В 2026 году переход от бумажных к электронным трудовым книжкам стал обязательным для большинства организаций. Правильное оформление заявления и своевременное внесение записи в трудовую книжку – ключевые моменты‚ которые позволяют избежать ошибок и штрафов. В этой статье собраны все необходимые сведения‚ примеры и практические рекомендации.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог традиционной бумажной‚ в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Ведение ЭТК регулируется Федеральным законом от № 439‑ФЗ и Порядком ведения и хранения трудовых книжек 2022.
1.1 Ключевые особенности
- Ведение в электронном виде происходит через программы 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП).
- Заявление работника о переходе на ЭТК подписывается и заверяется подписью руководителя или ответственного лица кадровой службы.
- После подачи заявления работодатель обязан выдать работнику бумажную копию трудовой книжки‚ но запись о переходе вносится в электронную форму.
Когда и как подавать заявление о переходе на электронную трудовую книжку?
Заявление о переходе на ЭТК подаётся в любой момент‚ когда работник желает перейти на электронный формат. Главное требование – письменное заявление‚ которое должно быть подписано и‚ при необходимости‚ поставлена печать организации.
2.1 Сроки подачи
Согласно Приказу Роструда от № 253‚ работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 5 рабочих дней и выдать работнику бумажную копию трудовой книжки.
2.2 Как правильно оформить заявление
В заявлении указываються:
- ФИО работника.
- Дата подачи заявления.
- Точка отсчёта: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ».
- Подпись работника и подпись руководителя (или печать).
Пример оформления:
Заявление о переходе на электронную форму ведения трудовой книжки Я‚ _______________________ (ФИО)‚ прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат согласно Федеральному закону от № 439‑ФЗ. Подпись: ______________________
Как внести запись в трудовую книжку о переходе на ЭТК?
После подачи заявления в бухгалтерию или кадровую службу оформляется запись в трудовой книжке. Формат записи регламентирован КонсультантПлюс и 1С:ЗУП.
3.1 Пример записи в бумажной книжке
В графе 1 – порядковый номер записи; в графе 2 – дата выдачи; в графе 3 – «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ»; в графе 4 – указание «Заявление работника о переходе на электронную форму ведения трудовых книжек».
3.2 Как оформить запись в 1С:Зарплата и управление персоналом
- Открыть модуль Зарплата и управление персоналом.
- Перейти в раздел Документы → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Заполнить реквизиты: ФИО‚ дата‚ тип заявления – «Переход на электронную форму».
- Сохранить документ и выполнить Обработку «Ведение трудовых книжек»‚ где система автоматически внесёт запись в ЭТК.
Что делать‚ если работник отказывается от бумажной копии?
По закону работодатель обязан выдать работнику бумажную копию трудовой книжки‚ даже если переход выполнен в электронном виде. Если работник отказывается от неё‚ это не освобождает работодателя от обязанности предоставить документ.
4.1 Последствия несоблюдения
- Штрафы для организации (от 10 000 до 50 000 руб.) за нарушение требований по ведению трудовых книжек.
- Риск потери данных при переходе на электронный формат.
- Недостоверность сведений в системе 1С‚ что может привести к ошибкам в расчётах заработной платы.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли одновременно вести бумажную и электронную версии?
Ответ: Да‚ но запись о переходе фиксируется только в электронной форме. Бумажная копия остаётся для справки. - Вопрос: Как оформить заявление‚ если работник меняет работу в течение года?
Ответ: При каждом новом месте работы работник подаёт новое заявление‚ а в прежней организации вносится запись о завершении трудовой деятельности. - Вопрос: Требуется ли подпись работника‚ если заявление подаётся в электронном виде?
Ответ: Да‚ электронное заявление должно быть подписано цифровой подписью или отсканированным оригиналом подписи.
Практический чек‑лист для HR‑отдела
- Получить от работника заявление о переходе на ЭТК.
- Проверить подпись и‚ при необходимости‚ наличие печати.
- Внести запись в бумажную трудовую книжку согласно шаблону.
- В программе 1С:ЗУП оформить документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- Сформировать запись в электронной форме и сохранить её в базе.
- Выдать работнику бумажную копию трудовой книжки.
- Обновить реквизиты в кадровом модуле и проверить корректность расчётов.
Переход на электронную форму ведения трудовых книжек – обязательный процесс‚ регулируемый нормативами 2022‑2026 годов. Правильное оформление заявления‚ своевременное внесение записи и соблюдение всех требований законодательства позволяют избежать штрафов и обеспечить прозрачность кадровых документов. Используя приведённые примеры и рекомендации‚ HR‑специалисты смогут эффективно реализовать переход сотрудников на ЭТК в рамках 1С:Зарплата и управление персоналом.
Автор: кадровый консультант‚ 2026 год.