С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № 439-ФЗ, который ввел понятие электронной трудовой книжки (ЭТК)․ На текущий момент, май 2026 года, цифровая форма учета трудового стажа стала основным и безальтернативным стандартом для новых сотрудников, а для действующего персонала — наиболее удобным и защищенным способом хранения данных о карьере․
Многие работодатели до сих пор сталкиваются с вопросами: как оформить переход, какие документы требуются и как не допустить ошибок при заполнении отчетов․ В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, актуальный для 2026 года․
Что такое электронная трудовая книжка и кому она нужна
Электронная трудовая книжка — это формат хранения сведений о трудовой деятельности работника в информационных системах Пенсионного фонда России (ныне Социальный фонд России, СФР)․ С 2021 года для всех работников, впервые поступающих на работу, ведутся только электронные книжки․ Бумажный формат для них не оформляется․
Для сотрудников, которые уже имели бумажные трудовые книжки до 2021 года, сохраняется право выбора:
- Оставить бумажную версию и вести ее параллельно с электронной (данные дублируются)․
- Полностью перейти на электронный формат, отказавшись от ведения бумажного документа․
Важно: Переход на ЭТК является добровольным для сотрудника․ Работодатель обязан предложить этот переход, но не имеет права принуждать․
Пошаговая инструкция: как перевести сотрудника на ЭТК
Процесс перевода регламентирован и требует строгого соблюдения последовательности действий․ Нарушение сроков или формы подачи данных может привести к штрафам․
Шаг 1․ Уведомление сотрудника
Работодатель обязан в письменной форме уведомить каждого сотрудника о:
- Появлении права на выбор формы трудовой книжки (электронная или бумажная)․
- Преимуществах электронного формата (защита от потери, доступность через Госуслуги, удобство при смене работы)․
- Последствиях выбора (невозможность вернуться к бумажной форме после отказа от нее)․
Уведомление вручается под подпись․ Если сотрудник отказывается знакомиться с уведомлением, составляется соответствующий акт․
Шаг 2․ Получение заявления от сотрудника
Если работник принял решение перейти на электронную трудовую книжку, он должен написать заявление в свободной форме или по образцу, утвержденному в организации․ В заявлении указывается просьба о переходе на ЭТК и отказе от ведения бумажной трудовой книжки․
Пример формулировки: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде и не предоставлять мне сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе»․
Шаг 3․ Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, в нее необходимо внести запись о поданном заявлении на переход на ЭТК․ Запись вносится в раздел «Сведения о работе» перед увольнением или в любой момент после подачи заявления․
Правила заполнения (согласно Приказу Минтруда):
- В графе 3 пишется: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- В графе 4 указывается основание: «Заявление работника от [дата]»․
- Запись заверяется подписью работодателя и печатью (если она используется в организации), а также подписью работника․
После этой записи бумажная трудовая книжка возвращается владельцу, и новые записи в нее не вносятся․
Шаг 4․ Подготовка и отправка отчета ЕФС-1
Самый критичный этап, передача данных в Социальный фонд России (СФР)․ Информация о переходе сотрудника на электронную трудовую книжку отражается в отчете ЕФС-1 (подраздел 1․1)․
Сроки подачи:
- Отчет необходимо сдать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи работником заявления․
- Например, если заявление написано 10 мая 2026 года, отчет ЕФС-1 нужно отправить до 15 июня 2026 года․
В отчете указывается код мероприятия «ПЕРЕХОД» (или соответствующий признак в программном обеспечении), что фиксирует факт смены формата ведения книжки․
Частые ошибки и важные нюансы
Чтобы избежать штрафов и проблем с проверяющими органами, обратите внимание на следующие моменты:
Невозможность обратного перехода
Сотрудник должен четко понимать: если он подал заявление о переходе на ЭТК, вернуться к бумажному формату уже нельзя․ Это правило закреплено в письме Минтруда․ Даже если работник позже пожалеет о решении, работодатель обязан продолжить ведение только электронной версии․
Сотрудник не подает заявление
Если работник не написал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести его бумажную трудовую книжку в обычном режиме, параллельно отправляя данные в СФР в электронном виде․ Принуждать к переходу запрещено․
Технические требования
Для отправки отчета ЕФС-1 необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и специализированное программное обеспечение (например, 1С, Контур․Экстерн, СБИС или личный кабинет страхователя на сайте СФР)․
Ответственность работодателя
За нарушение порядка перехода на электронные трудовые книжки, несвоевременную подачу отчета ЕФС-1 или внесение неверных данных предусмотрена административная ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․ Штрафы для юридических лиц могут достигать 50 000 рублей за каждого пострадавшего сотрудника, а при повторном нарушении, до 70 000 рублей․
Перевод на электронную трудовую книжку в 2026 году — это отлаженный процесс, который требует внимательности к деталям․ Главное для работодателя — получить письменное волеизъявление сотрудника, правильно оформить запись в бумажном документе (если он есть) и своевременно отправить отчетность в СФР․ Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту кадрового делопроизводства и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов․
Помните: электронная трудовая книжка — это шаг к прозрачности и цифровизации рынка труда, упрощающий жизнь как работнику, так и работодателю․