С 1 января 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот процесс вызывает много вопросов у работников и работодателей, особенно касающихся того, когда и в каком виде выдается документ при переходе с бумажного носителя на электронный. Давайте разберем все нюансы по порядку.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка, это официальный электронный документ, который содержит всю информацию о трудовой деятельности гражданина (прием, увольнение, повышение, награждения и т.д.). С 2020 года эти данные формируются и хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР). Бумажная трудовая книжка при этом не отменена, но ее использование постепенно сужается.
Ключевые даты и правила перехода
Важно понимать два основных сценария, которые определяют, когда и что выдается:
Для сотрудников, принятых на работу впервые с 1 января 2021 года
Согласно закону, таким работникам бумажная трудовая книжка не заводится вообще. Работодатель обязан сразу создать для них электронную трудовую книжку в системе СФР. Физический документ на руки не выдается. Вся информация будет доступна сотруднику в личном кабинете на портале Госуслуг или через отделение ПФР.
Для сотрудников, уже имеющих бумажную трудовую книжку (принятых до 2021 года)
Здесь ситуация сложнее и зависит от воли работника. Переход на ЭТК происходит только по письменному заявлению сотрудника. После этого:
- Работодатель подает в СФР сведения о трудовой деятельности (через отчетность, например, форму ЕФС-1).
- СФР формирует электронную трудовую книжку на основе полученных данных.
- Работодатель обязан сделать в бумажной трудовой книжке сотрудника специальную запись о том, что сведения о его трудовой деятельности переданы в электронную книжку.
Когда и что выдается сотруднику при переходе?
Ответ зависит от того, что было у сотрудника до перехода:
А) Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка:
- Выдается обратно бумажная трудовая книжка с внесенной записью о переходе на ЭТК. Это важно: документ не изымается и не уничтожается. Он остается у работника как исторический архив, но дальнейшие записи в него не вносятся.
- Сотруднику сообщают, что вся последующая информация будет храниться только в электронном виде в СФР.
Важный нюанс: если сотрудник не подал заявление на переход, бумажная книжка продолжает вестись и выдается при увольнении в привычном порядке.
Б) Если сотрудник принимается на работу впервые после 2021 года:
Физический документ не выдается вообще. Сотрудник получает уведомление от работодателя о том, что для него создана ЭТК. Доступ к ней он получает через Госуслуги (необходима подтвержденная учетная запись) или лично в отделении ПФР.
Пошаговая инструкция для работодателя при переходе текущего сотрудника
Чтобы правильно оформить переход, кадровику нужно выполнить следующие действия:
- Получить письменное заявление от сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку. Отказ от бумажного носителя должен быть осознанным, так как изменить решение потом нельзя.
- Внести запись в бумажную трудовую книжку сотрудника. Образец записи регламентирован Приказом Минтруда. Пример:
«Сведения о трудовой деятельности работника переданы в электронную трудовую книжку; Запись о приеме на работу и об увольнении, а также иные сведения о трудовой деятельности подлежат внесению в электронную трудовую книжку. [Дата] [Подпись ответственного лица] [Расшифровка подписи]». - Передать бумажную трудовую книжку сотруднику на руки под расписку.
- Сформировать и отправить в СФР сведения о трудовой деятельности (включая запись о текущем работодателе) через отчетность (ЕФС-1) или напрямую через сервисы СФР/Контур.Экстерн/1С и др.
- Уведомить сотрудника о том, что его ЭТК создана и доступна для просмотра.
Где и как сотрудник может посмотреть свою ЭТК?
После того как работодатель передал данные в СФР, сотрудник может:
- Войти в личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность»).
- Обратиться лично в отделение Пенсионного фонда (СФР) с паспортом.
- Заказать официальную выписку из ЭТК (она имеет юридическую силу).
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Обязан ли работодатель предлагать переход на ЭТК?
Ответ: Да, с 1 июля 2020 года работодатель обязан письменно уведомить каждого сотрудника (и новичков) о формировании его ЭТК и предложить сделать выбор: сохранить бумажную книжку или перейти на электронную. Если сотрудник ничего не ответил, по умолчанию продолжает вестись бумажный вариант.
Вопрос: Что делать, если в ЭТК есть ошибки?
Ответ: Исправлять данные должен работодатель, который внес неверную информацию. Он подает корректирующие сведения в СФР. Сотрудник может обнаружить ошибку при самостоятельном просмотре ЭТК и должен сообщить об этом в отдел кадров;
Вопрос: Можно ли вернуться к бумажной книжке после перехода на ЭТК?
Ответ: Нет. Решение о переходе на электронный формат является окончательным и безотзывным. Даже если у сотрудника осталась бумажная книжка с последней записью, все новые сведения будут только в ЭТК.
Вопрос: Нужно ли хранить старые бумажные трудовые книжки после перехода?
Ответ: Да. Бумажные трудовые книжки с записями до даты перехода являются документами, подтверждающими стаж. Их хранение регулируется нормами архивного дела. Работодатель должен хранить их после увольнения сотрудника в установленные сроки.
Резюме: когда выдается трудовая книжка?
- Новый сотрудник (с ): Не выдается бумажный документ. Создается только ЭТК.
- Текущий сотрудник (принят до 2021 года), перешедший на ЭТК по своему заявлению: Выдается обратно его же бумажная трудовая книжка с записью о переходе; Дальнейшие записи — только в электронном виде.
- Текущий сотрудник, НЕ перешедший на ЭТК: Бумажная трудовая книжка выдается по традиционным правилам при увольнении.
Главный вывод: При переходе на электронную трудовую книжку физический документ выдается только тем сотрудникам, у которых он уже был на руках. Для всех новых работников с 2021 года бумажный носитель не предусмотрен. Все действия должны быть основаны на письменном заявлении работника и четком соблюдении процедуры информирования и внесения записи.
Статья составлена на основе действующего законодательства РФ (Приказ Минтруда России от № 952н и др.) и актуальной практики на 2026 год. Для конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом или в отделе кадров.