С 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а к 2025 году этот процесс был полностью завершён. Сегодня все работодатели обязаны вести трудовую деятельность сотрудников исключительно в электронном виде — если сотрудник добровольно выбрал этот формат. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить запись о переходе на электронную трудовую книжку, какие документы нужны, какие действия должен предпринять работодатель и как избежать ошибок, которые могут привести к штрафам.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится на серверах Пенсионного фонда России (ПФР). В ней отображаются:

• ФИО сотрудника;
• дата рождения;
• СНИЛС;
• наименования всех работодателей;
• должности;
• даты приёма и увольнения;
• основания для прекращения трудовых отношений.

ЭТК не заменяет бумажную книжку полностью, она дополняет её. Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку, она остаётся у него на руках, но все новые записи вносятся только в электронный формат.

Когда сотрудник выбирает ЭТК: основные шаги работодателя

Если новый сотрудник пришёл на работу и подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель должен выполнить следующие действия в строгой последовательности:

Получить заявление от сотрудника

Сотрудник должен лично подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Форма заявления утверждена Приказом Минтруда России № 585н от . Заявление можно подать:

• в бумажном виде (на бумаге, подписанном от руки);
• в электронном виде через личный кабинет на портале Госуслуг или через корпоративную систему (например, 1С:Кабинет сотрудника).

Важно! Заявление должно содержать:

• ФИО, СНИЛС, паспортные данные сотрудника;
• дату подачи заявления;
• четкую формулировку: «Прошу перейти на ведение моей трудовой книжки в электронной форме».

Внести запись о приёме на работу в бумажную трудовую книжку

Даже если сотрудник выбрал ЭТК, работодатель обязан внести запись о его приёме на работу в бумажную трудовую книжку, если она у него уже есть. Это требование закреплено в Трудовом кодексе РФ (ст. 66.1).

Пример записи:

«Принят на работу в должности [должность] с [дата] на основании приказа № [номер] от [дата]»

Запись делается в соответствии с правилами ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от ).

Выдать бумажную трудовую книжку на руки сотруднику

После внесения записи о приёме, бумажная трудовая книжка выдаётся сотруднику на руки под роспись в журнале учёта движения трудовых книжек. При этом работодатель должен обязательно предупредить сотрудника:

• что все дальнейшие записи (о переводах, увольнениях, наградах) будут вестись только в ЭТК;
• что бумажную книжку лучше не терять — она содержит историю трудовой деятельности до перехода на ЭТК;
• что в случае утраты бумажной книжки восстановить её будет сложно — потребуется судебное решение или архивные справки.

Сообщить в ПФР о переходе на ЭТК

В течение одного рабочего дня после получения заявления работодатель обязан направить в Пенсионный фонд России сведения о переходе сотрудника на электронную трудовую книжку.

Сделать это можно через:

• Систему электронной отчётности (например, 1С:Зарплата и управление персоналом, Контур.Экстерн, Е-Офис 24);
• личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
• электронный обмен данными через оператора ЭДО.

Важно! В сообщении необходимо указать:

• ФИО, СНИЛС сотрудника;
• дату подачи заявления;
• дату, с которой начинается ведение ЭТК (обычно это дата приёма на работу или дата подачи заявления).

Зарегистрировать факт в учётной книге

Все операции с трудовыми книжками (включая выдачу и получение заявлений) фиксируются в журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма № Т-2). В графе «Примечание» нужно сделать запись:

«Сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Бумажная книжка выдана на руки. Сведения переданы в ПФР [дата].»

Что делать, если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки?

Если сотрудник пришёл на работу впервые и никогда не имел бумажной трудовой книжки — не заводите её. Это прямо запрещено законом.

В этом случае:

• работодатель получает заявление о переходе на ЭТК;
• в течение одного рабочего дня направляет сведения в ПФР о приёме на работу и о выборе ЭТК;
• в журнале учёта делается запись: «Бумажная трудовая книжка не заводилась — сотрудник выбрал электронную форму ведения».

Важно! Никогда не заводите бумажную трудовую книжку, если сотрудник уже выбрал ЭТК — даже если он сам попросит. Это нарушение закона и может повлечь штраф от Государственной инспекции труда.

Как проверить электронную трудовую книжку?

Сотрудник может самостоятельно проверить содержание своей ЭТК через:

• Личный кабинет на сайте ПФР — https://es.pfrf.ru
• Портал Госуслуг, в разделе «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка»;
• Мобильное приложение «ПФР»;
• МФЦ — по запросу можно получить распечатку сведений.

Работодатель может просматривать данные сотрудников через свои системы бухгалтерского учёта (например, 1С:Кабинет сотрудника), которые автоматически синхронизируются с ПФР.

Чем ЭТК отличается от бумажной?

Что будет, если не оформить ЭТК правильно?

Нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек может повлечь:

• штраф от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
• претензии от сотрудника, если в ЭТК не отражены его трудовые периоды, это может повлиять на начисление пенсии;
• проблемы при аудите — при проверке ПФР или ФНС отсутствие сведений о переходе на ЭТК будет расценено как нарушение.

Рекомендации для бухгалтеров и кадровиков

1. Создайте внутренний регламент по работе с ЭТК — укажите ответственных, сроки, формы документов.
2. Используйте автоматизированные системы: 1С:Кабинет сотрудника, Контур.Экстерн, Е-Офис 24 — они автоматически формируют отчёты в ПФР.
3. Проведите инструктаж для новых сотрудников — объясните, что ЭТК — это не «отказ от бумажки», а переход на более надёжный формат.
4. Не уничтожайте и не сдавайте в архив бумажные трудовые книжки — они остаются юридически значимыми документами.
5. Проверяйте, что все сведения в ЭТК совпадают с приказами и трудовыми договорами — ошибки в датах или наименованиях организаций могут привести к проблемам с пенсией.

Выбор сотрудника в пользу электронной трудовой книжки — это не просто формальность, а важный этап цифровой трансформации кадрового учёта. Правильно оформленная запись о переходе на ЭТК защищает как работника (гарантирует полноту стажа), так и работодателя (избегает штрафов и споров).

Помните: ваша задача, не просто заполнить форму, а обеспечить прозрачность и сохранность трудовой истории каждого сотрудника. Соблюдайте сроки, используйте технологии, сохраняйте документы — и вы сделаете работу с персоналом не только легальной, но и современной.

Совет на будущее: В 2026 году и далее все новые сотрудники будут приходить на работу без бумажных трудовых книжек — и ваша компания должна быть готова к этому. Начните с малого: настройте автоматизацию, обучите кадровиков, внедрите цифровые процессы — и вы сэкономите не только время, но и репутацию.