Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу. К 1 января 2026 года переходный период завершается‚ и все трудовые отношения должны оформляться в электронном виде. Ниже подробно описано‚ какие документы необходимы как сотруднику‚ так и работодателю для оформления перехода на ЭТК.

Нормативная база

Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовой книжке» (в редакции‚ действующей с ).
Приказ Минтруда России № 18н от «Об утверждении формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку и порядке его подачи».
Постановление Правительства РФ № 1416 от «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 66.1‚ 66.2) – регулирует ведение трудовых книжек и предоставление информации в ПФР.

Эти нормативные акты определяют‚ кто может подать заявление‚ в какой форме и какие документы должны сопровождать запрос.

Кто может перейти на ЭТК?

Сотрудники‚ впервые устраивающиеся на работу с  года (для них электронная трудовая книжка оформляется автоматически).
Работники‚ уже имеющие бумажную трудовую книжку‚ которые желают перейти на электронный формат в любой момент по своему заявлению.
Работодатели‚ которые обязаны принимать и обрабатывать такие заявления‚ а также передавать сведения в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через систему «Соответствие».

Необходимые документы от сотрудника

Для подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку сотруднику потребуется подготовить следующий пакет документов:

Заявление о переходе на ЭТК – стандартная форма‚ утверждённая Приказом Минтруда № 18н. Заявление можно подать в бумажном виде или через личный кабинет на портале «Госуслуги»/«Работа в России».
Копия паспорта (страница с данными и регистрацией) – для подтверждения личности.
СНИЛС – необходим для идентификации в ПФР.
Трудовая книжка (бумажная) – если она уже ведётся. При первом трудоустройстве документ отсутствует‚ и сведения формируются с нуля.
Документ‚ подтверждающий право на льготы или особые условия труда (например‚ справка об инвалидности‚ военный билет) – при наличии таких обстоятельств‚ чтобы они были учтены в ЭТК.

Важно: если сотрудник подаёт заявление через «Госуслуги»‚ достаточно загрузить скан‑копии паспорта и СНИЛС; оригиналы документов предъявлять не требуется.

Необходимые документы от работодателя

Работодатель‚ получив заявление сотрудника‚ должен обеспечить следующее:

Приказ о переходе сотрудника на электронную трудовую книжку – оформляется в течение трёх рабочих дней после получения заявления.
Изменение в личной карточке сотрудника (форма Т‑2) – отметка о переходе на ЭТК.
Передача сведений в ПФР через электронный документооборот (система «Соответствие» или через личный кабинет работодателя на портале ПФР).
Хранение копии заявления и приказа в личном деле сотрудника не менее 50 лет.
Информирование сотрудника о факте перехода и о возможности получения выписки из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Если работодатель использует внешнюю кадровую службу или аутсорсинг‚ необходимо обеспечить передачу всех требуемых данных в соответствии с договором и внутренними регламентами.

Пошаговая процедура подачи заявления

Подготовка документов сотрудником (см. пункт 3).
Подача заявления:
- В бумажном виде – непосредственно в отдел кадров или руководителю.
- Электронно – через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность» → «Переход на электронную трудовую книжку»).
Регистрация заявления работодателем в журнале учета заявлений (форма Т‑2а).
Выдача приказа о переходе на ЭТК (с указанием даты вступления в силу).
Внесение изменений в кадровые документы (личная карточка‚ трудовая книжка – если она ещё ведётся параллельно).
Передача сведений в ПФР в течение пяти рабочих дней после издания приказа.
Получение подтверждения от ПФР (выписка из электронной трудовой книжки) и её передача сотруднику.

Весь процесс‚ как правило‚ занимает от 3 до 7 рабочих дней при условии полной комплектации документов.

Пример заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт серии 45 № 123456‚ выдан ОВД г. Москвы ‚
СНИЛС 123-456-789 00‚ residing at: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10‚ кв. 5‚
прошу перевести мою трудовую деятельность с бумажного носителя на электронный формат
электронной трудовой книжки с «__» __________ 202__ г.

Прилагаю:
Копия паспорта (стр. с данными и регистрацией);
Копия СНИЛС;
Трудовая книжка (бумажная) – для переноса сведений.

При подаче через «Госуслуги» поля формы заполняются автоматически‚ а к заявлению прикрепляются скан‑копии требуемых документов.

Сроки и порядок обработки

Приём заявления – день подачи.
Выдача приказа – не позднее трёх рабочих дней после регистрации заявления.
Передача данных в ПФР – в течение пяти рабочих дней после издания приказа.
Получение выписки из ЭТК – обычно в течение одного‑двух рабочих дней после поступления сведений в ПФР.

В случае отказа работодатель обязан мотивировать своё решение письмом и предоставить сотруднику возможность устранить замечания (например‚ недостающие документы).

Что делать после перехода на ЭТК?

Сотрудник может в любой момент запросить выписку из своей электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в МФЦ.
При приёме на новую работу новый работодатель запрашивает сведения из ЭТК напрямую в ПФР (с согласия сотрудника).
При необходимости восстановления утерянных данных сотруднику достаточно обратиться в ПФР с запросом о предоставлении выписки.
Бумажная трудовая книжка‚ если она ещё существует‚ считается архивным документом и хранится у сотрудника; она не имеет юридической силы для подтверждения трудового стажа после полного перехода на ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от перехода на ЭТК?: Да. Сотрудник имеет право оставаться на бумажной трудовой книжке‚ однако с  года все новые трудовые отношения должны оформляться в электронном виде. Отказ от перехода не освобождает работодателя от обязанности передавать сведения в ПФР.
Нужно ли нотариально заверять копии документов?: Нет. Для подачи заявления достаточно обычных копий или скан‑копий‚ заверенных подписью сотрудника (при подаче в бумажном виде) или загруженных в электронном виде через «Госуслуги».
Что делать‚ если у меня нет СНИЛС?: СНИЛС обязателен для учёта в ПФР. Его можно получить бесплатно в любом отделении Пенсионного фонда или через портал «Госуслуги».
Как быть‚ если я работаю у нескольких работодателей одновременно?: Каждый работодатель оформляет отдельное заявление о переходе на ЭТК. Сведения о всех местах работы агрегируются в одной электронной трудовой книжке‚ доступной сотруднику через личный кабинет.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации кадрового учёта‚ который упрощает хранение‚ передачу и проверку информации о трудовой деятельности. Для успешного оформления перехода необходимо подготовить минимальный набор документов (заявление‚ копия паспорта‚ СНИЛС и‚ при наличии‚ бумажная трудовая книжка)‚ подать его работодателю и дождаться издания приказа и передачи сведений в ПФР. Соблюдение установленных сроков и правил гарантирует‚ что ваш трудовой стаж будет надёжно зафиксирован в электронном формате и будет доступен в любое время.

Помните: с  года переходный период заканчивается‚ и все трудовые отношения должны быть оформлены исключительно в электронном виде. Поэтому рекомендуется подать заявление о переходе на ЭТК уже сейчас‚ чтобы избежать возможных задержек при приёме на новую работу или получении социальных выплат.