В 2026 году электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным форматом учета стажа в России․ Однако бумажные трудовые книжки по-прежнему хранятся у граждан, которые ранее выбрали этот формат или не успели подать заявление об отказе от них․ Если сотрудник, имеющий бумажную трудовую книжку, принимает решение перейти на электронный формат, работодатель обязан корректно зафиксировать этот факт документально․ Самое главное помнить, что без правильной записи в бумажном документе переход не считается юридически оформленным, а сама книжка должна быть выдана работнику на руки․
Правовые основания перехода
Процедура перехода регулируется статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации и актуальным Порядком ведения и хранения трудовых книжек․ Согласно законодательству, каждый работник имеет право в любой момент отказаться от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронной․ Для этого необходимо подать соответствующее письменное заявление работодателю․
Важно отметить, что для работников, трудоустраивающихся впервые после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не заводятся — для них ведется только электронный учет․ Запись о переходе вносится только тем сотрудникам, у которых бумажная трудовая книжка уже имеется и ведется․
Пошаговая инструкция: как сделать запись
Процесс оформления перехода состоит из нескольких строго регламентированных этапов․ Ошибка на любом из них может привести к вопросам со стороны контролирующих органов․
Шаг 1․ Получение заявления от работника
Основанием для внесения записи является письменное заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․ В заявлении сотрудник должен указать:
- ФИО и должность;
- Просьбу о переходе на электронную трудовую книжку;
- Дату подачи и личную подпись․
Работодатель обязан зарегистрировать заявление в журнале входящей документации, присвоив ему входящий номер и дату регистрации․ Эти данные будут перенесены в трудовую книжку․
Шаг 2․ Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (раздел 3)․ Необходимо соблюдать следующую структуру заполнения граф:
- Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер вносимой записи (следующий за последней записью о приеме, переводе или увольнении)․
- Графа 2 (Дата): Указывается дата внесения записи (обычно совпадает с датой регистрации заявления или датой фактического перехода, но не ранее даты заявления)․
- Графа 3 (Запись): Делается следующая запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- Графа 4 (Документ-основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись․ В данном случае это заявление работника․ Формат: «Заявление работника от [дата] № [номер регистрации]»․
Шаг 3․ Заверение и выдача книжки
После внесения записи она должна быть заверена:
- Подписью ответственного лица (работодателя или уполномоченного сотрудника отдела кадров)․
- Печатью организации (если печать используется в документообороте компании)․
- Подписью самого работника с фразой «Запись верна» (или аналогичной), если это требуется внутренними правилами, однако по общему правилу подпись работника подтверждает факт ознакомления․
Критически важный момент: После внесения записи о переходе на ЭТК бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки․ С этого момента работодатель больше не делает в ней никаких записей и не хранит её․ Вся дальнейшая информация о стаже будет формироваться только в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР)․
Образец заполнения записи
Ниже приведен пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 15 | Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации | Заявление работника от № 45-к | |
| Должность ответственного лица _______________ /И․О․ Фамилия/ М․П․ (если применяется) С записью ознакомлен(а): _______________ /Подпись работника/ | |||
Частые вопросы и нюансы 2026 года
Что делать, если работник передумал?
После того как запись внесена и трудовая книжка выдана на руки, вернуться к бумажному формату у данного работодателя уже нельзя․ Выбор формата является окончательным для текущего места работы․ Однако, если работник устроится на новую работу, он уже не сможет выбрать бумажную форму, так как сведения о его переходе уже находятся в базе СФР․
Нужно ли вносить закрывающую запись об увольнении?
Нет․ Запись о переходе на ЭТК не является увольнением․ Если сотрудник продолжает работать, запись о переходе просто фиксирует смену формата учета․ При последующем увольнении в бумажную книжку (если бы она осталась у работодателя) вносилась бы запись об увольнении, но так как книжка выдана на руки после перехода, работодатель больше не имеет права делать в ней какие-либо отметки․
Совместители и электронные книжки
Для совместителей, которые не предоставили бумажную трудовую книжку основному работодателю, сведения о работе также передаются в электронном виде․ Отдельная запись о «переходе» в бумажный документ совместителя не вносится, если сам документ физически находится у другого работодателя или на руках у сотрудника без заявления о переходе по месту совместительства․
Правильное оформление перехода на электронную трудовую книжку — это гарантия отсутствия проблем с трудовой инспекцией и Пенсионным фондом (СФР)․ Невероятно важно помнить, что ключевыми элементами процесса являются наличие письменного заявления сотрудника, точное соответствие текста записи требованиям законодательства и своевременная выдача бумажной трудовой книжки работнику после внесения финальной отметки․ Соблюдение этих правил обеспечивает прозрачность трудового стажа и защиту прав работника в цифровую эпоху․