23 мая 2026 г., 07:06 – переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) становится всё более популярным среди работодателей и сотрудников. Ниже подробно рассматриваем, что именно можно сделать в этом процессе, какие преимущества он даёт и какие шаги необходимо выполнить.

Почему стоит переходить на ЭТК?

Электронная трудовая книжка – это современный способ хранения сведений о трудственной деятельности работника в цифровом виде. Основные причины перехода:

• Сокращение бумажной волокиты. Меньше документов, меньше риска их потери.
• Удобный доступ. Сотрудник может просматривать свою информацию через Госуслуги или личный кабинет СФР в любой момент.
• Безопасность данных. Электронные записи защищены от физического износа и могут быть fácilmente резервированы.
• Экономия времени. Оформление и обновление сведений происходит быстрее, чем в бумажном виде.

Как выглядит процесс оформления ЭТК?

Согласно информации от Сбербанка (16 апреля 2024 г.), в ЭТК заносятся те же сведения, что и в бумажной книжке: место и вид работы, должность, причины увольнения и т.п. Начиная с 2020 года такие данные вносятся в общую базу данных СФР.

Кто может перейти на ЭТК?

Переход добровольный. Сотрудник самостоятельно решает, когда переключиться с бумажной на электронную форму. При этом:

1. Если он работает впервые с 1 января 2021 г., ЭТК создаётся сразу.
2. Если у него уже есть бумажная книжка, он может оформить заявление о переходе.

Как правильно оформить заявление о переходе?

Заявление должно содержать основные сведения, которые будут отражены в ЭТК. Пример оформления:

• ФИО работника;
• Номер и серия бумажной трудовой книжки (если есть);
• Дата и место рождения;
• Сведения о месте и виде работы, должности, датах приёма и увольнения;
• Подпись работника и дата подачи заявления.

Официальный сайт ГБУ ЦСО Троицкий (21 мая 2023 г.) подчёркивает, что после подачи заявления в систему вносятся соответствующие записи, а работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет СФР.

Обязательно ли перевод?

Перевод на ЭТК не обязателен. Если сотрудник не подаёт заявление, его данные продолжают храниться в бумажной форме. Однако многие компании рекомендуют перейти, поскольку это упрощает кадровое сопровождение.

Что происходит с бумажной трудовой книжкой после перехода?

По правилам (6 января 2026 г.) при переходе на ЭТК в бумажной книжке вручную вносится запись о переходе на электронные сведения. После этого:

• Бумажный документ выдаётся работнику на руки.
• Дальнейшее ведение информации осуществляется исключительно в электронном виде.

Что делать, если электронная книжка потеряна?

Если сотрудник потеряет доступ к своей ЭТК, ему придётся обращаться к предыдущим работодателям и запрашивать копии данных из архивов, чтобы восстановить информацию. Поэтому рекомендуется сохранять резервные копии или использовать сервисы, предоставляющие подтверждение доступа (например, через Сбербанк или СФР).

Сроки и особенности внесения изменений

Согласно материалам «Электронная трудовая книжка 2025: вопросы и ответы» (24 сентября 2025 г.), при изменении сведений (перевод, новая должность и т.п.) информация должна быть обновлена не позднее 25‑го числа следующего месяца.

Если сотрудник впервые трудоустраивается, его ЭТК формируется с даты начала работы.

Практический пример перехода

Допустим, Иван Иванов, работающий в компании «ТехноСервис» с 2019 г., хочет перейти на ЭТК.

1. Иван заполняет заявление о переходе на электронную трудовую книжку и отправляет его в отдел кадров.
2. Отдел кадров вносит запись в бумажной книжке о переходе на электронные сведения.
3. Система СФР автоматически создаёт запись в ЭТК, где отражаются все сведения из бумажной версии.
4. Иван получает уведомление о том, что его ЭТК доступна через личный кабинет СФР.
5. Дальнейшее ведение информации (новые места работы, должности) будет происходить только в электронном виде.

Преимущества для работодателя

Для компании переход на ЭТК приносит несколько ключевых выгод:

• Упрощение кадрового делопроизводства. Все сведения хранятся в единой системе;
• Снижение риска ошибок. Автоматическое внесение данных уменьшает вероятность опечаток.
• Быстрый доступ к информации. При необходимости можно мгновенно получить данные о сотруднике.
• Совместимость с другими электронными сервисами. ЭТК легко интегрируется с системами электронного документооборота (ЭДО) и электронной подписью.

Что нужно сделать, чтобы перейти на ЭТК?

Краткий чек‑лист для работодателя и сотрудника:

1. Подготовить и подписать заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
2. Внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку (если она ещё существует).
3. Обеспечить доступ к системе СФР (личный кабинет, Госуслуги).
4. Убедиться, что в ЭТК правильно отражены все сведения о работе.
5. При необходимости – обновить сведения в течение 25‑го числа следующего месяца.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли одновременно хранить бумажную и электронную книжки? Да, если сотрудник не подаёт заявление о переходе, обе формы остаются активными.
• Нужна ли электронная подпись для внесения изменений? Для доступа к системе СФР достаточно личного кабинета; подпись требуется только при работе с ЭДО.
• Как восстановить данные, если ЭТК «не открывается»? Обратиться в поддержку СФР или в предыдущие места работы за копиями данных.
• Что делать, если работник уходит из компании? Информацию о его работе сохраняют в ЭТК до момента увольнения, после чего данные остаются в архиве СФР.

Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадрового сопровождения, который приносит выгоды как работодателям, так и сотрудникам. Главное помнить, что переход добровольный, но при правильном оформлении заявления и своевременном внесении изменений процесс становится простым и безопасным. Используя современные инструменты (Госуслуги, СФР, электронные подписи), можно существенно упростить работу с трудовыми документами и повысить их надёжность.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению ЭТК, обратитесь в отдел кадров или в соответствующие органы Социального фонда России.