Важное замечание: с 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента все сведения о трудовом стаже и изменениях в трудовых отношениях вносятся исключительно в электронный формат. Ниже подробно описан порядок оформления записи о переходе с бумажной трудовой книжки на электронную.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой документ, хранящийся в государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка». Он заменяет традиционную бумажную трудовую книжку и содержит:

• Данные о трудовом стаже;
• Записи о приёме, переводе, увольнении;
• Сведения о профессиональном обучении и повышении квалификации;
• Информацию о начислениях и выплатах, если работодатель использует интегрированные сервисы.

ЭТК исключает риск потери данных, упрощает проверку стажа работодателями и государственными органами, а также позволяет вести запись в режиме онлайн.

Кто обязан оформить переход на ЭТК?

Согласно проекту закона, внесённому в Госдуму в ноябре 2023 года и вступившему в силу с 1 января 2026 года, переход на электронную трудовую книжку обязателен для:

1. Работников, заключивших трудовой договор после 1 января 2020 года;
2. Сотрудников, чей стаж уже был перенесён в электронный реестр в рамках переходного периода;
3. Работников, желающих перевести уже существующую бумажную трудовую книжку в электронный формат (по их заявлению).

Необходимые документы

Для оформления записи о переходе необходимо собрать следующий пакет:

• Заявление работника о переводе в электронную трудовую книжку (шаблон предоставляется работодателем).
• Трудовой договор (копия) и (при наличии) дополнения к нему.
• Бумажная трудовая книжка (если она есть) – для сверки данных.
• Документ, удостоверяющий личность (паспорт РФ).
• Согласие работодателя на передачу данных в государственную информационную систему (подписывается в электронном виде).

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1. Подготовка к работе в системе «ЭТК»

1. Получить доступ к порталу ЭТК через Единый портал государственных услуг (Госуслуги) или через корпоративную систему HR‑программ.
2. Установить квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП) для юридических лиц.
3. Обучить ответственных HR‑специалистов работе с интерфейсом системы (веб‑инструкции и видеокурсы доступны на сайте Минтруда).

Шаг 2. Регистрация работника в системе

1. Ввести персональные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения) в раздел «Сотрудники».
2. Привязать к профилю работника его паспортные данные и загрузить скан‑копию паспорта (по требованию системы).
3. Указать, что работник переходит с бумажной трудовой книжки на электронную (выбрать тип «Перевод»).

Шаг 3. Ввод записи о переходе

1. Открыть карточку сотрудника → «Трудовая книжка» → «Запись о переходе».
2. Заполнить поля:
   • Дата перехода – фактическая дата, когда работник подписал заявление.
   • Основание – «Перевод с бумажной трудовой книжки на электронную».
   • Номер и серия бумажной трудовой книжки (для справки).
   • Комментарий (по желанию, например, «Согласовано с работником »).
3. Прикрепить скан‑копию заявления работника и (при необходимости) копию последней страницы бумажной трудовой книжки.
4. Подписать запись квалифицированной электронной подписью работодателя.
5. Отправить запись в государственную информационную систему (кнопка «Отправить»).

Шаг 4. Уведомление работника

После успешной отправки система генерирует уведомление о том, что запись о переходе внесена. Работнику необходимо:

• Получить подтверждение по электронной почте (или через приложение «Госуслуги»).
• Войти в личный кабинет на портале ЭТК и убедиться, что запись отображается корректно.

Пошаговая инструкция для работника

Шаг 1. Подготовка заявления

Скачать шаблон заявления с сайта работодателя или с портала Минтруда, заполнить его, указав:

• ФИО, СНИЛС, ИНН;
• Номер и серию текущей бумажной трудовой книжки;
• Дата подачи заявления;
• Подпись (можно подписать в электронном виде через «Госуслуги»).

Шаг 2. Передача заявления работодателю

Отдать заявление в HR‑отдел (можно в электронном виде через корпоративный портал).

Шаг 3; Проверка записи в ЭТК

1. Войти в личный кабинет «Госуслуги» → «Электронная трудовая книжка».
2. Найти раздел «Моя трудовая книжка» → «Записи».
3. Убедиться, что запись о переходе отображается с правильной датой и указанием основания.

Шаг 4. При необходимости – исправление ошибок

Если обнаружена ошибка, работник обращается в отдел кадров с заявлением о корректировке. Работодатель вносит исправления и повторно подписывает запись.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Ошибки, которые часто допускают

• Не указали номер бумажной книжки. Система требует эту информацию для сверки.
• Отсутствие подписи КЭП у работодателя. Запись считается невалидной и будет отклонена.
• Неправильный формат даты. В системе поддерживается формат ДД.ММ.ГГГГ.
• Не загрузили скан заявления. Без него запись может быть отклонена в течение 5 рабочих дней.

Полезные ссылки

• Официальный портал ЭТК
• Госуслуги – личный кабинет
• Министерство труда и социальной защиты РФ
• Статистика по внедрению ЭТК

Переход на электронную трудовую книжку – обязательный процесс, который упрощает ведение трудовых записей, повышает их безопасность и делает проверку стажа мгновенной. Следуя приведённой выше пошаговой инструкции, как работодатель, так и работник смогут без ошибок оформить запись о переходе и избежать возможных задержек.

Помните: правильное заполнение и своевременная подпись – ключ к успешному переходу. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в отдел кадров или в службу поддержки портала ЭТК.