Переход от бумажной к электронной форме трудовой книжки – обязательный шаг с 1 января 2026 года для большинства работодателей в России. Ниже представлено подробное руководство, как правильно оформить заявление, какие данные необходимо указать и как оформить запись в трудовой книжке.

Правовая основа

Переход на электронную трудовую книжку регулируется:

• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ).
• Порядок ведения и хранения электронных трудовых книжек, утверждённый постановлением Правительства РФ от .

Эти нормы определяют, что работник может подать письменное заявление о переходе на электронную форму, а работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку.

Кто может подать заявление?

Заявление может быть подано:

1. Всеми работниками, которые впервые получают трудовую книжку.
2. Сотрудниками, которые уже имеют бумажную книжку и желают перейти на её электронную форму.
3. В случаях, когда работник отказывается от ведения бумажной формы (тогда запись в книжке не делается).

Содержание заявления

Хотя законодательно не существует единого образца, в практике обычно используют следующую структуру:

• Наименование документа – «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку».
• ФИО работника (фамилия, имя, отчество).
• Дата рождения и номер СНИЛС (по желанию).
• Дата подачи заявления.
• Подпись работника.

Пример заполнения

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку

Я, ___________________________,
фамилия, имя, отчество: ___________________________,
дата рождения: _______________,
паспорт: _______________________,
СНИЛС: _______________________,
сообщаю, что желаю перейти на электронное ведение своей трудовой книжки в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ от .

Прошу внести запись о переходе в мою трудовую книжку и передать сведения о трудовой деятельности в электронном виде в Социальный фонд России.
Подпись: ______________________

Как оформить запись в трудовой книжке

После подачи заявления работодатель обязан выполнить следующие действия:

1. Записать дату выдачи бумажной книжки (если она была выдана ранее).
2. Внести запись о переходе на электронную форму в соответствующую графу.
3. Указать точную формулировку, рекомендуемую экспертами:

«Работником подано письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439‑ФЗ».

После того как запись сделана, работодатель больше не несёт ответственности за сохранность бумажной копии.

Последствия перехода на электронную форму

• Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде РФ и доступна для проверок.
• Все сведения о трудовой деятельности (места работы, периоды, должности) автоматически заносятся в электронный ресурс.
• Работник может просматривать свою трудовую историю через личный кабинет на портале ФНС/СФР.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Нужно ли мне одновременно держать бумажную и электронную книжки?
  Ответ: Да, до момента подачи заявления о переходе. После её принятия бумажная копия считается недействительной.
• Вопрос: Как получить доступ к своей электронной книжке?
  Ответ: Через личный кабинет на портале ФНС или СФР после регистрации по номеру страхового свидетельства.
• Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается оформить запись?
  Ответ: В этом случае можно обратиться в отдел кадров, а при необходимости – в трудовую инспекцию или в суд.

Где скачать готовый шаблон

Для удобства вы можете скачать официальный образец заявления, утверждённого кадровыми службами:

• Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (DOCX)
• Образец заявления в PDF

Шаблоны регулярно обновляются в соответствии с последними нормативными актами.

Переход на электронную трудовую книжку – обязательный процесс, который упрощает ведение кадровых документов и повышает прозрачность информации о трудовой деятельности работника. Правильно составленное заявление и точно оформленная запись в книжке гарантируют соответствие требованиям законодательства и избавят от возможных споров в будущем.

Если у вас возникнут сомнения по заполнению формы, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться бесплатной консультацией на портале КонсультантПлюс.