С 1 января 2020 года в Российской Федерации действует Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовой деятельности», который ввёл обязательное ведение электронных трудовых книжек. С 2025 года порядок оформления перехода на ЭТК уточнён, а также уточнены требования к заполнению бумажной трудовой книжки при отказе от её дальнейшего ведения.

Нормативная база

• ФЗ‑439‑ФЗ (ст. 2, п. 2‑3) – порядок выдачи бумажного документа при переходе на электронный учёт.
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – право работника получить сведения из ЭТК в бумажном виде и обязанность работодателя выдать трудовую книжку на руки не позднее трёх рабочих дней после заявления.
• Приказ Минтруда России № XXX/2024 «О порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек» (действует с ).

Кто может инициировать переход?

Переход на электронную трудовую книжку возможен в следующих случаях:

1. Сотрудник, ранее ведший бумажную ТК, подаёт заявление о переходе на ЭТК.
2. Новый работник, трудоустраивающийся впервые, сразу оформляется в электронном виде (бумажная ТК не заводится).
3. Работник, желающий получить выписку из ЭТК в бумажном виде, подаёт заявление согласно ст. 66.1 ТК РФ.

Пошаговая инструкция для кадровой службы

Шаг 1. Приём заявления сотрудника

Сотрудник подаёт письменное заявление (можно в электронном виде через корпоративный портал или на бумаге). В заявлении должны быть указаны:

• ФИО сотрудника;
• Дата, с которой бумажная трудовая книжка перестаёт использоваться (дата перехода);
• Подпись и дата подачи заявления;
• При желании – запрос на выдачу бумажной выписки из ЭТК (форма СТД‑Р).

Пример формулировки:

«Я, Иванов Иван Иванович, прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид с года. Прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку с записью о переходе на электронный учёт трудовой деятельности».

Шаг 2. Проверка заполнения бумажной трудовой книжки

Перед внесением записи специалист отдела кадров обязан:

• Сверить все записи в бумажной ТК с данными, уже переданными в ПФР (если такие передачи уже осуществлялись);
• Убедиться, что нет пробелов в стаже, должностях, периодах работы;
• При выявлении неточностей – внести исправления согласно внутреннему регламенту (сделать пометку «исправлено» и заверить подписью ответственного лица).

Шаг 3. Внесение записи о переходе в бумажную трудовую книжку

В разделе «Сведения о работе» (или в отдельном блоке «Дополнительные сведения») делается запись следующего вида:

 Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ от г. и ст. 66.1 ТК РФ;

Запись заверяется подписью ответственного специалиста отдела кадров и печатью организации (если печать используется).

Шаг 4. Выдача бумажной трудовой книжки сотруднику

Согласно п. 2‑3 ст. 2 ФЗ‑439‑ФЗ, после внесения записи работник получает свою трудовую книжку на руки не позднее трёх рабочих дней с даты подачи заявления. При выдаче:

• Сотрудник расписывается в журнале выдачи трудовых книжек;
• Копия записи о переходе остаётся в личном деле сотрудника;
• Оригинал трудовой книжки остаётся у работника.

Шаг 5. Формирование и передача сведений в электронном виде

После подтверждения перехода:

1. Сведения о трудовой деятельности (приём, переводы, увольнения, награды, периоды нетрудоспособности и т.д.) формируются в электронном виде согласно утверждённой форме СТД‑Р.
2. Файл передаётся в ПФР (Социальный фонд России) через защищённый канал ЕСИА или через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги».
3. Подтверждение получения сведений сохраняется в системе учёта кадров (например, в 1С:ЗУП или аналогичной программе).

Шаг 6. Информирование сотрудника о доступе к ЭТК

Сотруднику необходимо объяснить, как просматривать свои электронные трудовые сведения:

• Личный кабинет на портале Госуслуги → раздел «Трудовая деятельность»;
• Мобильное приложение «Социальный фонд России» (доступно для iOS и Android);
• В случае необходимости – запрос бумажной выписки формы СТД‑Р через отдел кадров или МФЦ (выдаётся в течение 5 рабочих дней).

Особенности оформления в 2025 году

С вступили в силу следующие уточнения:

• Обязательное использование единого формата XML‑файла для передачи сведений в ПФР (требование приказа Минтруда № XXX/2024).
• Увеличен срок хранения электронных копий трудовых книжек в организации – до 75 лет после увольнения сотрудника (в соответствии с новыми нормами архивного законодательства).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от перехода на ЭТК после подачи заявления?

Да, сотрудник может в любой момент отозвать своё заявление и продолжить ведение бумажной ТК. В этом случае в книжке делается запись об отказе от электронного учёта.

Что делать, если в бумажной ТК обнаружены ошибки после перехода?

Ошибки исправляются в бумажной ТК согласно внутреннему регламенту, а затем исправленные сведения передаются в ПФР в виде корректирующего файла СТД‑Р.

Нужно ли уведомлять ПФР о каждом переходе сотрудника на ЭТК?

Нет, уведомление не требуется. Достаточно своевременно передавать актуальные сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Можно ли получить выписку из ЭТК в бумажном виде без заявления сотрудника?

Нет, выдача бумажной выписки возможна только по заявлению работника (ст. 66.1 ТК РФ) или по запросу судебных/следственных органов в рамках законодательных оснований.

Правильное оформление перехода на электронную трудовую книжку требует чёткого соблюдения последовательности действий: приём заявления, проверка и исправление бумажной ТК, внесение корректной записи, выдача документа сотруднику, формирование и передача электронных сведений в ПФР, а также информирование работника о способах доступа к своей ЭТК. Следуя данной инструкции, кадровая служба обеспечит соответствие законодательству, minimises риски штрафов и сохранит доверие сотрудников к работе отдела кадров.

Если у вас остались вопросы или нужна помощь в настройке программного обеспечения (1С:ЗУП, «Госуслуги» API и т.д.), обращайтесь к специалистам по кадровому учету или в службу поддержки вашего программного продукта.