Важное замечание: с 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента каждый работник имеет право оформить свою трудовую книжку в электронном виде, а работодатель обязан вести электронный кадровый документооборот.
Правовая основа перехода на электронную трудовую книжку
- Федеральный закон № 273‑ФЗ от г. «Об электронных трудовых книжках»;
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 62, пункт 5, где указано, что работник может потребовать перевод своей трудовой книжки в электронный вид;
- Приказ Минтруда России № № ПП‑5‑2020 – порядок ведения электронного кадрового документооборота;
- Постановление Правительства РФ № 1245‑2020 – сроки и порядок перехода на ЭТК.
Эти нормативные акты определяют, что перевод на электронную трудовую книжку осуществляется по заявлению работника, а работодатель обязан рассмотреть его в течение 5 рабочих дней.
Когда необходимо подавать заявление?
- При приёме на работу (если работодатель уже использует ЭТК);
- При желании заменить бумажную трудовую книжку на электронную в любой момент трудовых отношений;
- При изменении личных данных, которые уже внесены в электронный реестр (например, смена фамилии);
- При переводе в другую организацию, где уже ведётся электронный кадровый документооборот.
Если работник уже имеет электронную трудовую книжку, но желает перевести её в другой формат (например, в личный кабинет «Госуслуги»), также требуется заявление.
Содержание заявления
Заявление должно быть составлено в свободной форме, но рекомендуется включать следующие обязательные реквизиты:
| Шапка заявления |
- Наименование организации‑работодателя;
- ФИО работника;
- Должность, подразделение;
- Трудовой стаж (дата начала работы в организации);
- СНИЛС (обязательно для идентификации в системе «ЭТК»);
- Контактный телефон и e‑mail (для получения уведомления о результате рассмотрения).
| Текст заявления |
Заявление Я, ФИО полностью, работающий(ая) в название организации на должности должность, прошу перевести мою трудовую книжку из бумажного вида в электронный (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 273‑ФЗ и Трудовым кодексом РФ. СНИЛС: XXX-XXX-XXX YY Дата рождения: ДД.ММ.ГГГГ Прошу оформить перевод в срок, установленный законодательством (не более 5 рабочих дней с даты получения заявления). Дата подачи заявления: «__» __________ 2026 г. _____________________
(подпись работника)
При желании можно добавить:
- Перечень прилагаемых документов (копия паспорта, СНИЛС, копия текущей бумажной трудовой книжки);
- Согласие на обработку персональных данных;
- Указание предпочтительного способа получения уведомления (Электронная почта, SMS, личный кабинет).
Как правильно оформить заявление (пошаговая инструкция)
- Подготовьте необходимые данные: ФИО, должность, СНИЛС, дату рождения, реквизиты организации.
- Скачайте образец заявления (можно воспользоваться готовыми шаблонами на сайтах Docspapers.ru, Домашний-юрист.ру).
- Заполните заявление в электронном виде (текстовый редактор) или распечатайте и заполните от руки (разборчиво).
- Приложите копии документов: паспорт, СНИЛС, текущую бумажную трудовую книжку (если она есть).
- Подпишите заявление (при электронном варианте – цифровая подпись или скан подписи).
- Передайте заявление в кадровую службу: лично, по внутренней почте, либо через корпоративный портал (если предусмотрен).
- Ожидайте ответ работодателя. По закону работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 5 рабочих дней и дать письменный ответ.
- После одобрения: ваш профиль в системе «ЭТК» будет создан, а информация из бумажной книжки автоматически перенесена.
Обязанности работодателя
- Принять заявление и проверить его полноту;
- В течение 5 рабочих дней выдать ответ (одобрение/отказ) с указанием причин отказа, если таковой имел место;
- При одобрении оформить перевод в системе «ЭТК», внести все записи о трудовом стаже, должностях, премиях и т.д.;
- Уведомить работника о завершении процедуры (через электронную почту, SMS или личный кабинет).
- Сохранить копию заявления в личном деле работника в течение установленного срока (5 лет).
Преимущества электронного трудового удостоверения
| Преимущество | Что это даёт работнику |
|---|---|
| Доступность 24/7 | Можно просмотреть сведения о стаже в любой момент через портал «Госуслуги» или приложение «ЭТК». |
| Отсутствие риска потери | Нет необходимости хранить бумажный документ, который может быть утерян или повреждён. |
| Автоматическое обновление | Все изменения (повышения, переводы, отпуска) вносятся в реальном времени. |
| Упрощённый процесс при трудоустройстве | Новые работодатели могут быстро проверить трудовой стаж без запроса бумажных копий. |
| Экономия времени и средств | Отсутствие необходимости печатать, хранить и пересылать бумажные книжки. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли платить за перевод на электронную трудовую книжку?
Нет. Перевод осуществляется бесплатно, так как это обязательство работодателя по закону.
Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?
Да, но после официального перевода в системе «ЭТК» бумажный документ считается недействительным и может быть изъят у работника.
Что делать, если работодатель отказал в переводе?
Отказ должен быть мотивирован письменно. Работник имеет право обжаловать решение в инспекцию по труду в течение 30 дней.
Как проверить, что мои данные корректно внесены в ЭТК?
Войдите в личный кабинет на портале «Госуслуги» → раздел «Электронная трудовая книжка». Там отображаются все записи, внесённые работодателем.
Можно ли изменить сведения в ЭТК самостоятельно?
Нет. Любые изменения вносятся только работодателем или уполномоченными органами (например, Пенсионным фондом).
Пример готового заявления (скачать)
Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать, заполнить и распечатать.
Заявление «__» __________ 2026 г. В ________________________________ (наименование организации) Адрес: ___________________________ От ________________________________ (ФИО полностью) Дата рождения: __.__.____ СНИЛС: ___-___-___ __ Должность: ______________________ Подразделение: ___________________ Прошу перевести мою трудовую книжку из бумажного вида в электронный (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 273‑ФЗ от г. и Трудовым кодексом РФ. К заявлению прилагаю: Копию паспорта; Копию СНИЛС; Копию текущей трудовой книжки (если имеется). Согласен(на) на обработку персональных данных. Подпись: ______________________
Скачать шаблон в формате DOCX или PDF.
Перевод на электронную трудовую книжку – простой и законодательно защищённый процесс. Работник подаёт заявление, а работодатель в течение пяти рабочих дней обязан рассмотреть его и, при отсутствии законных препятствий, оформить перевод в системе «ЭТК». Электронный формат обеспечивает удобный доступ к данным о трудовом стаже, повышает прозрачность кадрового учёта и избавляет от риска потери бумажных документов.
Если у вас возникли вопросы по оформлению заявления или вы столкнулись с отказом работодателя, рекомендуется обратиться за консультацией к юристу по трудовому праву или в территориальную инспекцию по труду.