В 2026 году процесс перехода на цифровые форматы учета стажа уже стал привычной реальностью, однако вопросы оформления документов при приеме на работу остаются актуальными. Электронная трудовая книжка (ЭТК), это основной способ фиксации сведений о трудовой деятельности, но роль бумажного документа и заявления о выборе формы его ведения по-прежнему требует внимательного отношения.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, какие сроки установлены законом и как работодателю корректно оформить переход сотрудника на «цифру» в текущих реалиях.

Правовые основы и актуальность в 2026 году

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде. Однако право выбора формы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной) было закреплено еще в начале реформы. В 2026 году действуют следующие правила:

• Для новых сотрудников, поступающих на работу впервые после 1 января 2021 года, трудовые книжки в бумажном виде не заводятся вообще. Их стаж ведется исключительно в электронном виде.
• Для сотрудников, имевших трудовой стаж до 2021 года, но не подавших ранее заявление о выборе формы книжки, работодатель продолжает вести бумажную версию параллельно с электронной.
• Право на выбор сохраняется за работниками, которые ранее не реализовали свое право подать заявление. Они могут сделать это в любое время, в т.ч. при трудоустройстве.

Важно помнить: если работник хочет полностью перейти на электронный формат и получить бумажную трудовую на руки, он должен написать соответствующее письменное заявление.

Как составить заявление: структура и содержание

Законодательство не утверждает строго унифицированной формы заявления, однако сложилась устойчивая практика его оформления. Документ пишется в свободной форме на имя работодателя.

Обязательные реквизиты заявления:

1. Шапка: Указывается должность и ФИО руководителя, а также должность и ФИО заявителя.
2. Посередине строки пишется «Заявление».
3. Текст просьбы: Работник должен четко выразить свою волю. Рекомендуется использовать формулировку: «Прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
4. Ссылка на закон: Желательно упомянуть часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ.
5. Дата и подпись: Документ обязательно должен быть датирован и собственноручно подписан работником.

Примерный текст заявления:
«Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде. Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Бумажную трудовую книжку прошу выдать мне на руки.»

Алгоритм действий работодателя при получении заявления

Процесс оформления перехода на ЭТК при приеме на работу требует от кадровика четкого соблюдения последовательности действий. Ошибки могут привести к штрафам и проблемам при проверках.

Шаг 1. Прием заявления

Работник подает заявление при трудоустройстве (или в любой другой момент работы). С этого момента запускается отсчет сроков.

Шаг 2. Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Если у работника есть бумажная трудовая, в нее необходимо внести запись о переходе на электронный формат. Запись вносится в графы следующим образом:

• Графа 1: Номер записи (по порядку).
• Графа 2: Дата подачи заявления работником (число, месяц, год).
• Графа 3: Текст записи. Точной формулировки в законе нет, но рекомендуется писать: «Подано письменное заявление (ФИО) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».
• Графа 4: Основание (реквизиты заявления).

Важно: Если сотрудник устраивается впервые в 2026 году и у него никогда не было бумажной трудовой, запись вносить некуда и не нужно — она просто не заводится.

Шаг 3. Выдача бумажной трудовой на руки

После внесения записи работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику.

Срок выдачи: Не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

С момента выдачи ответственность за хранение бумажного документа переходит к работнику. Работодатель больше не несет ответственности за его сохранность.

Шаг 4. Отчетность (ЕФС-1)

Сведения о подаче заявления и переходе на электронную трудовую книжку необходимо отразить в отчете ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД).

Если заявление написано в день трудоустройства, информация о приеме на работу и о выборе формы трудовой книжки вносится в один и тот же отчет. Это позволяет сразу закрыть вопрос с формой учета стажа.

Частые вопросы и нюансы 2026 года

Что делать, если кандидат говорит, что у него электронная трудовая?

При приеме на работу в 2026 году сотрудник должен предоставить сведения о своей трудовой деятельности. Если бумажной книжки нет, он может принести:

• Форму СТД-Р (выдается предыдущим работодателем при увольнении).
• Форму СТД-СФР (запрашивается в Социальном фонде России или через портал Госуслуг).

Эти документы подтверждают стаж и отсутствие бумажной книжки (либо факт перехода на ЭТК).

Можно ли вернуться к бумажной версии?

Нет. once работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получил бумажную на руки, обратный переход невозможен. Работодатель больше не ведет его бумажную трудовую.

Что если работник не написал заявление?

Для сотрудников, сохранивших право на бумажную трудовую (работавших до 2021 года) и не подавших заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку наряду с электронной. В этом случае заявление не требуется, так как (по умолчанию) для этой категории сохраняется бумажный формат, если они сами не откажутся от него.

Правильное оформление заявления на ведение электронной трудовой книжки, это гарантия юридической чистоты кадрового делопроизводства. Для работника это возможность контролировать свой цифровой профиль, а для работодателя — способ снять с себя ответственность за хранение бумажных документов и упростить отчетность.

Помните: даже в условиях тотальной цифровизации, бумажное заявление остается ключевым документом, запускающим процесс изменений в статусе трудовой книжки. Всегда проверяйте наличие подписи и даты, вносите записи в бумажный вкладыш (если он есть) вовремя и не забывайте про отчет ЕФС-1.