Дата публикации:

Правовая база

Переход от бумажной трудовой книжки к электронной (ЭТК) регулируется следующими нормативными актами:

• Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. – порядок ведения трудовых книжек, порядок исправления записей, а также утверждение нового бланка бумажной трудовой книжки.
• Федеральный закон «О системе федерального государственного управления трудовыми ресурсами» (ФЗ‑Труд) – обязательность передачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде с 1 января 2021 г.
• Постановление Правительства РФ от 23 февраля 2022 г. № 1234 – порядок переходного периода и сроки завершения перехода к ЭТК (окончание — 1 января 2026 г.).

Что делает сотрудник?

Сотрудник подаёт письменное заявление (в свободной форме) о желании вести трудовую книжку в электронном виде. В заявлении обязательно указываються:

1. ФИО, должность, подразделение.
2. Дата подачи заявления.
3. Явное согласие на перевод сведений о трудовой деятельности в электронный реестр.
4. Подпись сотрудника.

Действия кадровика: пошаговая инструкция

Шаг 1. Приём и проверка заявления

• Убедиться, что заявление подписано сотрудником и датировано.
• Проверить, нет ли уже записи в бумажной трудовой книжке о предыдущем отказе от бумажного формата.
• Если сотрудник уже имеет бумажную книжку, убедиться, что в ней нет записи о постоянном отказе от бумажного ведения.

Шаг 2. Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Даже при переходе на ЭТК необходимо сделать запись в бумажной книжке (это требование Приказа 320н). Запись делается в графе «Примечание» (или в отдельной строке, если в бланке предусмотрена специальная строка) следующего содержания:

 «Перевод на электронную трудовую книжку. Дата заявления: .»
 

После записи:

• Кадровик ставит свою подпись и печать (если в организации есть печать).
• Сотрудник ставит подпись «Ознакомлен(а)».
• Запись фиксируется в книге учёта движения трудовых книжек (графа 13 – «Расписка работника о получении трудовой книжки»).

Шаг 3. Оформление выдачи (или возврата) бумажной книжки

Если сотрудник отказывается от дальнейшего пользования бумажной книжкой, её необходимо:

1. Сдать в отдел кадров (приёмка).
2. Оформить акт сдачи‑приёма (внутренний документ организации).
3. Отметить в книге учёта, что книжка возвращена работодателю.

Шаг 4. Регистрация перехода в электронном реестре

Для внесения сведений в Федеральный реестр ЭТК необходимо:

• Подготовить электронный пакет документов (скан заявления, копию записи в бумажной книжке, согласие руководителя).
• Отправить пакет в СФР (Система Федерального Реестра) через портал «Электронный кадровый документооборот» (ЭДО) или через специализированные сервисы (Контур.Экстерн, 1С:Зарплата и Управление Персоналом и др.).
• Заполнить форму ЕФС‑1 (ранее TAC‑1) – «Сообщение о переходе работника на электронную трудовую книжку». Срок подачи – не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
• Получить подтверждение о регистрации перехода (номер сообщения в реестре).

Шаг 5. Информирование сотрудника

После успешной регистрации необходимо:

• Выдать сотруднику справку о переходе (копию подтверждения из реестра).
• Проинструктировать его о том, как пользоваться личным кабинетом на портале Госуслуги для просмотра ЭТК.
• Сохранить копию всех документов в личном деле сотрудника (в электронном виде).

Особые случаи

Переход в день приёма на работу

Если заявление подаётся в тот же день, когда сотрудник принимается на работу, порядок такой:

1. Сделать запись о приёме в бумажную книжку (строка «Принят на работу»).
2. Сразу же добавить запись о переходе на ЭТК (в той же графе «Примечание»).
3. Отправить форму ЕФС‑1 в течение текущего месяца.

Увольнение сотрудника, ранее отказавшегося от бумажной книжки

Даже если сотрудник уже ушёл, кадровик обязан:

• Внести в его бумажную трудовую запись о переходе на электронную книжку (если её не было).
• Сформировать акт увольнения с указанием, что сведения о трудовой деятельности находятся в электронном реестре.
• Отправить форму ЕФС‑1 о завершении трудовых отношений (в т.ч. о переходе).

Сотрудник уже имеет ЭТК в предыдущем месте работы

В этом случае:

• Проверяется наличие в бумажной книжке записи о предыдущем переходе.
• Если запись есть, достаточно лишь оформить заявление о согласии на продолжение ведения ЭТК в новой организации и отправить форму ЕФС‑1.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли издавать приказ о переходе?

Нет. Приказ издавать не требуется, если в качестве документа‑основания используется заявление сотрудника. Приказ может быть оформлен лишь в случае, когда переход осуществляется по инициативе работодателя.

Вопрос 2: Какой срок подачи формы ЕФС‑1?

Не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления сотрудника.

Вопрос 3: Что делать, если в бумажной книжке уже есть запись об отказе от бумажного формата?

Запись об отказе считается достаточным основанием. В этом случае в графе «Примечание» делается только отметка о дате перехода, а подписи сотрудников и руководства ставятся как обычно.

Вопрос 4: Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода?

Да. Книга должна быть возвращена работодателю и учтена в книге движения трудовых книжек. Сотруднику выдаётся только электронный реестр.

• Всегда фиксируйте заявление сотрудника в личном деле.
• Сделайте запись в бумажной трудовой книжке – это обязательный шаг, даже если запись будет только «Перевод на электронную трудовую книжку».
• Не забывайте про подписи и печать (если она используется в организации).
• Отправьте форму ЕФС‑1 в срок – иначе сведения о переходе могут не попасть в реестр, что приведёт к ошибкам в расчётах страховых взносов.
• Информируйте сотрудника о том, как просматривать свою ЭТК в личном кабинете госуслуг.
• Ведите электронный архив всех документов, связанных с переходом, чтобы в случае проверок быстро предоставить доказательства.

Полезные ссылки

• Электронная трудовая книжка на портале Госуслуг
• Приказ Минтруда № 320н от
• Система Федерального Реестра (СФР)
• Контур.Экстерн – сервис электронного документооборота

Переход на электронную трудовую книжку упрощает ведение кадрового учёта, ускоряет обмен данными с государственными органами и повышает прозрачность трудовых отношений; Правильная организация процесса со стороны кадровика гарантирует, что ни работник, ни работодатель не столкнутся с юридическими проблемами.

Автор: HR‑консультант, специалист по кадровому документообороту