С 2026 года в России действует двойная система ведения трудовых книжек: бумажный и электронный варианты․ Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) регулируется статьями 66 и 66․1 Трудового кодекса РФ, а также Федеральным законом 439‑ФЗ «О системе электронного документооборота в государственных органах» и постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 октября 2022 г․ № 245‑п․ В этой статье разберём, какие записи необходимо сделать в бумажной трудовой книжке при выборе ЭТК, как правильно оформить форму ЕФС‑1 и какие сроки соблюдаются․
Что такое электронная трудовая книжка?
- ЭТК – цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника․
- Переход на ЭТК осуществляется по инициативе работника, но может быть и по инициативе работодателя․
- В бумажной трудовой книжке сохраняется запись о сделанном выборе, а сама книга перестаёт вестись․
Юридические основания для записи в бумажной трудовой книжке
Согласно статье 66․1 ТК РФ, при переходе на электронный формат работодатель обязан:
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки․
- Внести в неё запись о подаче заявления о выборе ЭТК․
- Сохранить в бумажной книге сведения о трудовой деятельности до момента перехода․
Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 31 октября 2022 г․ № 245‑п․ уточняет, что запись о выборе ЭТК должна быть сделана в подразделе 1․1 формы ЕФС‑1, если сотрудник в течение месяца подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
Как оформить запись в бумажной трудовой книжке
Шаг 1 – получение заявления работника
Работник подаёт заявление о выборе электронного формата․ Заявление должно быть оформлено в соответствии с требованиями ТК РФ и хранится в кадровом учёте․
Шаг 2 – выдача бумажной трудовой книжки
Работодатель выдает работнику бумажную трудовую книжку на руки․ Внутри книги сохраняется запись о подаче заявления и о факте выбора ЭТК․
Шаг 3 – внесение записи в подраздел 1․1 формы ЕФС‑1
В подразделе 1․1 формы ЕФС‑1 указываются:
- Дата и время подачи заявления․
- Наименование организации‑работодателя․
- Сведения о выбранном формате (электронный)․
- Подпись работника и дата подтверждения․
Образец формы ЕФС‑1 можно скачать на официальном портале Пенсионного фонда РФ․
Шаг 4 – запись в бумажной трудовой книжке
В соответствующем разделе (обычно в конце первой страницы) записывается следующая информация:
«Дата: ___ 2026 г․
ФИО работника: ____________________
В течение месяца подал заявление о выборе электронного формата трудовой книжки․
В соответствии с пунктом 4․1 порядка, утверждённого постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 октября 2022 г․ № 245‑п, работодатель выдал бумажную трудовую книжку на руки с записью о сделанном выборе․
Подпись работника: ___________
Подпись работодателя: ___________»
Эта запись фиксирует факт перехода и служит юридическим подтверждением выбора формата․
Сроки и порядок оформления
- Запись должна быть внесена в течение 10 рабочих дней с момента подачи заявления․
- Если работник подал заявление в течение месяца после начала трудового договора, запись оформляется в подразделе 1․1 формы ЕФС‑1․
- Если заявление подано позже, но до 1 января 2026 г․, запись оформляется в соответствии с пунктом 4;1 постановления № 245‑п․
Что делать, если работник не подал заявление?
Если работник не подал заявление о выборе формата, работодатель может:
- Предложить ему выбрать формат при следующем обновлении кадровой документации․
- Вести бумажную трудовую книжку в обычном режиме․
Запись о выборе ЭТК в бумажной книге не требуется, если работник не сделал заявлений․
Как проверить наличие электронного формата у кандидата
При приёме на работу работодатель может запросить у кандидата копию его электронной трудовой книжки․ Проверка осуществляется через портал «Гарант․РУ» или через портал Пенсионного фонда РФ․ Если в системе отображается статус «Электронная трудовая книжка», значит, у кандидата выбран цифровой формат․
- Всегда сохраняйте копию заявления о выборе формата в кадровом учёте․
- Внесите запись в бумажной трудовой книжке в соответствии с формой ЕФС‑1․
- Убедитесь, что запись сделана в срок (до 10 рабочих дней)․
- При переходе на ЭТК работодатель обязан вести обе версии (бумажную и электронную) до момента полного перехода․
Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите юридическую чистоту кадровой документации и соблюдение всех требований законодательства РФ․