С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что с этой даты основной формой ведения трудовой истории становится именно ЭТК. Поэтому вопрос оформления заявления о переходе на электронный формат сегодня актуален как никогда.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой документ, который хранится в базе данных Социального фонда России (СФР). В ней отражается вся информация о трудовой деятельности гражданина:

• Личные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
• Сведения о каждом месте работы: дата приема и увольнения, должность, подразделение.
• Основания для увольнения.
• Сведения о награждениях и поощрениях.
• Информация о страховом стаже.

Важно: с 2021 года при приеме на работу кадровики обязаны оформлять только электронную трудовую книжку. Однако для работников, уже имеющих «бумажную» книжку, переход происходит по их заявлению до окончания переходного периода.

Порядок перехода на ЭТК: пошаговая инструкция

Шаг 1: Написание заявления

Законом не предусмотрен единый обязательный бланк (форма свободная). Заявление можно написать от руки или на компьютере в произвольной форме. Главное — соблюсти реквизиты и ясно изложить волю сотрудника.

Шаг 2: Сбор необходимых документов

К заявлению обычно требуется приложить:

• Действующую бумажную трудовую книжку (для снятия с регистрации и переноса данных).
• Копию паспорта.
• Копию СНИЛС;

Требуемый пакет документов может незначительно различаться в зависимости от политики конкретной организации. Уточняйте у кадровиков.

Шаг 3: Подача заявления работодателю

Заявление подается непосредственно работодателю (руководителю организации или в отдел кадров). После принятия работодатель обязан:

1. Внести в свою кадровую систему информацию о вашем желании перейти на ЭТК.
2. Передать сведения из вашей бумажной трудовой книжки в СФР для формирования электронной.
3. Вернуть вам бумажную книжку с отметкой о прекращении ее действия (или оформить дубликат, если есть необходимость).

Образец (пример) заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Важные нюансы и ответы на частые вопросы

Можно ли отказаться от перехода на ЭТК?

Нет. После 1 января 2026 года работодатель не вправе вести бумажную трудовую книжку для вновь принимаемых сотрудников. Для тех, у кого она уже есть, переход обязателен при первом же изменении трудовых отношений (увольнение, перевод). Сохранить бумажный формат на постоянной основе можно только если у вас уже есть заполненная бумажная книжка и вы не меняете работу до конца жизни (что маловероятно).

Что будет с записями, уже сделанными в бумажной книжке?

Все записи, имеющиеся на момент перехода, будут перенесены в ЭТК в СФР. Это происходит на основании вашего заявления и данных из вашей бумажной книжки. После переноса бумажный вариант утрачивает юридическую силу.

Где и как я могу посмотреть свою ЭТК?

Электронную трудовую книжку можно проверить:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг (необходима подтвержденная учетная запись).
• Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР).
• Через мобильное приложение «Работа в России».

Нужно ли платить за услугу перевода?

Нет. Перевод трудовой книжки в электронный формат — это бесплатная услуга, осуществляемая в рамках государственных функций. Никаких комиссий или сборов с работника не взимается.

Переход на электронную трудовую книжку, это не просто следование трендам цифровизации, а обязательная процедура, закрепленная законодательством. Оформление заявления — простой, но ответственный шаг. Правильно составленное заявление гарантирует, что вся ваша трудовая история будет корректно и без потерь перенесена в защищенный государственный реестр, доступный вам в любое время через интернет.

Главный совет: Не откладывайте процесс. Обратитесь в отдел кадров своей организации, подайте заявление и убедитесь, что ваши данные успешно отражены в личном кабинете СФР или на Госуслугах.