С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот этап знаменует собой полный переход на новый цифровой формат учета трудового стажа, однако на практике многие сотрудники до сих пор не сделали осознанный выбор между бумажной и электронной книжкой. Что в таком случае должен делать работодатель? Каковы юридические последствия бездействия? Разберем по порядку.
Краткий контекст: два формата трудовой книжки
С 2025 года в России действует параллельная система:
- Бумажная трудовая книжка (ТК) – традиционный формат, физический документ с вклеенными страницами.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, ведущийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).
Ключевой принцип: выбор формата принадлежит исключительно работнику. Работодатель не вправе навязывать ему тот или иной вариант.
Ситуация: работник не подал заявление и не выбрал способ
Если сотрудник, принятый на работу после 1 января 2025 года (или перешедший на новую работу), не подал письменное заявление о ведении его трудовой книжки в том или ином виде, это создает правовую неопределенность. Однако закон четко определяет алгоритм действий.
Обязанность работодателя: информировать
Первым делом компания обязана в письменной форме (например, под роспись в трудовом договоре или отдельным уведомлением) проинформировать работника о его праве выбора и о том, что без его заявления будет применяться электронный формат.
Форма информирования должна быть документально зафиксирована. Это защитит работодателя от возможных претензий.
Автоматическое применение электронной трудовой книжки
Согласно действующему законодательству, если работник не подал заявление об отказе от электронной формы (то есть не выразил желание получить бумажную книжку), то его трудовая книжка ведется исключительно в электронном виде.
Таким образом, молчание работника трактуется как согласие на ЭТК. Работодатель обязан:
- Внести сведения о приеме на работу в свою кадровую систему.
- Передать информацию о трудовом договоре и всех последующих кадровых событиях (перевод, увольнение и т.д.) в ПФР через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
- Не выдавать работнику бумажную трудовую книжку и не делать в нее записей.
Что работодатель НЕ должен делать?
- Не должен самостоятельно выдавать бумажную книжку «на всякий случай», если нет заявления.
- Не должен требовать от работника сделать выбор под давлением.
- Не должен вести параллельно два формата для одного сотрудника (это запрещено).
Права работника: как изменить решение?
Даже если изначально сотрудник не выбрал формат (и для него автоматически начали вести ЭТК), он может в любой момент изменить свое решение. Для этого ему необходимо:
- Подать на имя работодателя письменное заявление с просьбой о выдаче бумажной трудовой книжки (или, наоборот, о переходе на электронную, если у него уже есть бумажная).
- В заявлении указать, что он отказывается от ведения ЭТК и просит оформить бумажный документ.
С момента получения такого заявления работодатель обязан:
- Приостановить передачу сведений в ПФР (если это возможно технически).
- Оформить и выдать работнику бумажную трудовую книжку.
- Внести в нее все записи, начиная с первого дня работы в данной организации (на основании ранее переданных в ПФР сведений).
- Уведомить ПФР об отказе работника от ЭТК.
Последствия для работодателя при нарушении правил
Несоблюдение требований по ведению трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц – штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, неверное ведение кадрового учета может привести к проблемам при проверках, спорах о стаже и назначении пенсий.
Практические шаги для отдела кадров (HR)
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется следующий алгоритм:
- При приеме на работу включить в трудовой договор или отдельный документ пункт о выборе формата ведения трудовой книжки. Если сотрудник не выразил предпочтение, сделать соответствующую отметку.
- Документировать факт информирования работника о его праве выбора (например, подпись в графе «с правилами ознакомлен»).
- При отсутствии заявления сразу начать вести ЭТК, передавая сведения в ПФР.
- При поступлении заявления об отказе от ЭТК – оперативно оформить бумажную книжку и скорректировать взаимодействие с ПФР.
- Хранить все заявления и уведомления в кадровом деле.
Без заявления работника – только электронная трудовая книжка. Молчание приравнивается к согласию.
Работодатель обязан проинформировать сотрудника о его праве выбора и зафиксировать этот факт.
Работник может изменить решение в любой момент, подав письменное заявление.
Параллельное ведение двух форматов для одного человека запрещено.
Соблюдение этих простых правил защищает и работодателя от штрафов, и работника – от потери информации о своем стаже.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях рекомендуется консультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.