В 2026 году, когда переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) в России подходит к своему завершению, вопрос правильного оформления перехода сотрудников с бумажного формата на цифровой остается критически важным для кадровых служб. Ошибки в этом процессе могут привести к проблемам при подсчете стажа, назначении пенсии и возникновению претензий со стороны контролирующих органов.
Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ, если работник принял решение перейти на электронную трудовую книжку, работодатель обязан не только передать сведения в Социальный фонд России (СФР), но и корректно оформить бумажный документ перед его выдачей на руки сотруднику.
Правовые основания и сроки оформления
Основанием для внесения записи является письменное заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно статье 2 Закона № 439-ФЗ, после получения такого заявления работодатель обязан:
- Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку.
- Выдать трудовую книжку работнику на руки.
- Подтвердить факт выдачи записью в книге учета движения трудовых книжек.
Важно: Запись о переходе на ЭТК является «закрывающей» для бумажной трудовой книжки. После ее внесения и выдачи документа работнику, работодатель больше не имеет права вносить в эту книжку какие-либо записи о трудовой деятельности данного сотрудника.
Срок внесения записи в бумажную трудовую книжку и выдачи ее работнику составляет не более 3–5 дней с момента подачи заявления (в зависимости от внутренних регламентов и требований ст. 66.1 ТК РФ). В системе СФР сведения должны быть отражены в ежемесячной отчетности или в виде отдельного отчета в установленные законом сроки.
Порядок заполнения разделов трудовой книжки
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (или «Сведения о награждении», если раздел о работе заполнен, хотя на практике обычно продолжают нумерацию в разделе о работе). Запись должна быть сделана чернилами черного или синего цвета, без сокращений.
Рассмотрим алгоритм заполнения по графам:
Графа 1: Порядковый номер
Указывается следующий порядковый номер записи, следующий за последней записью о приеме, переводе или увольнении.
Графа 2: Дата
В этой графе указывается дата выдачи трудовой книжки работнику на руки. Именно эта дата фиксирует момент перехода на электронный формат и закрытия бумажного документа.
Графа 3: Наименование события
Здесь вносится текст записи строгой установленной формы. Согласно ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ и Приказу Минтруда России, формулировка должна быть следующей:
«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Обратите внимание: Любые отклонения от этой формулировки, добавление лишних слов или сокращений могут быть признаны ошибкой.
Графа 4: Документ-основание
В этой графе указывается документ, на основании которого сделана запись. В данном случае это заявление работника. Необходимо указать:
- Тип документа: «Заявление».
- Дату заявления.
- Регистрационный номер заявления (если ведется журнал регистрации входящей документации).
Пример: «Заявление от № 14-к».
Заверение записи и выдача документа
После внесения записи она должна быть правильно заверена. В отличие от записей о приеме или увольнении, здесь есть свои нюансы:
- Подпись: Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (например, начальника отдела кадров).
- Печать: Ставится печать организации или печать кадровой службы (при наличии). Если организация отказалась от использования печатей, то печать не ставится, но желательно иметь локальный акт об этом.
- Подпись работника: В данном случае подпись работника в самой трудовой книжке не требуется (в отличие от записей об увольнении), так как факт получения книжки фиксируется в книге учета движения трудовых книжек, где работник свою подпись оставляет.
Факт выдачи трудовой книжки работнику обязательно регистрируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Работник ставит свою подпись в этой книге, подтверждая получение документа.
Особые ситуации
Переход при приеме на работу
Если новый сотрудник, который ранее вел бумажную трудовую, при трудоустройстве подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель должен сделать две записи:
- Первая запись — о приеме на работу (с указанием должности, даты и приказа).
- Вторая запись — о переходе на электронную трудовую (по описанному выше алгоритму).
Только после этого книжка выдается работнику.
Отсутствие места для записей
Если в бумажной трудовой книжке закончились страницы, но работник не подал заявления на переход на ЭТК, ему выдается вкладыш. Однако, если работник переходит на ЭТК, вкладыш не нужен, так как бумажная книжка закрывается.
Судебная практика и риски
Анализ судебной практики за 2024–2026 годы показывает, что отсутствие записи о переходе на ЭТК или ее некорректное оформление часто становится предметом споров. Суды признают действия работодателя незаконными, если бумажная трудовая была выдана без соответствующей «закрывающей» записи. Это может создать проблемы работнику при подтверждении стажа в будущем.
Кроме того, двойное ведение учета (подача сведений в СФР и одновременное внесение записей в бумажную книжку после заявления работника) недопустимо. С момента подачи заявления о переходе на ЭТК бумажная книжка становится архивным документом, находящимся на руках у работника.
Чек-лист для кадровика
Чтобы избежать ошибок, используйте следующий алгоритм:
- Получить от работника заявление о переходе на ЭТК.
- Зарегистрировать заявление.
- Внести запись в трудовую книжку (Графы 1–4) с правильной формулировкой.
- Заверить запись подписью ответственного лица и печатью.
- Сделать отметку о выдаче в Книге учета движения трудовых книжек.
- Выдать трудовую книжку работнику под роспись.
- Отразить сведения в отчетности для СФР.
Соблюдение этих правил гарантирует законность действий работодателя и защиту прав работника на достоверный учет его трудового стажа.