С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который позволяет работодателю вести учет трудового стажа сотрудника в электронном виде, а сотруднику – получать выписки через сервисы «Госуслуги» и «Служба Федеральной регистрации» (СФР)․ Вопрос о переходе на ЭТК часто возникает как у работников, так и у работодателей․ Ниже приведена пошаговая инструкция, как правильно оформить переход, какие документы нужны и какие сроки соблюсти․
Что такое электронная трудовая книжка?
- Электронный документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника․
- Ведется в единой системе Федеральной службы по труду (ФСТ)․
- Содержит все записи, которые обычно находятся в бумажной трудовой книжке: даты начала работы, изменения должности, увольнения, начисления и т․д․
- Работник может получить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» или СФР․
Законодательная база
Переход на ЭТК регулируется:
- Федеральным законом «Об обязательном порядке ведения трудовой книжки» (от г․ № 239-ФЗ)․
- Постановлением Правительства РФ № 1400 от г․ «Об утверждении порядка введения электронных трудовых книжек»․
- Постановлением Минтруда РФ от г․ «Об утверждении правил ведения электронных трудовых книжек»․
С 1 января 2023 года все сведения о трудовой книжке подаются в форме ЕФС‑1 (Электронная форма сведений о трудовой книжке)․
Когда можно перейти на ЭТК?
Переход возможен в любой момент:
- При приёме нового сотрудника․
- При смене статуса работника (например, из временного в постоянный)․
- При отказе сотрудника от бумажной трудовой книжки․
В случае отказа работника от бумажной книжки, работодатель обязан:
- Сделать запись в бумажной трудовой книжке о переходе на ЭТК․
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки․
- Сообщить в СФР о приёме сотрудника и о переходе на ЭТК не позднее следующего рабочего дня․
Как оформить заявление о переходе на ЭТК?
Заявление может быть подано в произвольной форме, но рекомендуется использовать шаблон, чтобы не пропустить важные данные․ В заявлении обязательно указывается:
- ФИО сотрудника․
- Дата начала работы в организации․
- Дата, с которой будет прекращено ведение бумажной трудовой книжки․
- Подпись сотрудника․
- Подпись руководителя организации․
После подписания заявление передаётся в кадровый отдел, где:
- Проверяется наличие записи об отказе в бумажной трудовой книжке․
- Проверяется правильность заполнения всех полей․
- Сохраняется копия заявления в личном деле сотрудника․
Порядок действий работодателя
- Получить заявление от сотрудника; Убедитесь, что в заявлении указана дата перехода․
- Проверить бумажную трудовую книжку․ Если в ней уже есть запись об отказе, переход можно считать завершённым․
- Внести запись о переходе в бумажной трудовой книжке․ Запись должна быть сделана в соответствии с требованиями ФСТ․
- Выдать бумажную трудовую книжку сотруднику․ Работник получает её на руки․
- Сообщить в СФР․ Оформить электронную запись о приёме сотрудника и о переходе на ЭТК․ Сделать это не позднее следующего рабочего дня․
- Обновить данные в системе․ Внести изменения в электронную систему в течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления․
Что делать, если сотрудник не помнит, подавал ли он заявление о переходе?
В таком случае:
- Проверьте бумажную трудовую книжку на наличие записи об отказе․
- Если записи нет, попросите сотрудника заполнить заявление о переходе․
- После получения заявления выполните все пункты из раздела 5․
Как получить выписку из ЭТК?
Сотрудник может запросить выписку через:
- Портал «Госуслуги» – в разделе «Трудовая книжка»․
- Служба Федеральной регистрации (СФР) – через личный кабинет․
Выписка автоматически генерируется из электронного реестра и содержит все записи, включая дату перехода на ЭТК․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказатся от бумажной трудовой книжки? Да, работник может в любой момент отказаться․ Работодатель обязан оформить переход․
- Что делать, если работодатель не вносит запись в ЭТК? В таком случае работник может обратиться в инспекцию труда․ Работодатель может быть привлечён к ответственности․
- Нужна ли бумажная трудовая книжка после перехода? Да, работник обязан иметь бумажную копию, которую он получает после записи о переходе․
- Как быстро можно получить выписку из ЭТК? Обычно в течение 1–2 рабочих дней после запроса․
Сроки и порядок предоставления сведений
Согласно законодательству:
- Переход на ЭТК должен быть оформлен в течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления․
- Запись о переходе в бумажной трудовой книжке должна быть внесена в течение 3 рабочих дней․
- Сведения о трудовой книжке подаются в форме ЕФС‑1 с 1 января 2023 года․
Как подготовиться к переходу на ЭТК?
- Обновите локальные нормативные акты․ Включите правила о переходе на ЭТК в внутренний трудовой распорядок․
- Обучите кадровый персонал․ Проведите тренинги по работе с системой ФСТ․
- Создайте шаблоны заявлений․ Это ускорит процесс оформления․
- Проведите аудит бумажных трудовых книжек․ Убедитесь, что все записи корректны и не содержат ошибок․
Что происходит, если работник отказывается от перехода?
Если работник не согласен перейти на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку․ При этом работник имеет право на получение выписки из бумажной трудовой книжки в любой момент․ В случае отказа работника от перехода, работодатель не может требовать от него подписания заявления о переходе․
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадрового учёта, который упрощает жизнь как работодателя, так и сотрудника․ Чтобы избежать конфликтов и ошибок, важно:
- Соблюдать установленные сроки․
- Вести точную запись в бумажной трудовой книжке․
- Подача заявления в форме ЕФС‑1․
- Обеспечить доступ сотрудников к выпискам через «Госуслуги»․
Следуя приведённой инструкции, вы сможете без проблем оформить переход на электронную трудовую книжку и обеспечить надёжный учёт трудового стажа ваших сотрудников․