С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж теперь хранится в электронном виде в системе Социального фонда, но при этом работник имеет право получить бумажную копию. В статье разберёмся, какие правила действуют, как правильно оформить переход, какие сроки и какие записи необходимо сделать в бумажной трудовой книжке.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – это цифровой документ, содержащий всю информацию о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные отчисления и т.д. Он хранится в системе Федерального фонда социального страхования (ФФСС) и доступен как работодателю, так и работнику через портал «Мой ФФСС».
Правовые основания перехода
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – регламентирует переход на электронный формат.
- Письмо 14‑2/В‑150 – уточняет отсутствие требования выдачи трудовой книжки в день подачи заявления.
- Нормы федеральных законов, регулирующих переход, включают в себя обязательность внесения записи о переходе в бумажную книжку и выдачи её работнику.
Как оформить заявление сотрудника
Сотрудник должен подать письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В заявлении рекомендуется включить следующие формулировки:
- «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде».
- «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».
- «Прошу выдачу на руки бумажной трудовой книжки» – обязательно, чтобы работник получил бумажный экземпляр с отметкой о выборе цифрового варианта.
Важно, чтобы в заявлении работник отразил просьбу о выдаче бумажной трудовой книжки. Это позволит работодателю выполнить обязательство по выдаче в течение 3 рабочих дней.
Что делает работодатель
- Получает письменное заявление сотрудника.
- В течение 3 рабочих дней вносит запись о переходе в бумажную трудовую книжку и выдаёт её работнику.
- Если работник отказался от бумажной версии, в бумажной книжке делается закрывающая запись о переходе на ЭТК и выдаётся только электронный документ.
- Если работник просит одновременно иметь бумажную и электронную версии, работодатель сохраняет бумажную копию и вносит запись о переходе в ЭТК.
В случае отказа от бумажной версии работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку с отметкой о сделанном выборе в пользу цифрового варианта.
Сроки и последовательность действий
Согласно последним нормативно‑правовым актам:
- После получения письменного заявления о переходе работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней.
- В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления внесите запись о переходе в бумажную трудовую книжку.
- Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то в его бумажной книжке больше не надо вносить записи о трудовой деятельности.
- В случае возврата к бумажной версии работодатель обязан внести закрывающую запись о переходе и выдать бумажную копию;
Как выглядит запись о переходе в бумажной трудовой книжке
Запись обычно оформляется следующим образом:
- Дата перехода.
- Номер и дата выдачи ЭТК.
- Отметка «Переход на электронную трудовую книжку».
- Подпись работодателя и печать организации.
Если работник просит бумажную копию, запись будет дополнена фразой «Выдача бумажной трудовой книжки».
Частые вопросы (FAQ)
- Можно ли перейти с электронной на бумажную трудовую книжку? – Да, работник может подать письменное заявление о возврате к бумажной версии. Работодатель обязан внести закрывающую запись и выдать бумажную копию.
- Нужно ли вести обе версии одновременно? – Если работник не отказался от бумажной версии, обе книги могут использоваться. В бумажной книге будут только записи о переходе, а в ЭТК – вся трудовая деятельность.
- Что делать, если работодатель не выдал бумажную копию в срок? – Работник может обратиться в ФФСС с жалобой. По закону работодатель обязан выдать бумажную копию в течение 3 рабочих дней.
- Как проверить наличие ЭТК? – Через портал «Мой ФФСС» можно увидеть статус вашей электронной трудовой книжки.
Практический пример оформления
Ниже приведён образец заявления сотрудника и образец записи в бумажной трудовой книжке.
Образец заявления сотрудника
ООО «Пример»
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
От: Иванов Иван Иванович, должность: менеджер
СНИЛС: 123‑456‑789 00
Я, Иванов Иван Иванович, прошу перейти на электронную трудовую книжку в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ. Я выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде. Прошу выдачу на руки бумажной трудовой книжки с отметкой о сделанном выборе в пользу цифрового варианта.
Подпись: _____________
Образец записи в бумажной трудовой книжке
Дата перехода: 2026‑05‑23
Номер ЭТК: 2026‑00012345
Отметка: «Переход на электронную трудовую книжку»
Выдача бумажной трудовой книжки: «Да»
Подпись работодателя: _____________
Печать организации: _____________
Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации кадровой системы. При этом работник сохраняет право на бумажную копию, которую он может получить в течение 3 рабочих дней после подачи заявления. Важно, чтобы работодатель корректно внес запись о переходе в бумажную книгу и выдал её работнику. Соблюдение сроков и правильное оформление документов гарантирует законность и удобство для обеих сторон.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к юристу или в отдел кадров вашей организации;