С 1 января 2021 года в России действует обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) для всех newly‑hired сотрудников. При приёме на работу важно правильно оформить заявление о переходе на ЭТК и собрать необходимые документы. Ниже – пошаговое руководство, основанное на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях.
Почему нужно оформлять заявление при приёме на работу?
- Согласно ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ от , лица, впервые устроившиеся на работу после 31 декабря 2020 г., могут вести трудовую деятельность только в электронном виде.
- Если кандидат уже имеет электронную трудовую книжку, работодатель обязан получить от него письменное подтверждение выбора данного формата (заявление в свободной форме).
- Заявление служит основанием для внесения записи в бумажную трудовую книжку (если она выдаётся на руки) и для подачи сведений в Пенсионный фонд РФ через форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1).
Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?
При собеседовании или на этапе подачи документов следует запросить следующую информацию:
- Паспорт гражданина РФ – для подтверждения личности.
- СНИЛС – обязательный идентификатор в системе ПФР.
- Документ, подтверждающий наличие ЭТК:
- Выписка из электронной трудовой книжки (формат СТД‑Р или СТД‑СФР) с электронной подписью гражданина;
- Или заявление о переходе на ЭТК, если кандидат только планирует перейти.
Если кандидат впервые устраивается на работу после г., у него бумажной трудовой книжки не будет и не может быть – только электронная форма.
Порядок оформления заявления о переходе на ЭТК
Шаг 1. Приём заявления в свободной форме
Законодательство не устанавливает жёсткого образца. Достаточно, чтобы в документе были указаны:
- ФИО сотрудника;
- Дата и место подачи заявления;
- Просьба о переходе на электронную трудовую книжку;
- Подпись сотрудника (можно электронной подписью).
Для удобства можно использовать готовый бланк (скачать бланк заявления о переходе на ЭТК (.docx)). Пример текста:
Я, Фамилия Имя Отчество, паспорт № XXXX XXXXXX, выданный …, проживающий по адресу …, hereby заявляю о своём желании перейти на ведение трудовой деятельности в электронном виде и прошу работодателя оформить соответствующие записи в соответствии с действующим законодательством.
Шаг 2. Внесение записи в бумажную трудовую книжку (при её выдаче)
Если работник получает на руки бумажную трудовую книжку (например, для тех, кто до 2021 г. имел бумажный вариант и теперь переходит на ЭТК), в неё делается итоговая запись по правилам приказа Минтруда России № 320н:
- Графа 1 – номер вносимой записи;
- Графа 2 – дата выдачи трудовой книжки;
- Графа 3 – запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Шаг 3. Подача сведений в Пенсионный фонд
После получения заявления работодатель обязан в течение одного рабочего дня после издания приказа о приёме на работу направить в ПФР форму ЕФС‑1 с подразделом 1.1 (сведения о приёме на работу). Это инициирует создание или обновление электронной трудовой книжки в системе ПФР.
Какие документы запрашивать при приёме на работу сотрудника с ЭТК?
Стандартный пакет документов:
- Паспорт;
- СНИЛС;
- Выписка из электронной трудовой книжки (СТД‑Р/СТД‑СФР) или заявление о переходе на ЭТК.
Если кандидат ранее имел бумажную трудовую книжку и теперь переходит на электронный формат, помимо вышеперечисленного потребуется также сама бумажная книжка (для внесения итоговой записи).
Особенности для разных категорий сотрудников
Сотрудники, впервые устроившиеся после
У них отсутствует бумажная трудовая книжка по закону. Достаточно получить заявление (если они хотят подтвердить выбор электронного формата) и СНИЛС/паспорт. Работодатель сразу подаёт ЕФС‑1.
Сотрудники, работавшие до 2021 г. и переходящие на ЭТК
Необходимо:
- Получить заявление о переходе;
- Внести итоговую запись в бумажную трудовую книжку (по приказу 320н);
- Выдать книжку на руки сотруднику;
- Подать ЕФС‑1 в ПФР.
Сотрудники, у которых был перерыв в трудовой деятельности
Если человек не работал с 2018 г. и теперь решает перейти на ЭТК, порядок тот же: заявление → запись в книжку (если она есть) → ЕФС‑1. Отсутствие reciente трудовой записи не является препятствием.
Полезные ссылки и ресурсы
- ГАРАНТ.РУ – актуальные комментарии к ст. 2 закона № 439‑ФЗ.
- Приказ Минтруда России № 320н «О порядке ведения трудовых книжек».
- Образец заявления о переходе на ЭТК (доступно для скачивания в формате .docx на сайтах кадровых агентств).
- Инструкция по заполнению формы ЕФС‑1 (подраздел 1.1) на сайте ПФР.
Оформление заявления о переходе на электронную трудовую книжку при приёме на работу – обязательная процедура, которая обеспечивает легальность ведения трудовой стажировки и взаимодействие с Пенсионным фондом РФ. Следуя представленному алгоритму (запрос документов → приём заявления → запись в книжку → подача ЕФС‑1), работодатель минимизирует риски штрафов и гарантирует соблюдение прав сотрудников.
Помните: ключевое условие – добровольность выбора формы трудовой книжки со стороны работника. Заявление должно быть подано свободно и без давления, а его содержание должно чётко отражать намерение перейти на электронный учёт трудовой деятельности.