Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — это важный этап в цифровизации кадрового документооборота в России. С 2026 года этот процесс продолжает активно развиваться, и как работникам, так и работодателям важно понимать все нюансы, в частности, как правильно оформить переход и какую запись следует внести в бумажный бланк трудовой книжки.
Что такое электронная трудовая книжка?
С юридической точки зрения, в законах нет самого понятия «электронная трудовая книжка». Согласно статье 66.1 ТК РФ, это сведения о трудовой деятельности гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Социального фонда России (СФР). ЭТК является цифровым аналогом бумажной трудовой, где аккумулируется весь стаж и информация о работе.
Как перейти на ЭТК: заявление работника
Переход на электронную трудовую книжку возможен только по добровольному желанию работника. Для этого сотруднику необходимо написать соответствующее заявление. В центре строки следует написать: «Заявление».
В основном тексте необходимо четко выразить свое желание. Рекомендуемая формулировка:
- «В силу требований ст. 66, 66.1 ТК РФ прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
- Или альтернативный вариант: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (ч. 5 ст. 2 закона от № 439-ФЗ)».
В конце заявления работник обязательно ставит дату и личную подпись.
Запись в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК
После того как сотрудник оформил заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан выполнить ряд действий:
- Пригласить сотрудника в кадровый отдел.
- Внести запись в бумажную трудовую книжку о том, что работник подал заявление о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности.
- Выдать бумажную трудовую на руки работнику. Согласно закону, не позже 3-х дней от даты подачи заявления работодатель обязан вернуть сотруднику бумажный оригинал трудовой книжки.
Вносимая запись является подтверждением того, что дальнейший стаж будет формироваться только в цифровом виде. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение бумажного носителя.
Важное предупреждение о невозвратности
При подаче заявления работник должен четко понимать: возврат к бумажному варианту трудовой книжки будет невозможен. Переход осуществляется один раз и на всю оставшуюся трудовую деятельность.
Обязанности работодателя после получения заявления
Работодателю недостаточно просто сделать запись в бумажной книжке и отдать ее сотруднику. Необходимо корректно передавать данные в СФР. Для этого кадровикам следует соблюдать пошаговую инструкцию:
- Сформировать и отправить в СФР единый отчет по форме ЕФС-1. Для заполнения этой формы потребуются данные работника: Ф. И. О., дата рождения (из паспорта), СНИЛС и ИНН (согласно ст; 65 ТК РФ).
- Для минимизации ошибок и автоматизации процесса можно использовать специализированные системы; Например, в Контур.Экстерне или 1С:ЗУП можно автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого велся учет по сотрудникам в системе.
Где и как посмотреть сведения ЭТК?
Ознакомиться с данными своей электронной трудовой книжки работник может разными способами. Согласно ст. 66.1 ТК РФ, получить сведения можно:
- В личном кабинете на портале Госуслуг;
- На официальном сайте СФР;
- Через соответствующие мобильные приложения для смартфонов;
- Обратившись лично к работодателю или в МФЦ.
Полученные таким образом сведения при необходимости можно:
- Хранить на носителе информации;
- Распечатать в виде бумажной выписки;
- Отправить по e-mail.
Переход на электронную трудовую книжку значительно упрощает учет стажа и исключает риск утери бумажного документа. Главное для работника, правильно написать заявление и помнить о необратимости перехода. Для работодателя — корректно сделать запись в бумажной трудовой, выдать её на руки под роспись и своевременно передавать актуальные данные в базу Социального фонда России через форму ЕФС-1.