Сегодня 05:34:25 () в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ С 1 января 2026 года все трудовые отношения должны оформляться в электронном виде, а бумажные трудовые книжки постепенно выводятся из эксплуатации․ В связи с этим у многих работников и кадровых специалистов возникает вопрос: нужно ли делать запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную форму? Ниже – подробный разбор норм, практики и рекомендаций․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе «Трудовая деятельность» (ЕГИСЗ)․ В ней фиксируются:
- сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудника;
- данные о профессиональной деятельности, стаже, наградах;
- информация о периодах нетрудоспособности и иных социально значимых событиях․
ЭТК обеспечивает быстрый доступ к трудовой истории работника, упрощает оформление пенсий, пособий и других социальных выплат․
Законодательная база перехода на ЭТК
Основные нормативные акты, регулирующие процесс:
- Федеральный закон от № 79-ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, учитывающей внедрение электронного формата)․
- Постановление Правительства РФ от № 1765 «О порядке ведения электронных трудовых книжек»․
- Приказ Минтруда России от № 382н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её заполнения»․
- Информационное письмо Роструда от № ИП‑2026/07 о завершении переходного периода и обязательном внесении записи о переходе в бумажную трудовую книжку․
Согласно пункту 4․2 Постановления № 1765, при переходе работника на электронную трудовую книжку в бумажную трудовую книжку необходимо сделать запись о факте перехода․ Эта запись служит подтверждением того, что трудовые отношения продолжаются, но учёт ведётся в электронном виде․
Как правильно оформить запись о переходе на ЭТК
Шаг 1․ Подготовка документов
- Получить письменное согласие работника на ведение трудовой книжки в электронном виде (если согласие ещё не оформлено)․
- Подготовить выписку из ЕГИСЗ, подтверждающую создание электронной трудовой книжки (обычно формируется в личном кабинете работодателя на портале «Госуслуги» или в системе кадрового учёта)․
Шаг 2․ Формулировка записи
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (или в отдельный подраздел «Переход на электронную трудовую книжку»)․ Примерный текст:
– Переведён на электронную трудовую книжку в соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 1765 и приказом Минтруда России от № 382н․ Номер ЭТК: ЭТК‑2026‑0012345․
Обязательно указываются:
- дата перехода (как правило, или дата фактического перехода, если он произошёл позже);
- нормативный акт, на основании которого осуществлён переход;
- уникальный номер электронной трудовой книжки (если он уже присвоен)․
Шаг 3․ Подпись и печать
Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и печатью организации․ Если организация не имеет печати, допускается подпись с расшифровкой и указанием должности․
Шаг 4․ Хранение документа
После внесения записи бумажная трудовая книжка остаётся у работника․ Её дальнейшее хранение регулируется общими правилами: книжка должна храниться в безопасном месте, не допускается её повреждение или утеря без последующего восстановления․
Последствия отсутствия записи о переходе
Несвоевременное или отсутствие внесения записи о переходе на ЭТК может привести к следующим рискам:
- Признание трудовой книжки недействительной при обращении в Пенсионный фонд или соцзащиту – потребуется восстановление трудового стажа через суд или административные органы․
- Штрафы для работодателя по статье 5․27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек) – от 1 000 до 5 000 рублей за каждое нарушение․
- Затруднения при трудоустройстве нового работодателя, который может потребовать подтверждения непрерывности стажа․
Поэтому рекомендуется выполнить запись в течение первого месяца после (или сразу после фактического перехода, если он произошёл позже)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли получать согласие работника на переход на ЭТК, если он уже работает в организации?
Да․ Согласно ст․ 66 ТК РФ, переход на электронную форму ведения трудовой книжки требует письменного согласия сотрудника․ Если согласие уже получено ранее (например, при приёме на работу), повторное оформление не требуется․
Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом?
Запись должна отражать реальную дату перехода․ Если переход произошёл позже , указывается фактическая дата․ Запись «задним числом» без основания считается нарушением․
Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна до внесения записи о переходе?
Сначала необходимо восстановить трудовую книжку (через запрос в архив бывшего работодателя или через ЕГИСЗ)․ После восстановления вносится запись о переходе на ЭТК․
Нужно ли информировать Пенсионный фонд о переходе на ЭТК?
Автоматически: данные из ЕГИСЗ передаются в ПФР в рамках взаимодействия государственных систем․ От работодателя дополнительное уведомление не требуется, но рекомендуется проверить наличие сведений в личном кабинете гражданина на портале «Госуслуги»․
Сохраняется ли юридическая сила бумажной трудовой книжки после внесения записи о переходе?
Да․ Бумажная книжка остаётся доказательством трудовой деятельности до момента перехода․ После внесения записи она подтверждает факт перехода и служит «мостом» между бумажным и электронным учётом․
Практический алгоритм для кадровой службы
- Проверить наличие согласия работника на ведение трудовой книжки в электронном виде․
- Сформировать выписку из ЕГИСЗ о создании ЭТК (получить номер)․
- Внести запись в бумажную трудовую книжку согласно образцу выше․
- Завершить запись подписью и печатью организации․
- Сообщить работнику о внесении записи и выдать ему книжку на руки․
- Архивировать копию записи (скан или фото) в личном деле сотрудника для внутреннего контроля․
С 1 января 2026 года переход на электронные трудовые книжки становится обязательным для всех работодателей и работников в России․ Чтобы обеспечить непрерывность трудового стажа и избежать правовых рисков, необходимо сделать запись в бумажной трудовой книжке о факте перехода на электронную форму․ Запись должна быть точной, подтверждённой нормативными актами и заверена подписью и печатью организации․ Соблюдение этой простой процедуры гарантирует, что трудовая история работника будет корректно отражена в обеих системах и будет приниматься без вопросов при обращении за пенсиями, пособиями или при приёме на новую работу․
Следуйте представленному алгоритму, консультируйтесь с юристом или специалистом по трудовому праву при возникновении сомнений, и ваш переход на электронную трудовую книжку пройдёт гладко и без последствий․