Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – это современный шаг в ведении кадрового учета, который упрощает процессы как для работодателей, так и для работников. Однако, возникает закономерный вопрос: нужна ли запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную? Да, нужна. Несмотря на то, что ЭТК становится все более распространенной, бумажная трудовая книжка все еще играет важную роль. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить переход на электронную трудовую книжку и какие записи необходимо внести в бумажную трудовую.
Зачем нужна запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную?
Несмотря на переход на электронный формат, бумажная трудовая книжка остается документом, подтверждающим трудовую деятельность сотрудника. Запись о переходе на ЭТК в бумажной трудовой книжке необходима для:
- Сохранения исторической информации: Бумажная трудовая книжка, даже при переходе на ЭТК, является важным документом, содержащим информацию о периодах работы, должностях и заработной плате.
- Подтверждения факта перехода: Запись в бумажной трудовой книжке служит подтверждением того, что сотрудник добровольно перешел на электронный формат ведения трудовой документации.
- Соответствия законодательству: Трудовой кодекс РФ предусматривает необходимость внесения записей в бумажную трудовую книжку при различных изменениях в трудовой деятельности, включая переход на электронный формат.
- Устранения возможных вопросов: Запись в бумажной трудовой книжке поможет избежать возможных вопросов со стороны контролирующих органов.
Как правильно внести запись о переходе на электронную трудовую книжку?
В соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от N 116н, запись о переходе на электронную трудовую книжку в бумажной трудовой книжке должна быть внесена в течение 3 рабочих дней со дня подачи сотрудником заявления.
Формулировка записи:
Точной формулировки в законах нет, но можно использовать следующий пример:
> «Подано письменное заявление (ФИО) о представлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г.).»
В графе 3 бумажной трудовой книжки необходимо указать:
- Номер записи: Проставляется последовательно, как и при внесении других записей.
- Дата записи: Дата внесения записи в бумажную трудовую книжку.
- Основание записи: Указывается «Заявление сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку».
- Наименование и дата документа, на основании которого внесена запись: Указывается «Заявление сотрудника от [дата]».
Что нужно сделать работодателю?
Получить заявление сотрудника: Сотрудник должен подать письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
Внести запись в бумажную трудовую книжку: В течение 3 рабочих дней после получения заявления работодатель должен внести запись в бумажную трудовую книжку сотрудника.
Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку: После внесения записи работодатель должен выдать сотруднику его бумажную трудовую книжку.
Обеспечить ведение ЭТК: Работодатель должен обеспечить ведение электронных сведений о трудовой деятельности сотрудника в соответствии с требованиями законодательства.
Что нужно знать сотруднику?
- Срок подачи заявления: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку можно подать в любое время.
- Необходимость подачи заявления: Переход на электронную трудовую книжку является добровольным.
- Право на бумажную трудовую: Сотрудник имеет право получить бумажную трудовую книжку, даже если он перешел на электронный формат ведения трудовой документации.
- Доступ к ЭТК: Сотрудник может получить доступ к своим электронным сведениям о трудовой деятельности через портал Госуслуг или сайт СФР.
Переход на электронную трудовую книжку – это удобный и современный способ ведения кадрового учета. Однако, не стоит забывать о необходимости внесения записи в бумажную трудовую книжку. Это необходимо для сохранения исторической информации, подтверждения факта перехода и соответствия требованиям законодательства. Соблюдение этих простых правил поможет избежать возможных проблем и обеспечить прозрачность трудовых отношений.
Важно: Информация в данной статье носит ознакомительный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству.