С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Переход на новый формат — добровольная мера для большинства работников, но у работодателя возникают вопросы по оформлению. Один из ключевых: нужна ли запись в бумажную трудовую книжку о переходе на электронную? Давайте разберемся по порядку.
⚠️ Главный вывод (на 2026 год):
Отдельной обязательной записи в бумажную трудовую книжку о переходе на электронную форму НЕ ТРЕБУЕТСЯ. Согласно ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ, переход осуществляется на основании письменного заявления работника. Само заявление является основанием для прекращения ведения бумажной книжки и создания электронной в СФР. Однако на практике для избежания путаницы и подтверждения факта перехода многие кадровики все же ставят соответствующую отметку.
Правовая основа и принцип перехода
Основной документ, Федеральный закон от № 439-ФЗ. Ключевые положения:
- Добровольность: Переход на ЭТК возможен только с письменного согласия работника (заявления).
- Исключение: Для лиц, впервые устраивающихся на работу с 1 января 2021 года, ведение исключительно в электронном виде обязательно (если они не подали заявление о выдаче бумажной).
- Право на отказ: Работник в любой момент может потребовать выдать ему бумажную трудовую книжку (с перенесенными в нее записями) и прекратить ведение ЭТК.
Алгоритм действий работодателя при переходе сотрудника
Шаг 1: Получение заявления от работника
Работник подает на имя руководителя организации письменное заявление в произвольной форме с просьбой вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (или, наоборот, о сохранении бумажной книжки).
Что должно быть в заявлении:
- ФИО, паспортные данные.
- Четкая формулировка: «Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в форме электронной трудовой книжки» (или «Прошу не переводить мою трудовую книжку в электронный формат»).
- Дата и подпись.
Шаг 2: Проверка бумажной трудовой книжки (если она есть)
Перед прекращением ведения бумажного носителя категорически рекомендуется проверить ее на соответствие реальным данным (правильность записей, отсутствие помарок, грамотность формулировок). Все имеющиеся записи будут перенесены в ЭТК. Расхождения могут стать проблемой при расчете пенсии.
Шаг 3: Прекращение ведения бумажной книжки и создание ЭТК
На основании заявления работника работодатель:
- Прекращает делать какие-либо записи в бумажную трудовую книжку (если она была).
- Подает сведения в Пенсионный фонд России (СФР) в форме ЕФС-1 (раздел 1.1). Это можно сделать через интернет-сервисы СФР или учетные системы (например, «1С»).
- СФР создает электронную трудовую книжку и направляет работнику уведомление о ее создании (через личный кабинет на портале Госуслуг или в СФР).
Нужна ли запись в бумажную книжку? Практические рекомендации
Как уже указано выше, закон не обязывает. Однако для прозрачности и защиты от претензий (например, если сотрудник позже заявит, что не давал согласия) многие организации делают служебную отметку.
Вариант А: Если сотрудник сдал бумажную книжку на хранение
Если у сотрудника была бумажная трудовая, и он подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель может сделать на последней свободной странице (или на отдельном листе) следующую запись:
«С [дата] сведения о трудовой деятельности ведутся в форме электронной трудовой книжки на основании заявления работника от [дата заявления]. Бумажная трудовая книжка не ведется.»
Подпись ответственного лица (начальник отдела кадров)
Печать организации
Важно: Эта запись не является обязательной, но является доказательством выполнения работодателем требований закона.
Вариант Б: Если сотрудник оставляет бумажную книжку у себя
Если работник, имеющий бумажную книжку, не подал заявление о переходе на ЭТК, вы обязаны продолжать ее вести в обычном порядке. Запись о переходе не делается, так как его нет.
Вариант В: Если сотрудник впервые устраивается на работу после 2021 года
Если он не подал заявление о выдаче бумажной книжки, ведение только в электронном виде — автоматически. Запись в бумажный носитель не требуется, так как его не существует.
❌ Чего делать НЕЛЬЗЯ:
- Ставить в бумажную книжку запись «Переведен на электронную трудовую книжку» без заявления от сотрудника.
- Изъять у сотрудника бумажную трудовую книжку, если он не дал на это согласия (даже после перевода на ЭТК).
- Переносить записи из бумажной книжки в ЭТК вручную. Это делает автоматически система СФР на основе поданных сведений (ЕФС-1).
Выдача бумажной трудовой книжки на руки (если сотрудник этого захочет)
Если сотрудник, ранее перешедший на ЭТК, подает заявление о выдаче ему бумажной трудовой книжки:
- Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней оформить бумажный документ.
- В него переносятся все сведения, содержавшиеся в ЭТК на момент подачи заявления (включая записи, перенесенные из старой бумажной книжки).
- Запись о выдаче делается в личной карточке работника (форма Т-2) и в журнале учета выдачи.
- С момента выдачи бумажной книжки ведение ЭТК прекращается.
Пошаговая инструкция для кадровика (сводная таблица)
| Ситуация | Действие работодателя | Запись в бумажную книжку? |
|---|---|---|
| Сотрудник с бумажной книжкой подал заявление о переходе на ЭТК | Принять заявление. Проверить бумажную книжку. Прекратить ее ведение. Подать сведения в СФР (ЕФС-1, разд. 1.1). | Не обязательна, но желательна (для фиксации факта). |
| Сотрудник впервые устраивается на работу (после ) и не просил бумажную книжку | Подать сведения о приеме на работу в СФР (ЕФС-1, разд. 1.1). СФР автоматически создаст ЭТК. | Не требуется (бумажной книжки нет). |
| Сотрудник с ЭТК подал заявление о выдаче бумажной книжки | В течение 3 рабочих дней оформить бумажную книжку, перенеся в нее все сведения из ЭТК. Прекратить ведение ЭТК. | Да, сама бумажная книжка (выдается сотруднику). |
| Сотрудник не подавал никаких заявлений (имеет бумажную книжку) | Продолжать вести бумажную трудовую книжку в установленном порядке. | Нет (перехода нет). |
Частые вопросы и ошибки
Вопрос: Можно ли сделать запись «Переход на ЭТК» в книжке без заявления, если сотрудник устно согласился?
Ответ: Нет. Переход возможен только на основании письменного заявления. Устное согласие не имеет юридической силы для этого действия. Сделать такую запись без заявления, нарушение.
Вопрос: Что делать, если сотрудник уволился, а его бумажная книжка осталась невыданной?
Ответ: Если он не подал заявление о переходе на ЭТК, вы обязаны вести ее до выдачи (внесение записи об увольнении). Если же он уже перешел на ЭТК, бумажная книжка ему не выдается (если он не попросит), а все сведения об увольнении вносятся в электронный формат через ЕФС-1.
Вопрос: Как подтвердить факт перехода для проверяющих органов?
Ответ: Основной документ — заявление работника. Рекомендуется также иметь при себе внутренний приказ/распоряжение о прекращении ведения бумажной книжки для конкретного сотрудника на основании его заявления. Журнал учета заявлений о переходе на ЭТК — лучшая практика.
Запись в бумажную трудовую книжку о переходе на электронную форму — это не прямое требование закона, а рекомендация для внутреннего документооборота. Ключевое — всегда иметь на руках письменное заявление сотрудника. Все остальные действия (прекращение ведения, подача ЕФС-1) вытекают из этого документа. Соблюдая эту последовательность, вы минимизируете риски и обеспечите законность кадрового учета.
Статья подготовлена на основе анализа законодательства и практики применения Федерального закона № 439-ФЗ. Для получения персональной консультации по сложным случаям рекомендуется обращаться к юристу по трудовому праву.