С 1 января 2021 года в Российской Федерации действует норма‚ согласно которой все newly‑hired сотрудники получают трудовую книжку в электронном виде. Для работников‚ принятых на работу до этой даты‚ переход на ЭТК остаётся добровольным‚ но регулируется чёткой процедурой подачи заявления и внесения записи в бумажную трудовую книжку. Ниже – пошаговая инструкция‚ правовые основания‚ сроки и образец заявления.

Нормативная база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения формирования и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (ст. 2‚ ч; 2).
• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 66.1 – право работника требовать предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Приказ Минтруда России от 30 октября 2020 г. № 585н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».
• Инструкция по работе с электронными трудовыми книжками (утв. Приказом Минтруда от 28 декабря 2021 г. № 842н) – регламентирует сроки внесения записи и выдачу бумажного документа.

Согласно этим нормам‚ сотрудник может написать заявление в произвольной форме (не существует утверждённого бланка)‚ но оно должно содержать:

1. ФИО сотрудника;
2. Должность и структурное подразделение;
3. Просьбу о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде;
4. Ссылку на ст. 66.1 ТК РФ и ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ;
5. Дата и подпись.

Кто может подать заявление?

• Работники‚ принятые на работу до 31 декабря 2020 г. (включительно) – переход добровольный.
• Работники‚ принятые с 1 января 2021 г. – получают ЭТК автоматически‚ заявление не требуется (если только они хотят вернуть бумажную форму – тогда подают обратное заявление).
• Лица‚ работающие по совместительству‚ по договорам ГПХ‚ а также иностранные работники – имеют право на переход при условии‚ что у них уже есть бумажная трудовая книжка.

Сроки подачи и обработки заявления

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

После одобрения заявления кадровый специалист делает следующую запись (пример‚ основанный на разъяснениях КонсультантПлюс и Современного предпринимателя):

Запись № __
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер‑конструктор
Основание: Подано письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и ч. 2 ст. 2 Федерального закона от № 439‑ФЗ.
Решение: Перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде.
Подпись уполномоченного лица: ___________________
М.П.

После этой записи в книжке ставится отметка «Выдано на руки» и выдаётся сам документ сотруднику.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (произвольная форма)

Ниже представлен типовой шаблон‚ который можно скачать в формате DOCX или просто скопировать в любой текстовый редактор.

[ФИО сотрудника]
[Должность]
[Подразделение]
[Тел. для связи]
[E‑mail]

«___» __________ 20__ г.

Наименование организации
_________________________
(руководитель)
[ФИО руководителя]
Заявление
о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде

Я‚ [ФИО полностью]‚ работающий в должности [должность] в подразделении [подразделение]‚ прошу перевести мою трудовую книжку с бумажного носителя на электронный вид в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения формирования и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Прошу внести соответствующую запись в мою бумажную трудовую книжку и выдать её мне на руки в течение трёх рабочих дней с даты подачи настоящего заявления.

Подпись: ___________________ /[ФИО]/

Заявление можно подать:

• вручную в отдел кадров;
• через корпоративный портал (если есть функция электронного документооборота);
• почтой с уведомлением о вручении.

Что делать‚ если работник подал заявление в день приёма на работу?

Согласно пункту 3.1 Инструкции по работе с электронными трудовыми книжками (утв. Приказом Минтруда от 28 декабря 2021 г. № 842н)‚ если сотрудник‚ принятый на работу до 31 декабря 2020 г.‚ подаёт заявление о переходе на ЭТК в день приёма‚ то:

1. Заявление рассматривается в обычном порядке (см. таблицу сроков).
2. Запись о переходе делается в течение трёх рабочих дней.
3. Выдача бумажной трудовой книжки осуществляется после внесения записи.

Для сотрудников‚ принятых с 1 января 2021 г.‚ заявление не требуется‚ так как их трудовая книжка уже ведётся в электронном виде.

Ответственность за нарушение сроков

Если работодатель не внес запись о переходе на ЭТК в течение трёх рабочих дней или не выдал бумажную трудовую книжку сотруднику‚ он может быть привлечён к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства). Штраф для должностных лиц составляет от 1 000 до 5 000 рублей‚ для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление электронно?

Да‚ если у работодателя настроен электронный документооборот (ЭДО) и есть согласие сторон на использование электронной подписи.

Нужно ли заверять заявление нотариусом?

Нет. Заявление составляется в простой письменной форме и подписывается сотрудником.

Что делать‚ если я передумал и хочу вернуться к бумажной трудовой книжке?

Нужно подать обратное заявление о возврате к бумажному виду. Процедура аналогична: запись в книжке‚ выдача документа‚ сроки – те же.

Нужно ли информировать Пенсионный фонд о переходе?

Информация о переходе передаётся автоматически через отчёт ЕФС‑1 (подраздел 1.1)‚ который сдаёт работодатель.

Есть ли ограничения по количеству подаваемых заявлений?

Нет. Сотрудник может подавать заявление столько раз‚ сколько необходимо‚ но каждый раз будет оформляться новая запись и выдаваться новая бумажная книжка.

Переход на электронную трудовую книжку – это простая‚ но важ процедура‚ которая позволяет работнику получать свои трудовые сведения в современном цифровом формате‚ а работодателю – вести учёт более эффективно. Главное – соблюсти установленные сроки‚ правильно оформить заявление и внести запись в бумажную трудовую книжку. Следуя представленной инструкции‚ вы избежите ошибок и возможных штрафов‚ а также обеспечите прозрачность трудовых отношений в вашей организации.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь в отдел кадров или к юристу компании; они помогут адаптировать образец заявления под ваш конкретный случай и проконсультируют по нюансам локальных нормативных актов.