С 1 января 2020 года в России началось добровольное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). К 2026 году процесс цифровизации трудовых достиг ключевого этапа. Если сотрудник принял решение перейти на электронный формат‚ важно понимать юридические нюансы‚ сроки и обязанности обеих сторон. Данная статья подробно разбирает процедуру на основе актуального законодательства и практики.

Ключевой принцип: добровольность и право выбора

Главное правило‚ которое нужно помнить: переход на электронную трудовую книжку — это исключительно право работника‚ а не обязанность. Работодатель не имеет права принуждать сотрудника к смене формата. При этом‚ если сотрудник захочет перейти на ЭТК‚ работодатель обязан незамедлительно выполнить эту процедуру.

Кто может выбрать ЭТК?

• Все работающие граждане‚ которые уже имеют бумажную трудовую книжку‚ могут подать заявление в любой момент.
• Новые сотрудники‚ устраивающиеся на работу впервые с 2026 года‚ по общему правилу должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной. Это важное исключение‚ установленное для упрощения перехода.

Пошаговая инструкция для сотрудника: как инициировать переход

Процедура инициируется сотрудником и проста:

1. Написать заявление. Сотрудник составляет письменное заявление о переходе на ведение электронной трудовой книжки и о прекращении ведения бумажного носителя. Образец заявления можно запросить у работодателя или кадрового специалиста.
2. Подать заявление работодателю. Заявление передается непосредственному руководителю или в отдел кадров/бухгалтерию.

Обязанности работодателя после получения заявления

Получив заявление от сотрудника‚ работодатель должен выполнить ряд обязательных действий в строго установленные сроки:

Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она есть)

В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления работодатель обязан:

• Сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке сотрудника (если она у него была). Эта запись подтверждает факт перехода на ЭТК.
• Выдать бумажную трудовую книжку сотруднику под расписку. После этого бумажный носитель считается закрытым‚ и дальнейшие записи в него не вносятся.

Передать сведения в Фонд (ПФР и ФСС)

Работодатель должен обеспечить передачу всех сведений о трудовой деятельности сотрудника (включая историю) в Пенсионный фонд России (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС). Это делается через межведомственное электронное взаимодействие. С этого момента информация о стаже и местах работы будет храниться только в цифровом виде в государственных системах.

Начать вести ЭТК

С момента подачи заявления все последующие записи (прием на работу‚ переводы‚ увольнение и т.д.) работодатель вносит только в электронную трудовую книжку через сервисы ПФР или с помощью программного обеспечения (например‚ в 1С).

Что получает сотрудник после перехода?

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ в цифровом виде‚ хранящийся в информационной системе ПФР. Доступ к ней сотрудник может получить через личный кабинет на сайте ПФР‚ портал Госуслуг или мобильное приложение;
• Возможность в любой момент получить выписку из ЭТК (как на бумаге‚ так и в электронном виде) по своему заявлению. Это можно сделать как во время работы‚ так и после увольнения.
• Гарантированный учет стажа всеми государственными органами (ПФР‚ ФСС‚ органы занятости).

Частые вопросы и ответы

Что‚ если сотрудник передумал и хочет вернуть бумажную книжку?

Возврат к бумажному формату невозможен. Решение о переходе на ЭТК является однократным и необратимым. После того как работодатель внес запись о переходе и передал данные в ПФР‚ дальнейшее ведение происходит только в электронном виде. Поэтому решение должно быть взвешенным.

А если у сотрудника уже есть записи в бумажной книжке?

Все предыдущие записи‚ которые были внесены в бумажную книжку до перехода‚ автоматически переносятся (оформляются) в электронную трудовую книжку. История стажа сохраняется полностью. После перехода новые записи идут только в ЭТК.

Нужно ли новому сотруднику в 2026 году приносить заявление?

Для первоначального трудоустройства в 2026 году заявление о выборе формата‚ как правило‚ не требуется. По общему правилу‚ работодатель обязан оформить новому сотруднику электронную трудовую книжку. Однако на практике для подтверждения факта трудоустройства и начала ведения ЭТК от сотрудника может потребоваться подписание какого-либо документа (например‚ заявления о согласии на ведение ЭТК или просто заявления о приеме на работу‚ где указан этот пункт). Точный порядок нужно уточнять у конкретного работодателя.

Можно ли работать без какой-либо книжки?

Нет. Трудовая книжка (бумажная или электронная) — это обязательный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность. Если сотрудник откажется и от бумажной‚ и от электронной версии‚ это будет нарушением со стороны работодателя. Сотрудник должен сделать выбор: либо сохранить бумажную (подав заявление об отказе от ЭТК)‚ либо перейти на электронную.

Важные сроки и даты

• 3 рабочих дня — срок для внесения записи о переходе в бумажную книжку и ее выдачи сотруднику.
• Не позднее 25-го числа следующего месяца, некоторые источники указывают на этот срок для передачи сведений в ПФР‚ но основной обязанностью является выполнение в течение 3 дней после заявления.
• С 1 января 2020 года — начало возможности ведения ЭТК.
• С 2026 года — для новичков электронный формат становится приоритетным и‚ по сути‚ обязательным.

Переход на электронную трудовую книжку по инициативе сотрудника — это стандартная и урегулированная процедура. Ключевые моменты:

1. Инициатива исходит от сотрудника. Работодатель не может заставить‚ но должен выполнить.
2. Сроки короткие. Все действия работодателя должны быть совершены в течение 3 рабочих дней.
3. Бумажная книжка не исчезает сразу. Она остается у сотрудника с пометкой о переходе‚ но дальнейшие записи в нее не вносятся.
4. Все данные надежно сохраняются в системе ПФР. Сотрудник может в любой момент получить подтверждение своего стажа.
5. Решение окончательное. Вернуться к бумажному формату после перехода на ЭТК нельзя.

Сотруднику‚ планирующему переход‚ рекомендуется: четко понимать свои цели (удобство‚ безопасность документа)‚ подать грамотное заявление и получить от работодателя подтверждение (например‚ копию записи в бумажной книжке или служебную записку) о выполнении его просьбы. Работодателю — настроить внутренние процессы и программы (1С и др.) для корректного и своевременного ведения электронных трудовых книжек.

Статья подготовлена на основе анализа законодательства и практики применения норм о трудовых книжках по состоянию на май 2026 года. Для получения персональной консультации рекомендуется обратиться к юристу или в Пенсионный фонд России.