С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник вправе выбрать вместо традиционной бумажной книжки хранение сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде. Этот процесс начинается с подачи письменного заявления работодателю. В статье подробно разберем, как правильно оформить этот документ, какие шаги предпринять и на что обратить особое внимание.
Кто может перейти на электронную трудовую книжку?
Перейти на ЭТК может любой работник, независимо от стажа и формы трудоустройства:
- Новоиспеченный сотрудник, устраивающийся на работу впервые (у него еще нет ни бумажной, ни электронной ТК).
- Работник, уже имеющий бумажную трудовую книжку (заведенную до ).
- Работник, который уже пользуется ЭТК с предыдущего места работы.
Важно: Если у вас уже есть бумажная ТК, при переходе на ЭТК работодатель обязан выдать ее вам на руки с внесенной соответствующей записью.
Порядок действий для работника
Процесс состоит из нескольких простых шагов:
Шаг 1: Подготовка и подача заявления
Вам необходимо написать заявление на имя руководителя вашей организации. Точной унифицированной формы законом не предусмотрено, но документ должен содержать обязательные реквизиты и четкую просьбу.
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
От сотрудника:
Петрова Петра Петровича
(ФИО полностью)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ и ч. 2 ст. 2 Федерального закона от № 422-ФЗ в электронном виде (создать электронную трудовую книжку).
В случае наличия у меня бумажной трудовой книжки прошу выдать ее мне на руки с внесением записи о подаче данного заявления.
«___» __________ 20__ г.
_________________ / Петров П.П. /
(подпись)
Ключевые моменты в тексте заявления:
- Четко указана просьба о предоставлении сведений в электронном виде.
- Ссылка на ст. 66.1 ТК РФ и ФЗ-422 (это основание).
- Обязательно должна быть просьба о выдаче на руки бумажной трудовой книжки, если она у вас есть. Без этого пункта работодатель может не выдать старую книжку.
Шаг 2: Действия работодателя после получения заявления
По получении вашего заявления работодатель (отдел кадров) обязан:
- Внести запись в вашу бумажную трудовую книжку (если она есть). Форлировка записи примерно такая: «Подано письменное заявление о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». Вы и представитель работодателя расписываетесь.
- Выдать вам бумажную трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней с даты подачи заявления (если она у вас была).
- Создать вам электронную трудовую книжку в системе Пенсионного фонда России (ПФР).
- Сдать в ПФР отчет СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) на следующий рабочий день после вашего приема на работу (если вы новый сотрудник) или после подачи заявления (если вы уже работаете).
Шаг 3: Получение выписки из ЭТК
Чтобы получить официальный документ — выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р), нужно:
- Через портал Госуслуг: В разделе «Услуги» -> «Справки и выписки» найти услугу «Выписка из электронной трудовой книжки» и отправить запрос.
- Через работодателя: Подать заявление на получение справки по форме СТД-Р. Работодатель обязан подготовить ее в течение трех рабочих дней.
- Закон не устанавливает срок, в течение которого нужно подать заявление. Это можно сделать в любой момент трудовых отношений.
- Для удобства учета рекомендуется подавать заявление в начале календарного года или в начале нового трудового договора.
- Если вы уже работаете и переходите на ЭТК, вся ваша история труда (включая записи из бумажной книжки) будет перенесена в электронный формат.
Что должен знать работодатель?
Для кадровиков и бухгалтеров процесс также регламентирован:
- Прием на работу сотрудника, выбравшего ЭТК, происходит без оформления бумажной трудовой книжки. Вместо этого вносится запись в ЭТК через ПФР.
- Если у сотрудника уже есть бумажная ТК, после его заявления ее нужно вернуть ему на руки с записью о переходе.
- Все кадровые события (прием, увольнение, перевод) отражаются одновременно и в ЭТК (через отчет СЗВ-ТД), и в локальных документах организации (приказ, штатное расписание).
- Хранение самой бумажной книжки (если она была выдана сотруднику) больше не входит в обязанности работодателя.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказать в переходе на ЭТК?
Нет. Выбор формата хранения сведений о трудовой деятельности — это неотъемлемое право работника. Работодатель не вправе препятствовать или отказывать в подаче заявления.
Что, если у меня нет бумажной книжки (я молодой специалист)?
Вы просто пишете заявление о создании ЭТК. Бумажную книжку вам выдают только если она у вас уже была. При первом трудоустройстве ЭТК создается с нуля.
Как проверить, что моя ЭТК создана?
Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность»).
2. Через личный кабинет застрахованного лица на сайте ПФР.
3. Запросив выписку СТД-Р у работодателя.
Могу ли я потом передумать и вернуться к бумажной книжке?
Да, вы вправе в любой момент подать новое заявление о выдаче бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан ее оформить и выдать вам.
Переход на электронную трудовую книжку — это просто и удобно. Главное для работника, правильно составить заявление, обязательно упомянув в нем выдачу старой бумажной книжки (если она есть). Главное для работодателя — четко следовать процедуре: принять заявление, сделать запись в бумажном варианте (при его наличии), выдать его сотруднику, создать ЭТК в ПФР и сдать отчет СЗВ-ТД.
Следуя этому руководству, вы без ошибок оформите переход на современный цифровой формат хранения трудовой истории.