумажная трудовая книжка:

• Выдаётся работнику на руки;
• В книге учёта движения трудовых книжек делается соответствующая отметка о выдаче;
• В трудовой книжке проставляется штамп или отметка «Выдана на руки в связи с переходом на электронную трудовую книжку».

Что делать‚ если работник хочет вернуться к бумажной трудовой книжке

Если работник‚ перешедший на электронную трудовую книжку‚ изъявит желание вернуться к бумажному формату‚ он должен:

1. Подать соответствующее заявление работодателю;
2. Работодатель должен:
• Внести запись в электронную трудовую книжку;
• Выдать работнику бумажную трудовую книжку с соответствующими записями;
• Внести запись о возврате к бумажной трудовой книжке в электронную трудовую книжку.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Нарушение порядка ведения трудовых книжек‚ в т.ч. неправильное оформление записи о переходе на электронную трудовую книжку‚ может повлечь за собой:

• Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) с наложением штрафа:
• на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
• Дисциплинарную ответственность для работников кадровой службы;
• Возможность привлечения к материальной ответственности за причинённый ущерб.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли делать запись о переходе на электронную трудовую книжку‚ если работник только что устроился и у него ещё нет бумажной трудовой книжки?

Нет‚ если у работника ещё нет бумажной трудовой книжки (например‚ он впервые устраивается на работу)‚ то запись о переходе на электронную трудовую книжку не делается. В этом случае трудовая деятельность будет вестись только в электронном виде.

Можно ли не выдавать бумажную трудовую книжку‚ если работник перешёл на электронную?

Нет‚ обязательно нужно выдать бумажную трудовую книжку на руки‚ даже если все записи дублируются в электронном виде. Это требование пункта 3 статьи 2 Закона № 439-ФЗ.

Что делать‚ если работник потерял бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?

В этом случае необходимо:

1. Оформить дубликат бумажной трудовой книжки;
2. Внести в него все записи до даты перехода на электронную трудовую книжку;
3. Сделать запись о переходе на электронную трудовую книжку;
4. Выдать дубликат работнику на руки.

Переход на электронную трудовую книжку — это важный шаг‚ который требует от работодателя тщательного соблюдения установленных норм; Правильное оформление записи в бумажной трудовой книжке‚ признание недействительными последующих записей и выдача документа на руки — всё это обязательные этапы процедуры.

Следуя рекомендациям‚ изложенным в этой статье‚ вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовых книжек в вашей организации.