В условиях роста цифровизации многие работники и организации переходят от бумажных форм документооборота к электронным аналогам. Одним из таких документов является электронная трудовая книжка (ЭТК). В статье подробно рассматриваются все этапы подачи заявления о переходе на ЭТК, необходимые документы, особенности оформления и ответы на часто задаваемые вопросы.
Правовая основа перехода на электронную трудовую книжку
С года в России в случаях перевода на другую постоянную работу или при подаче заявления о ведении трудовой деятельности СЗВ‑ТД (справка о доходах) будет представляться не позднее 25‑го числа следующего месяца. При этом с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки.
Нужно помнить, что переход на ЭТК возможен только при наличии согласия работника. Если работник не написал заявление об отказе от бумажной формы, работодатель может одновременно использовать оба варианта.
Нормативные акты, регулирующие ЭТК
- Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65)
- Постановление Правительства РФ от № 1837 «О внесении изменений в отдельные нормативные правовые акты РФ в части оформления трудовых книжек»
- Приказ Минтруда России от № 141 «Об утверждении Положения о порядке ведения электронных трудовых книжек»
Когда необходимо подавать заявление о переходе на ЭТК?
Заявление о переходе на электронную форму трудовой книжки подается в следующих случаях:
- При приёме на новую постоянную работу.
- При желании работника перейти от бумажной формы к электронной.
- При необходимости подтверждения стажа и факта работы в компании через Справку СТД‑Р.
Заявление подаётся до начала работы в новой организации или до первого дня, когда работник планирует пользоваться электронной формой.
Как правильно оформить заявление?
Заявление должно содержать:
- ФИО работника.
- Должность и подразделение, в которое поступает.
- Сведения о старой форме трудовой книжки (если имеется).
- Указание на желание вести электронную форму и согласие на её хранение.
- Дата и подпись работника.
Пример оформления:
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 1234567890, выданный ОУФМС России по г. Москве , прошу оформить мою трудовую деятельность в электронной форме трудовой книжки. Подпись: ______________________ Дата:
Какие документы требуются для подтверждения перехода?
Для подтверждения факта перехода на ЭТК работодателю необходимо предоставить:
- Копию заявления о переходе на ЭТК.
- Копию паспорта (страница с данными).
- Справку СТД‑Р (при необходимости подтверждения стажа).
- Документ, подтверждающий законность перехода (трудовой договор нового работодателя).
После получения пакета документов кадровый отдел вносит запись о переходе в электронную систему и выдаёт подтверждающий документ.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Подтвердить наличие ЭТК можно следующими способами:
- Печать справки СТД‑Р, где указано, что трудовая деятельность оформлена в электронной форме.
- Получение от работодателя подтверждения в электронном виде (письмо‑уведомление).
- Вход в личный кабинет на портале Трудовое дело, где отображается информация о книге.
Важно помнить, что в случае потери доступа к электронному ресурсу работник может запросить повторную выдачу справки в отделении кадров.
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Да, отказ от ЭТК возможен, но только при условии, что работник явно указал это в письменном заявлении. В таком случае:
- Работодатель обязан вести бумажную форму.
- Переход на электронную форму не будет осуществлен до получения от работника отзыва отказов.
Отказ должен быть мотивирован, и копия заявления должна быть сохранена в личном деле работника.
Часто задаваемые вопросы
С какого года при приёме на работу впервые оформляется электронная трудовая книжка?
С 2021 года при приёме на работу впервые гражданам оформляется электронная трудовая книжка, если они согласны на её использование.
Что делать, если работодатель не желает вносить запись о переходе в ЭТК?
В этом случае работник может подать официальное обращение в отдел по труду или в профсоюз, а также в контролирующие органы (ФНС, Гостехнадзор).
Как оформить уведомления и заявления о переходе?
Уведомления о переходе подаются в письменной форме, подписываются работником и передаются в кадровый отдел. В заявлении указываются все реквизиты, перечисленные в пункте 3.
Нужно ли регистрировать электронную трудовую книжку в отдельном документе?
Регистрация не требуется отдельно – запись о ведении ЭТК вносится в электронную систему кадрового учета, а подтверждающий документ (справка СТД‑Р) выдается работнику.
Переход на электронную трудовую книжку – это современный и удобный способ документооборота, который упрощает ведение трудовой истории, ускоряет процесс оформления новых сотрудников и снижает риск потери бумажных документов. Главное – своевременно подготовить и подать заявление, собрать необходимый пакет документов и уточнить у работодателя порядок внесения записи в электронную систему. При соблюдении всех требований переход на ЭТК пройдет без затруднений, а работник получит подтверждение своего стажа в удобном цифровом виде.