В 2026 году Россия завершает переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Для многих работодателей и сотрудников вопрос формата ведения стажа остается актуальным, особенно в моменты смены работы или принятия окончательного решения о формате хранения данных. Самое главное помнить: если работник принял решение перейти на электронную трудовую книжку, возврат к бумажному варианту уже невозможен. Это решение окончательно и не подлежит изменению даже при переходе на новое место работы.
В данной статье мы подробно разберем, какую именно запись необходимо внести в бумажный документ, каковы сроки и какие действия должен предпринять работодатель, чтобы соблюсти требования законодательства РФ.
Порядок действий при переходе сотрудника на ЭТК
Процесс перехода регулируется Федеральным законом № 439-ФЗ и Порядком ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н). Алгоритм действий работодателя строго регламентирован:
- Получение заявления. Сотрудник подает письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности (переход на ЭТК).
- Внесение записи. Работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку работника.
- Выдача документа. Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
- Отчетность. Работодатель направляет сведения в Социальный фонд России (СФР).
Какую именно запись вносить в бумажную трудовую?
Это самый важный технический момент. При выдаче трудовой книжки в связи с переходом на электронный формат, в раздел «Сведения о работе» вносится запись о подаче работником заявления. Запись делается на основании поданного сотрудником заявления.
Примерный текст записи:
- В графе 3 («Сведения о приеме на работу…»): «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Важно отметить следующие нюансы оформления:
- Запись вносится в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
- Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при наличии).
- Работодатель не обязан заверять все предыдущие записи (включая записи о награждениях), сделанные до момента выдачи книжки. Заверяется только последняя запись о переходе на ЭТК.
- Если на момент перехода в трудовой книжке отсутствуют какие-либо записи о предыдущих местах работы, исправлять их или вносить задним числом при выдаче на руки не требуеться. Вносится только актуальная запись о переходе.
Что делать с бумажной книжкой после записи?
После того как запись внесена и заверена, бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. С этого момента:
- Работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
- Работник обязан самостоятельно хранить свой бумажный документ.
- При последующем трудоустройстве работник может предъявить бумажную книжку новому работодателю для ознакомления, но новый работодатель уже не будет вносить в нее записей (так как выбор сделан в пользу ЭТК).
Если сотрудник отказался от бумажной формы, работодатель в любом случае обязан вносить все сведения о его трудовой деятельности в базу данных СФР (через форму ЕФС-1).
Частые вопросы и важные нюансы 2026 года
Можно ли вернуться к бумажной трудовой?
Нет. Законом не предусмотрена возможность возврата к ведению бумажной трудовой книжки, если работник написал заявление о переходе на электронную. Выбор является окончательным.
Нужно ли вносить запись о приеме на работу одновременно с записью о переходе?
Да. Если сотрудник работает у вас и подает заявление на переход, вы сначала вносите запись о приеме на работу (если она еще не внесена), а затем — запись о переходе на ЭТК. После этого книжка выдается сотруднику.
Как быть, если в бумажной книжке нет места для записи?
Поскольку книжка выдается на руки, а новые записи в нее вноситься не будут, вопрос вкладыша обычно не встает. Однако, если запись о переходе физически некуда внести (нет свободных строк), теоретически может потребоваться вклейка вкладыша, но на практике при выдаче книжки сотруднику это требуется крайне редко, так как книжка закрывается для записей.
Какие сроки подачи сведений в СФР?
После внесения записи в бумажную книжку и выдачи ее работнику, работодатель должен подать форму ЕФС-1 в Социальный фонд России. Срок подачи — не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи работником заявления.
Переход на электронную трудовую книжку — необратимый процесс, требующий внимательного отношения к оформлению документов. Главная задача работодателя при получении заявления от сотрудника — корректно внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку, заверить ее и своевременно выдать документ владельцу. Соблюдение этих правил (внесение записи по ст. 66.1 ТК РФ, выдача на руки, отчетность в СФР) обезопасит компанию от претензий контролирующих органов и обеспечит сотруднику корректный учет стажа в цифровой системе.
Помните: с 2026 года бумажная трудовая книжка остается у работника как архивный документ, подтверждающий стаж до момента перехода, а вся актуальная информация ведется исключительно в электронном виде.