С 2021 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2026 года этот процесс полностью оформлен в законодательстве‚ и теперь каждый работник имеет право выбрать формат ведения своей трудовой книжки — бумажный или электронный. Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку‚ работодатель обязан выполнить ряд обязательных действий‚ чтобы соблюсти требования Трудового кодекса РФ и избежать штрафов.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ в котором хранятся сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы‚ должности‚ переводы‚ увольнения‚ награды и другие значимые события. Все данные вносятся работодателем в информационную систему Пенсионного фонда России (ПФР) и доступны сотруднику через личный кабинет на портале Госуслуг или в личном кабинете на сайте ПФР.

Важно: переход на ЭТК, добровольный. Ни один сотрудник не может быть вынужден отказаться от бумажной трудовой книжки. Решение принимает только работник на основании письменного заявления.

Какие действия должен предпринять работодатель после получения заявления?

После того как сотрудник подал заявление о ведении электронной трудовой книжки‚ работодатель обязан выполнить следующие шаги в строгой последовательности:

1. Получить письменное заявление от сотрудника. Заявление может быть подано в произвольной форме‚ но должно содержать:
   • ФИО сотрудника;
   • дату подачи заявления;
   • четкую формулировку: «Прошу обеспечить ведение моей трудовой книжки в электронной форме»;
   • подпись сотрудника и расшифровку.
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку в течение трех рабочих дней со дня получения заявления. Запись должна быть сделана в разделе «Сведения о работе» и оформлена в соответствии с статьей 66.1 ТК РФ. Пример формулировки:
   

   «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме подано [дата]. Трудовая книжка выдана работнику на руки».

3. Выдать бумажную трудовую книжку сотруднику на руки. После внесения записи книжка передается работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек. В графе «Примечание» указывается: «Выдана на руки в связи с переходом на электронную трудовую книжку».
4. Перестать вести бумажную трудовую книжку. После передачи книжки сотруднику работодатель больше не вносит в нее никаких записей — все последующие сведения о трудовой деятельности (прием‚ перевод‚ увольнение и т.д.) вносятся исключительно в ЭТК через систему ПФР.
5. Начать вести электронную трудовую книжку. Все новые сведения о трудовой деятельности сотрудника (начиная с даты подачи заявления) работодатель обязан вносить в электронную форму через систему взаимодействия с ПФР (например‚ через сервис «Работодатель» на сайте ПФР или через ЭДО).

Что делать‚ если у сотрудника уже была бумажная трудовая книжка?

Если сотрудник работал у вас до 2021 года и имеет бумажную трудовую книжку‚ то после подачи заявления на ЭТК:

• Он сохраняет свою бумажную книжку — она не изымается и не уничтожается.
• В нее вносится запись о переходе на электронный формат.
• Она передается сотруднику на руки как подтверждение его трудового стажа до момента перехода.
• Все последующие сведения (после даты подачи заявления) вносятся только в ЭТК.

Пенсионный фонд автоматически сопоставляет данные из бумажной книжки (если они были переданы ранее работодателем) с информацией в ЭТК. Если обнаруживаются несоответствия (например‚ пропущенные записи)‚ ПФР может запросить у работодателя уточнения. Поэтому важно: все записи в бумажной книжке до даты перехода должны быть корректными и полными.

Что делать‚ если сотрудник устраивается на работу в 2026 году?

С 2021 года все новые работники‚ которые устраиваются на работу впервые‚ не получают бумажные трудовые книжки. Их трудовая деятельность регистрируется исключительно в электронном виде. Поэтому:

• Новый сотрудник не подает заявление — ЭТК создается автоматически при оформлении трудового договора.
• Работодатель вносит данные в ЭТК с первого дня работы.
• Бумажная трудовая книжка не выдается и не оформляется.

Как сотрудник может посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Сотрудник имеет полное право в любое время получить выписку из своей ЭТК. Для этого он может:

• Войти в личный кабинет на портале Госуслуги → раздел «Трудовая книжка» → «Выписка из ЭТК».
• Зайти на сайт Пенсионного фонда России → «Личный кабинет гражданина» → «Электронная трудовая книжка».
• Получить выписку в бумажном виде у работодателя, по письменному запросу работодатель обязан выдать справку СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности) в течение 3 рабочих дней.

Важные нюансы и ошибки‚ которых следует избегать

1. Не уничтожайте бумажную трудовую книжку — она остается юридически значимым документом за период до перехода на ЭТК.
2. Не игнорируйте сроки, выдача книжки и внесение записи должны быть выполнены в течение 3 рабочих дней. Пропуск срока — основание для привлечения к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
3. Не вносите записи в бумажную книжку после перехода — это нарушение. Все новые сведения — только в ЭТК.
4. Не требуйте от сотрудника писать заявление повторно — если он уже подал заявление‚ оно действует бессрочно. Отменить его можно только по новому заявлению сотрудника о возврате к бумажной книжке.
5. Не забывайте о книге учета — все движения трудовых книжек (вход‚ выход‚ выдача‚ возврат) фиксируются в журнале учета. Это обязательное требование.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Да‚ сотрудник имеет право в любой момент подать новое заявление — об отказе от электронной трудовой книжки и возврате к бумажной. В этом случае работодатель:

• Получает новое заявление;
• Создает новую бумажную трудовую книжку (или восстанавливает старую‚ если она еще у сотрудника);
• Вносит в нее все сведения‚ которые были в ЭТК (по выписке СТД-Р);
• Прекращает ведение ЭТК для этого сотрудника.

Однако: переход обратно — это сложный и трудоемкий процесс‚ требующий полной сверки данных с ПФР. Поэтому большинство сотрудников предпочитают оставаться в электронном формате.

Правильное оформление перехода на электронную трудовую книжку — это не просто формальность. Это:

• Соблюдение закона (ТК РФ‚ ст. 66.1);
• Защита прав сотрудника на доступ к своим трудовым данным;
• Гарантия корректного формирования пенсионных прав;
• Избежание проверок и штрафов со стороны трудовой инспекции и ПФР.

Самое главное помнить: переход на электронную трудовую книжку — это право сотрудника‚ а не обязанность работодателя. Ваша задача, не навязывать формат‚ а обеспечить его легальное и своевременное оформление по желанию работника. Четкое следование алгоритму — залог спокойной работы кадровой службы и доверия со стороны персонала.

📌 Рекомендация: Всегда храните копии заявлений о переходе на ЭТК в личном деле сотрудника — это ваша юридическая защита в случае споров.