Дата публикации: 13:33:43 ()

С 1 января 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу – электронной трудовой книжке (ЭТК). К 1 января 2026 года переходный период завершается‚ и все трудовые отношения должны учитываться в электронном формате. Аналогичные изменения происходят и в Украине‚ где с 10 июня 2026 года бумажные трудовые книжки теряют обязательный статус.

Если вы ранее вели трудовую книжку в бумажном виде и хотите перейти на ЭТК‚ необходимо оформить заявление на отказ от бумажной трудовой книжки (или заявление о переходе на электронный формат). В этой статье подробно рассмотрены правовые основания‚ порядок подачи‚ образец документа и ссылки на скачивание актуальных бланков.

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» – вводит понятие электронной трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России № 18н от «Об утверждении формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку и порядке его заполнения».
• Постановление Правительства РФ № 1416 от о порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек.
• В Украине – Закон Украины «О трудовой книжке» (с изменениями на 2024 г.) и Постановление КМУ № 123 от о переходе на электронный учёт трудового стажа с .

Кто может подать заявление?

Заявление могут подать:

• Работники‚ у которых на момент подачи заявления существует бумажная трудовая книжка (выданная до ).
• Лица‚ получающие трудовую пенсию или иные социальные выплаты‚ которым необходимо подтвердить стаж в электронном виде.
• Работодатели‚ acting от имени работника (например‚ в случае массового перехода всего коллектива).

Заявление подаётся в любой момент – нет ограничений по сроку действия бумажной книжки.

Когда и как подать заявление?

Этапы подачи

1. Подготовка документа – заполнить бланк заявления (см. образец ниже).
2. Подpisание – заявление подписывается работником собственноручно (или электронной подписью‚ если работодатель принимает ЭДО).
3. Передача работодателю – лично в руки кадровой службы‚ через внутренний документооборот или посредством корпоративного ЭДО (например‚ сервис Nopaper).
4. Регистрация – работодатель в течение 3 рабочих дней вносит запись в электронный реестр трудовых книжек и выдаёт работнику подтверждение (форма СТД‑Р).
5. Хранение – бумажная трудовая книжка остаётся у работника (по желанию) или сдаётся в архив работодателя.

Сроки рассмотрения

Согласно Приказу Минтруда № 18н‚ работодатель обязан:

• принять заявление не позднее следующего рабочего дня после его получения;
• внести данные в ЭТК и выдать форму СТД‑Р в течение 3 рабочих дней.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Ниже представлен типовой бланк‚ соответствующий актуальному законодательству на 05/2026 г. Вы можете скопировать текст в любой текстовый редактор (Word‚ Google Docs) и распечатать или заполнить электронно.

Текст заявления

[Наименование организации]
[ИНН организации]
[КПП организации]
[Адрес организации]

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку
(отказ от ведения бумажной трудовой книжки)

Я‚ [Фамилия Имя Отчество]‚ родившийся(ась) «__» __________ 20__ г.‚
паспорт: серия ____ № ___________‚ выдан ___________ «__» __________ 20__ г.‚
код подразделения ___________‚
 residing at: [адрес регистрации]‚
работаю в вашей организации с «__» __________ 20__ г. по должности ______________________‚
в связи с переходом на электронную форму ведения трудовой книжки‚

прошу:
Перевести мою трудовую книжку из бумажного вида в электронный формат (ЭТК).
Внести сведения о моём трудовом стаже‚ занимаемых должностях и периодах работы в электронную трудовую книжку‚ осуществляемую через систему ПФР (ПФУ).
Выдать мне форму СТД‑Р (сведения из электронной трудовой книжки) после завершения перевода.
Принять к сведению‚ что бумажная трудовая книжка остаётся у меня на хранении (по моему желанию) либо будет сдана в архив организации.

Подпись ______________________ /[Ф.И.О.]/

Примечание: В случае подачи заявления через электронный документооборот (ЭДО) подпись может быть выполнена квалифицированной электронной подписью (КЭП) работника.

Где скачать актуальный бланк и образец?

• Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (DOCX) – Контур.Норматив (проверено юристом‚ редакция от с последними изменениями).
• Бланк заявления в сервисе ЭДО Nopaper – возможность заполнить онлайн и подписать КЭП.
• Официальная форма заявления от ПФР (PDF).
• Для украинских работников: Образец заявления о переходе на ЭТК (Украина) (актуально на 05/2026).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК и остаться на бумажной книжке?

После в России обязательный переход на ЭТК завершён. Отказ от электронной формы возможен только если вы продолжаете работать у работодателя‚ который ещё не перешёл на ЭТК (например‚ некоторые небольшие организации с отсрочкой до по специальному решению). В остальных случаях трудовая деятельность учитывается исключительно в ЭТК.

Нужно ли нотариально заверять заявление?

Нет. Заявление оформляется в простой письменной форме и подписывается работником. При использовании ЭДО достаточно квалифицированной электронной подписи.

Что делать‚ если работодатель refuses to accept the заявление?

Согласно ст; 65 ТК РФ‚ работодатель обязан принять документы‚ связанные с ведением трудовой книжки. В случае отказа можно обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием обеспечить соблюдение законодательства.

Как получить форму СТД‑Р после перехода?

Работодатель выдаёт форму СТД‑Р в бумажном виде или направляет её в личный кабинет работника на портале «Госуслуги» (Россия) или «Дия» (Украина) в течение 3 рабочих дней после внесения данных в ЭТК.

Нужно ли сдавать старую бумажную трудовую книжку в архив?

Это зависит от вашего желания и внутренних правил организации. По закону вы можете оставить её у себя на хранении‚ а работодатель обязан обеспечить сохранность электронных данных.

Переход на электронную трудовую книжку – это не только дань современным технологиям‚ но и обязательное требование законодательства‚ направленное на повышение прозрачности и доступности данных о трудовом стаже. Оформление заявления на отказ от бумажной трудовой книжки – простой‚ но важный шаг‚ который гарантирует корректный учёт вашего трудового пути в электронном формате.

Следуйте представленной инструкции‚ используйте актуальные бланки и не забывайте сохранять копию поданного заявления для собственного архива. При возникновении вопросов обращайтесь к юристу компании или в территориальный орган трудовой инспекции.

Удачного перехода на ЭТК!

Информация актуальна на . Законодательство может изменяться; перед подачей заявления рекомендуется уточнить актуальные нормы в официальных источниках (Министерство труда и социальной защиты РФ‚ Пенсионный фонд РФ‚ Министерство социальной политики Украины).