С 10 июня 2021 г. в Украине начался переход бумажных трудовых книжек в электронный формат. В России переход завершился 1 января 2026 г., после чего все сведения о трудовом стаже фиксируются в электронных трудовых книжках (ЭТК). Ниже приведён подробный образец записи, которую необходимо внести в бумажную трудовую книжку при переходе на электронную, а также рекомендации по оформлению и хранению документов.
Что такое запись о переходе на электронную трудовую книжку?
Запись о переходе фиксирует факт перехода работника от бумажной трудовой книжки к электронному формату. Она подтверждает, что все сведения о трудовом стаже, включая даты начала и окончания работы, должности, начисленные отчисления и т.д., перенесены в электронный реестр.
Когда необходимо вносить запись?
- При первом переходе работника на электронную трудовую книжку;
- При смене работодателя, если работник уже имеет ЭТК.
- При обновлении данных о стаже в случае ошибок в бумажной записи.
Формат записи
Запись должна быть сделана в соответствии с официальными требованиями. Ниже приведён образец, который можно использовать как шаблон.
Образец записи о переходе на электронную трудовую книжку
Внутренний номер записи: 001/2026
Дата записи: 15 января 2026 г.
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Позиция/должность: Главный бухгалтер
Место работы: ООО «Ромашка», г. Киев
Дата начала работы: 01 января 2015 г.
Дата окончания работы (если применимо): —
Сведения о переходе:
- В соответствии с приказом № 123 от 10 июня 2021 г. о переходе всех трудовых книжек в электронный формат.
- С 1 января 2026 г. переход завершён в соответствии с законом РФ «Об электронных трудовых книжках»;
- Все сведения о стаже, включая даты начала и окончания работы, должности, начисленные отчисления, перенесены в электронный реестр.
- Проверено, что данные в электронном реестре совпадают с бумажной записью.
Подпись работодателя (или уполномоченного лица): ____________________
Подпись работника: ____________________
Дата подписания: 15 января 2026 г.
Как оформить запись в бумажной трудовой книжке
- Вставьте запись в свободную страницу трудовой книжки, соблюдая порядок заполнения: сначала дата, затем ФИО, должность, место работы, даты начала/окончания работы.
- Укажите в записи, что это переход на электронную трудовую книжку, и приложите копию приказа о переходе.
- Подпишите запись как работодатель, так и работник, если это предусмотрено внутренними правилами.
- Сохраните копию записи в личном деле сотрудника.
Что делать после внесения записи?
- Проверьте, что данные в электронном реестре совпадают с бумажной записью.
- Сохраните электронный сертификат (если он выдается) в личном деле.
- Обновите личные данные в системе электронных трудовых книжек (если это требуется).
- Уведомите сотрудника о завершении перехода и предоставьте ему копию электронного сертификата.
Особенности перехода в Украине и России
В Украине переход на электронные трудовые книжки начался 10 июня 2021 г. и продолжается до 10 июня 2026 г., после чего все граждане должны перевести свои данные в электронную форму. Доступ к сервисам осуществляется только с территорий дружественных к Украине государств, однако в 2026 г. Украина завершила финальную фазу реформы, и все данные защищены от утраты.
В России переход завершился 1 января 2026 г. После этого трудовой стаж фиксируется в электронном реестре, а бумажная трудовая книжка становится вспомогательным документом. При этом работодатель обязан предоставить работнику электронный сертификат, подтверждающий наличие стажа.
Полезные ссылки и ресурсы
- Портал Фонда Утверждения (ПФУ) – алгоритм перехода на ЭТК в Украине
- Министерство труда РФ – официальные документы о переходе на ЭТК
- Росстат – статистика по переходу на электронные трудовые книжки
Запись о переходе на электронную трудовую книжку – важный документ, подтверждающий, что все сведения о трудовом стаже перенесены в электронный реестр. Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете корректно оформить запись, избежать ошибок и обеспечить защиту своего стажа.
Если у вас возникли вопросы по конкретным нюансам оформления, рекомендуем обратиться к юристу или в отдел кадров вашего предприятия.