С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно вытесняет бумажные аналоги. Этот переход связан с цифровизацией трудовых отношений и предоставляет работникам и работодателям новые возможности. Однако, как правильно оформить переход и сделать соответствующую запись в трудовой книжке? Рассмотрим подробный алгоритм и образцы записей.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Она содержит всю информацию о трудовой деятельности гражданина, включая:

• Сведения о приеме на работу;
• Переводы на другую должность;
• Увольнения;
• Награды и поощрения;
• Периоды работы;
• Основания для прекращения трудового договора.

Кто должен перейти на электронную трудовую книжку?

Согласно законодательству, переход на электронные трудовые книжки осуществляется в добровольном порядке. Однако с 2021 года все новые записи о трудовой деятельности вносятся только в электронную трудовую книжку. Это означает, что:

1. Для новых сотрудников (принятых на работу после 2021 года) ведется только электронная трудовая книжка;
2. Для сотрудников, имеющих бумажную трудовую книжку, работодатель может продолжать вносить записи в бумажный вариант до тех пор, пока сотрудник не подаст заявление о переходе на электронную форму;
3. Сотрудник вправе самостоятельно инициировать переход на электронную трудовую книжку, подав соответствующее заявление.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

Шаг 1: Подача заявления сотрудником

Для перехода на электронную трудовую книжку сотрудник должен подать письменное заявление работодателю. В заявлении необходимо указать:

• ФИО сотрудника;
• Должность;
• Просьбу о переходе на электронную трудовую книжку;
• Дата подачи заявления;
• Подпись сотрудника.

Шаг 2: Рассмотрение заявления работодателем

Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 15 календарных дней с момента его получения. Если заявление соответствует требованиям законодательства, работодатель:

• Вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку;
• Передает сведения в Пенсионный фонд России для формирования электронной трудовой книжки;
• Уведомляет сотрудника о завершении процедуры перехода.

Шаг 3: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

После получения заявления работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе на электронную форму. Образец записи:

Что делать, если сотрудник принес бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник пришел с бумажной трудовой книжкой и утверждает, что уже перешел на электронную форму, работодатель должен:

1. Уточнить у сотрудника, подал ли он заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
2. Проверить наличие записи в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную форму;
3. Если записи нет, предложить сотруднику подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
4. Если запись есть, внести соответствующие сведения в электронную трудовую книжку через ПФР.

Особенности ведения электронных трудовых книжек

Для новых сотрудников

С 2021 года все новые сотрудники автоматически переводятся на электронные трудовые книжки. Работодатель обязан:

• Внести сведения о приеме на работу в электронную трудовую книжку через информационную систему ПФР;
• Не вносить записи в бумажную трудовую книжку;
• Уведомить сотрудника о переходе на электронную форму.

Для действующих сотрудников

Для действующих сотрудников, имеющих бумажные трудовые книжки, работодатель вправе:

• Продолжать вносить записи в бумажную трудовую книжку до тех пор, пока сотрудник не подаст заявление о переходе на электронную форму;
• Инициировать переход на электронную трудовую книжку по согласованию с сотрудником;
• Не вносить записи в бумажную трудовую книжку, если сотрудник уже перешел на электронную форму.

Что делать при приостановке трудового договора?

В случае приостановки трудового договора (например, при призыве сотрудника на военную службу или мобилизацию), работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку. Образец записи:

Как проверить электронную трудовую книжку?

Сотрудник может проверить свою электронную трудовую книжку через:

• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (https://www.pfrf.ru);
• Мобильное приложение ПФР;
• Госуслуги;
• Обращение в отделение ПФР.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение правил ведения трудовых книжек может повлечь за собой административную ответственность. Согласно статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, работодатель может быть привлечен к ответственности в виде:

• Штрафа в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штрафа в размере от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц;
• Штрафа в размере от 50 000 до 100 000 рублей для юридических лиц.

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений. Он позволяет упростить ведение кадрового учета, снизить риски утраты документов и обеспечить доступ к информации о трудовой деятельности в любое время. Однако, чтобы избежать ошибок и нарушений законодательства, работодателю необходимо:

1. Следовать установленному порядку перехода на электронные трудовые книжки;
2. Своевременно вносить записи в бумажную трудовую книжку при переходе на электронную форму;
3. Уведомлять сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки;
4. Соблюдать требования законодательства при ведении трудовых книжек.

Соблюдение этих правил позволит избежать конфликтов с сотрудниками и проверяющими органами, а также обеспечит прозрачность и доступность информации о трудовой деятельности.