С 1 сентября 2021 г. в России действует новое правило о ведении трудовых книжек. Работники могут отказаться от бумажной версии и перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК). В этой статье разберём, как правильно оформить переход, какие записи делать в бумажной книжке, какие сроки соблюсти и какие преимущества даёт ЭТК.
Правовая база перехода на ЭТК
- Трудовой кодекс РФ (статья 66.1) – обязанность работодателя предоставлять сведения о трудовой деятельности.
- Приказ Минтруда РФ от 1 сентября 2021 г. о порядке ведения электронных трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от 26 апреля 2026 г. о применении новых правил.
Когда можно переходить на ЭТК?
Сотрудник может подать заявление о переходе в любой момент: при приёме на работу, в процессе работы, а также в любой момент, когда он желает перейти на электронный формат.
При приёме на работу
Если работник желает перейти на ЭТК в день приема, необходимо выполнить следующие действия:
- Зафиксировать приём на работу в бумажной трудовой книжке в общем порядке.
- Письменно уведомить работника о возможности ведения электронной книжки.
- Получить от него письменное заявление о переходе.
- Внести запись о подаче заявления и о выдаче трудовой книжки.
В любой момент после приёма
Процедура аналогична: работник подаёт заявление, работодатель выдаёт бумажную книжку и делает запись.
Что записывается в бумажную трудовую книжку?
После получения заявления о переходе в ЭТК в бумажной книжке необходимо внести запись в графу 4 (дата и реквизиты документа). В качестве документа-основания указывается заявление работника. Запись выглядит так:
Подача заявления о переходе на электронную трудовую книжку Реквизиты: Заявление № 001 от
После этого работник получает бумажную трудовую книжку, которую он подписывает, и получает её на руки. После выдачи бумажной книжки дальнейшие записи в ней не требуются.
Сроки и обязательства работодателя
- Выдача бумажной трудовой книжки в течение 3 дней после получения письменного заявления о переходе.
- Запись о подаче заявления в бумажной книжке должна быть сделана сразу же после получения заявления.
- В дальнейшем в бумажной книжке больше не требуется вносить записи о трудовой деятельности.
Как организовать переход в организации
- Подготовка кадрового отдела: настройка систем 1С, Контур.Экстерн или других сервисов для автоматической генерации электронных ФС‑1.
- Обучение персонала: инструктаж по работе с ЭТК, правилам заполнения и передачи данных.
- Проверка согласия сотрудника: убедиться, что работник действительно согласен перейти на электронный формат.
- Внесение записи в бумажную книжку: как описано выше.
- Выдача бумажной книжки: в течение 3 дней, подпись работника.
- Публикация данных в системе ЭТК: автоматическая отправка ФС‑1 в электронный реестр.
Преимущества перехода на ЭТК
- Удобство доступа: любой сотрудник может просматривать свою книжку онлайн.
- Экономия времени и ресурсов: нет необходимости печатать и хранить бумажные экземпляры.
- Повышенная безопасность: данные защищены шифрованием и резервным копированием.
- Сокращение бумажного документооборота и снижение издержек.
Что делать, если работник отказывается от перехода?
Если сотрудник не желает переходить на ЭТК, работодатель обязан вести его трудовую книжку в бумажном виде в полном объёме. В таком случае запись о переходе не делается, а в книжке продолжается обычный учет.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли перейти на ЭТК без бумажной книжки? Нет, работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение 3 дней после получения заявления.
- Нужно ли выдавать приказ о переходе? Нет, приказ не требуется. В качестве документа-основания достаточно письменного заявления сотрудника.
- Можно ли отменить переход? Да, работник может в любой момент отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной версии;
- Что делать, если работник не подписал бумажную книжку? Работодатель должен получить подпись до выдачи. Если подпись не получена, книжка считается недействительной.
Переход сотрудника на электронную трудовую книжку – это простая процедура, требующая лишь соблюдения нескольких ключевых шагов: получение заявления, запись в бумажной книжке, выдача книжки и последующая работа в системе ЭТК. Соблюдение сроков (выдача в течение 3 дней) и правильное оформление записей гарантирует законность и удобство для обеих сторон.
С учётом новых правил и преимуществ электронного формата, переход на ЭТК становится логичным шагом для любой современной организации.