С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает‚ что с этой даты работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности исключительно в электронном виде‚ а бумажные трудовые книжки (ТК) перестают выдаваться новым сотрудникам․ Для уже работающих граждан переход происходит на основе их заявления․ В этой статье вы найдете подробный образец заявления и пошаговую инструкцию․

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ‚ хранящийся в Социальном фонде России (ранее ПФР)․ В ней отражаются все сведения о трудовой деятельности гражданина: данные о работодателях‚ даты приема и увольнения‚ должности‚ основания прекращения трудового договора и т․д․

Ключевые преимущества ЭТК:

• Не потеряется и не испортится․
• Доступна в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте Социального фонда․
• Упрощает процедуру трудоустройства (работодатель может запросить сведения онлайн)․
• С 2026 года — единственный законный формат для новых трудовых книжек․

Когда и кому нужно подавать заявление?

Заявление на переход на ЭТК подается добровольно․ Однако с 2026 года для всех вновь принимаемых на работу будет оформляться только электронная трудовая книжка․ Работодатель вправе инициировать этот процесс‚ предложив сотруднику написать заявление․

Кто может подать заявление:

1. Работающий гражданин‚ у которого уже есть бумажная трудовая книжка․
2. Безработный‚ регистрирующийся в центре занятости․
3. Гражданин‚ впервые выходящий на рынок труда (ему ЭТК будет оформлена автоматически)․

Важно: Если у вас уже есть ЭТК (например‚ вы работали в другой организации после 2021 года)‚ повторное заявление не требуется․ Новые сведения будут добавляться автоматически․

Образец заявления на переход на электронную трудовую книжку

Законом не установлена строгая форма заявления․ Его можно составить в произвольной форме на простом листе бумаги или в электронном виде․ Главное — указать обязательные реквизиты и четко выразить волю․

Примерная структура заявления:

В [Название организации/учреждения‚ куда подается заявление]
[Должность руководителя‚ ФИО руководителя]
От [Ваше ФИО полностью]
Адрес: [Ваш адрес регистрации]
Контактный телефон: [номер]
E-mail: [адрес‚ если есть]
СНИЛС: [номер]

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу переоформить мою трудовую книжку на электронную и прекратить ведение бумажного трудового документа (трудовую книжку серия ____ № ______‚ выданную [название организации-выдавшей])․

На основании Федерального закона от № 400-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" и в связи с завершением переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек (с ) прошу:

Внести сведения о моей трудовой деятельности‚ содержащиеся в бумажной трудовой книжке‚ в электронную трудовую книжку‚ хранящуюся в Социальном фонде Российской Федерации․
Прекратить ведение бумажного трудового документа (трудовой книжки) с момента оформления электронной․
Направить мне уведомление о создании (или обновлении) электронной трудовой книжки в порядке‚ установленном законодательством․
Своей подписью подтверждаю свое согласие на обработку моих персональных данных‚ необходимых для выполнения настоящего заявления‚ в соответствии с Федеральным законом от № 152-ФЗ "О персональных данных"․

Приложение:

Копия паспорта гражданина РФ (страницы с фото и регистрацией)․
Копия бумажной трудовой книжки (все заполненные страницы)․
"___" __________ 20__ г․
_________________ / [Ваша подпись] /
[Расшифровка подписи: Фамилия И․О․]
 

Как правильно заполнить образец: пошаговая инструкция

1. Атрибуты «От кого»: Укажите свои ФИО‚ адрес‚ контакты и СНИЛС․ Это обязательно․
2. Название организации: В шапке укажите полное наименование вашего текущего работодателя (куда вы сдаете заявление) и данные его руководителя․
3. Данные о бумажной книжке: В тексте заявления обязательно приведите серию и номер вашей действующей трудовой книжки‚ а также‚ если помните‚ данные организации‚ которая ее выдала․
4. Ссылка на закон: Упомяните Федеральный закон № 400-ФЗ․ Это показывает вашу осведомленность․
5. Приложения: Обязательно приложите копии паспорта и всех заполненных страниц трудовой книжки․ Оригиналы не нужны․
6. Согласие на обработку данных: Этот пункт критически важен․ Без него работодатель не сможет передать сведения в Социальный фонд․
7. Дата и подпись: Заявление должно быть датировано и подписано вами лично․

Куда и как подавать заявление?

• Работодателю (кадровому отделу): Это основной способ․ Передайте заявление с приложениями лично под расписку или отправьте заказным письмом с уведомлением․
• Через портал Госуслуг: Некоторые работодатели интегрированы с системой․ Уточните у вашего HR‚ можно ли подать заявление через рабочий кабинет на Госуслугах․
• В отделение Социального фонда: Подать заявление можно напрямую в СФР‚ но только если у вас уже есть ЭТК и вы хотите‚ чтобы в нее внесли данные из бумажной книжки․ Лучше сначала обратиться к работодателю․

Что происходит после подачи заявления?

1. Работодатель проверяет заявление и приложенные документы․
2. Кадровик вносит сведения из вашей бумажной книжки в Сведомо-информационную систему «Труд» (СИСТ «Труд»)‚ которая является основой для ЭТК в Социальном фонде․
3. После успешной передачи данных работодатель обязан:
• Проставить в вашей бумажной книжке штамп о прекращении ее ведения с указанием даты и номера ЭТК․
• Вернуть вам бумажную книжку (если вы ее предоставили) или выдать справку о трудовой деятельности (если книжка утеряна)․
• Направить вам уведомление о создании/обновлении ЭТК․
4. Вы можете проверить наличие и актуальность данных в своей ЭТК через личный кабинет на сайте Социального фонда (sfc․gov․ru) или на Госуслугах в разделе «Трудовая книжка»․

Важные нюансы и ответы на частые вопросы

Обязательно ли переходить на ЭТК?

Нет‚ добровольно․ Вы вправе оставить бумажную книжку․ Но с 1 января 2026 года:

• Работодатель не будет выдавать новые бумажные трудовые книжки․
• Все сведения о вашем стаже и работе будут храниться только в ЭТК․
• При увольнении вам вместо бумажной книжки выдадут справку о трудовой деятельности (форма СТД-Р)‚ которая будет содержать те же данные‚ что и ЭТК․ Эта справка имеет такую же юридическую силу‚ как и сама трудовая книжка․

Что‚ если я не подам заявление до 2026 года?

Ничего страшного не произойдет․ Ваша бумажная книжка останется у вас․ Однако при устройстве на новую работу после 2026 года новый работодатель запросит сведения о вас в Социальном фонд; Если данные о вашем стаже не будут там отражены (потому что вы не передали старую книжку)‚ вам придется предоставлять справки с предыдущих мест работы вручную․ Переход на ЭТК упрощает эту процедуру․

Могу ли я отозвать свое заявление?

Да‚ вы можете написать заявление об отзыве до того‚ как работодатель фактически передаст сведения в СФР․ После передачи данных отменить процесс будет сложно‚ но вы сможете продолжать пользоваться бумажной книжкой‚ пока она у вас есть․

Безопасны ли мои данные в ЭТК?

Да․ Хранение и обработка данных осуществляются Социальным фондом России — государственной структурой с высоким уровнем защиты информации․ Доступ к вашей ЭТК есть только у вас (через Госуслуги/СФР) и у работодателей‚ с которыми вы официально трудились․

Переход на электронную трудовую книжку — это современный и удобный стандарт․ Подача заявления — простая процедура‚ которая защищает ваши трудовые права в долгосрочной перспективе․ Рекомендуем сделать это до окончания переходного периода ‚ чтобы избежать возможных сложностей при трудоустройстве в будущем․ Используйте приведенный образец‚ адаптируйте его под свою ситуацию и не забывайте прикладывать необходимые копии документов․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ․ Для получения персональной консультации обратитесь в кадровую службу вашей организации или в отделение Социального фонда․

Дата актуальности информации: 22 мая 2026 года․