С 1 января 2022 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек. Одним из ключевых изменений стала возможность перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК). Этот процесс требует от работодателя и работника четкого соблюдения процедур, главной из которых является правильная запись в бумажной трудовой книжке (если она была) при переходе на электронный формат.

В этой статье мы подробно разберем, как и когда оформляется эта запись, какая формулировка является корректной, и на какие нюансы стоит обратить внимание.

Законодательная основа

Основные документы, регулирующие вопрос:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) — определяет право работника на выбор способа ведения сведений о трудовой деятельности.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России), детально описывает процедуру перехода.
• Письмо Минтруда России от № 14-2/В-150 — содержит точную формулировку записи, которую необходимо внести.

Когда и зачем делается запись?

Запись в бумажную трудовую книжку о переходе на ЭТК делается в двух основных случаях:

Работник уже имеет бумажную трудовую книжку и решает перейти на электронную

Это самый частый сценарий. Работник подает работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Работодатель, получив заявление, обязан:

1. Внести в имеющуюся у работника бумажную трудовую книжку последнюю запись о том, что работник перешел на ведение сведений в электронном виде.
2. После этого выдать бумажную книжку работнику на руки (если он ее не забрал ранее).
3. Направить в Социальный фонд России (СФР) сведения о переходе в форме СЗВ-ТД.

Работник принимается на работу и сразу выбирает электронную трудовую книжку

В этом случае бумажная трудовая книжка работнику не выдается. Однако в журнале учета трудовых книжек работодателя должна быть соответствующая запись. Прямой записи в «бумажную» книжку не требуется, так как ее физически нет.

Точная формулировка записи (образец 2026)

Согласно Письму Минтруда № 14-2/В-150, запись должна выглядеть следующим образом:

Кто и как заверяет запись?

Запись должна быть заверена подписью:

• работодателя (если организация небольшая) или
• лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кадровика, специалиста отдела кадров).

Также обязательно ставится печать организации (или штамп с наименованием организации, если используется электронная подпись).

Особые ситуации и частые вопросы

А что, если предыдущий работодатель не внес запись?

Это нарушение со стороны прошлого работодателя. Он обязан был после получения заявления от работника внести запись и выдать книжку. Если этого не сделано, работник может:

1. Направить прошлому работодателю письменное требование об оформлении записи.
2. В случае отказа, обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Новый работодатель не может и не должен вносить запись о переходе за предыдущую организацию. Он может только принять от работника бумажную книжку (если та есть) и при необходимости оформить ее по новым правилам (например, если в ней есть неоформленные записи).

Нужно ли подавать СЗВ-ТД дважды?

Да, в период перехода часто возникает необходимость двойной отчетности:

• Подается СЗВ-ТД о приеме/увольнении (если переход совпал с этими событиями).
• Подается отдельный СЗВ-ТД о переходе на электронный учет (если это не было включено в первый отчет).

Это временная сложность, связанная с параллельным существованием двух систем учета.

Можно ли отказаться от записи, если бумажная книжка утеряна?

Если бумажная трудовая книжка у работника была утрачена и он получил дубликат, то при переходе на ЭТК запись вносится в дубликат по тем же правилам. Если дубликат не оформлен, то факт перехода фиксируется только в СЗВ-ТД, а в личном кабинете работника на портале Госуслуг или в системе СФР.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получить от работника письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
2. Проверить наличие бумажной трудовой книжки у работника (если она была выдана ранее).
3. Внести на последнюю свободную страницу книжки установленную законом запись.
4. Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации.
5. Выдать бумажную книжку работнику на руки (если она была у работодателя).
6. В течение 15 дней (до 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления) подать в СФР сведения о переходе по форме СЗВ-ТД.
7. Уведомить работника о создании его электронной трудовой книжки (если это требуется по внутренним правилам).

Запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную — это не формальность, а обязательное юридическое действие, защищающее права работника. Ее отсутствие может создать проблемы при трудоустройстве в будущем, так как новый работодатель не увидит в электронной системе сведений о предыдущем месте работы, а бумажный документ будет неполным.

Работодателям важно помнить: даже если сотрудник увольняется и сразу переходит на ЭТК, обязанность внести запись и выдать книжку лежит на последнем месте работы. Следуя простому алгоритму и используя корректную формулировку, можно легко и законно оформить этот процесс.

Дата актуализации информации: 22 мая 2026 года. Все образцы и процедуры соответствуют действующему на эту дату законодательству РФ.