С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все работодатели обязаны перейти на новый формат ведения трудовых книжек. В статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке при переводе сотрудника на электронную трудовую книжку, какие документы для этого необходимы и на что следует обратить особое внимание.

Правовые основы перехода на электронную трудовую книжку

Переход на электронные трудовые книжки регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
2. Постановление Правительства РФ от № 1299 «Об особенностях ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
3. Приказ Минтруда России от № 773н «Об утверждении Порядка ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
4. Статьи 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ.

Порядок действий работодателя при переходе на ЭТК

Получение заявления от работника

Процесс начинается с того, что работник подает письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде (форма заявления утверждена Приказом Минтруда России от № 773н).

В заявлении работник должен указать:

• свое желание перейти на ведение трудовой книжки в электронном формате;
• согласие на выдачу бумажной трудовой книжки с соответствующей записью;
• дату подачи заявления.

Издание приказа о переходе на ЭТК

На основании заявления работника работодатель издает приказ о переходе на электронную трудовую книжку. Приказ должен содержать:

• реквизиты работника;
• дату и номер заявления;
• указание на переход на ЭТК;
• порядок выдачи бумажной трудовой книжки;
• ответственных лиц за оформление записи в трудовой книжке.

Пример формулировки приказа:

Внесение записи в бумажную трудовую книжку

После издания приказа необходимо внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку работника. Эта запись должна содержать:

• порядковый номер записи;
• дату внесения записи;
• сведения о принятом решении о переходе на ЭТК;
• основание для внесения записи (реквизиты приказа);
• подпись ответственного лица;
• печать организации (если применяется).

Образец записи в трудовой книжке

Ниже представлен образец записи о переходе на электронную трудовую книжку, который соответствует требованиям части 3 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ:

Ответственность за корректное оформление записи

Ответственность за правильное ведение и оформление трудовых книжек возложена на:

• Работодателя (организацию в целом);
• Специалиста отдела кадров, ответственного за ведение трудовых книжек;
• Руководителя организации (за общее состояние дел).

В случае ошибок в записях трудовой книжки, которые могут привести к неправильному начислению пенсии или другим негативным последствиям, ответственность может быть возложена на виновных лиц в соответствии с:

• Кодексом об административных правонарушениях РФ (ст. 5.27 ⏤ нарушение трудового законодательства);
• Уголовным кодексом РФ (ст. 292 ⏤ служебный подлог);
• Гражданско-правовой ответственностью перед работником.

Что делать, если работник ранее выбрал ведение бумажной трудовой книжки

Если работник ранее подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, а теперь решил перейти на электронную, порядок действий следующий:

1. Получить от работника новое заявление о переходе на ЭТК;
2. Издать новый приказ о переходе на ЭТК;
3. Внести дополнительную запись в бумажную трудовую книжку с указанием на изменение формата;
4. Выдать бумажную трудовую книжку с новой записью.

При этом важно помнить, что предыдущая запись о выборе бумажной трудовой книжки должна остаться в документе.

Частые ошибки при оформлении записи и как их избежать

Рассмотрим наиболее распространенные ошибки и способы их предотвращения:

Неправильная формулировка записи

Ошибка: Использование произвольных формулировок, не соответствующих закону.

Решение: Использовать строго установленную формулировку, приведенную в законе.

Отсутствие записи о переходе на ЭТК

Ошибка: Выдача бумажной трудовой книжки без соответствующей записи.

Решение: Вносить запись обязательно до выдачи документа работнику.

Неправильное оформление дат

Ошибка: Указание неверных дат (например, даты заявления вместо даты издания приказа).

Решение: Убедиться, что все даты соответствуют реальным событиям и документам.

Отсутствие подписи и печати

Ошибка: Незаверенная запись (без подписи ответственного лица и печати).

Решение: Обязательно заверять запись подписью и печатью (если применяется).

Порядок выдачи бумажной трудовой книжки после внесения записи

После внесения записи в трудовую книжку и издания приказа, бумажная трудовая книжка выдается работнику. При этом необходимо:

• Ознакомить работника с записью под подпись;
• Выдать трудовую книжку на руки с соответствующей отметкой в журнале учета;
• В случае необходимости, выдать дубликат трудовой книжки (если оригинал утерян).

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг, который требует тщательного соблюдения всех норм законодательства. Правильное оформление записи в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК — это не только требование закона, но и залог защиты прав работника, особенно в части будущего пенсионного обеспечения.

Следуя приведенным в статье рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в вашей организации. Не забывайте, что ответственность за правильное оформление записей лежит на работодателе и специалистах отдела кадров.

Если у вас остались вопросы по оформлению записи о переходе на электронную трудовую книжку, рекомендуем обратиться к юристу или специалисту по трудовому праву для получения квалифицированной консультации.