Сегодня 15:06:43 () и вопрос перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК) остаётся актуальным для работодателей и сотрудников по всей России․ Ниже – подробный обзор законодательной базы, практических шагов, образцов документов и часто задаваемых вопросов․

Нормативная основа

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ (в редакции, действующей на 2026 год) – вводит обязательное ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ч․ 8 ст․ 2)․
• Трудовой кодекс РФ, ст․ 66․1 – с 1 января 2022 года все работодатели обязаны фиксировать трудовую деятельность и стаж каждого работника исключительно в электронном виде, с хранением в информационных ресурсах ПФР (ныне СФР)․
• Приказы Минтруда и социальной защиты РФ № … (уточняют порядок внесения записи о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку)․

Согласно информации из сети:

«Сведения об их трудовой деятельности в обязательном порядке ведутся в электронном виде (ч․8 ст․2 Закона от N 439-ФЗ)․ Если работник в 2020 г․ не перешел на ЭТК, то при смене места работы новый работодатель также должен будет вести его бумажную трудовую книжку․ Вместе с тем, за работником остается право в любой момент подать заявление о том, что он хочет в дальнейшем получать сведения о своей трудовой деятельности только в электронном виде․»

Когда и как оформлять переход?

Для новых сотрудников (принятых после )

Согласно данным из источника:

«С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, у которых не было трудового стажа до 1 января 2021 года, необходимо фиксировать только в электронном виде…»

Таким образом, для таких сотрудников отдельная заявка не требуется – их трудовая деятельность сразу ведётся в ЭТК․

Для сотрудников, принятых до

1. Уведомление персонала – до 30 июня 2020 года (по рекомендации Минтруда) необходимо письменно уведомить работников о предстоящем переходе на электронный формат․
2. Получение согласия – работник пишет заявление о переходе на ЭТК (можно в свободной форме или по утверждённой в организации форме)․
3. Внесение записи в бумажную трудовую книжку – сотрудник отдела кадров делает соответствующую запись о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности и выдаёт бумажный документ на руки (п․ 2, 3 ст; 2 закона 439‑ФЗ)․
4. Хранение бумажной книжки – после выдачи работнику её необходимо хранить в личном деле сотрудника (или вернуть работнику, если он настаивает на возврате)․

Пример формулировки записи (по рекомендации Минтруда):

«С г․ сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронном виде в соответствии с ч․8 ст․2 Федерального закона от № 439‑ФЗ․»

Как оформить заявление о переходе?

Согласно источникам:

«Уточнить у конкретного работника, готов ли он перейти только на электронный формат․ В случае согласия попросить написать отказ от бумажной трудовой в свободной форме или по форме, утверждённой в организации (ИП)․ Зафиксировать в старой книжке переход на ЭТК․»

Образец заявления можно разместить в виде таблицы:

Как работодатель подаёт данные в ПФР/СФР?

Согласно информации из сети:

«Работодатель подает форму ЕФС-1 с подразделом 1․1 в Пенсионный фонд, после чего фонд создает электронную трудовую книжку․»

После получения формы ЕФС-1 СФР формирует личный электронный счёт трудовой деятельности (ЛЭСТД), доступный работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или в мобильном приложении СФР․

Этапы подачи

1. Сбор сведений о приёме, переводе, увольнении, награждениях и т․д․ за отчётный период․
2. Заполнение формы ЕФС-1 (раздел 1․1 – «Сведения о трудовой деятельности»)․
3. Направление формы в СФР через электронный документооборот (ЭДО) или лично в территориальное отделение․
4. Получение подтверждения принятия и формирование ЛЭСТД․

Особенности работы в 1С:ЗУП и других программах

В популярной конфигурации «1С:Зарплата и Управление Personnel» переход на ЭТК оформляется следующим образом:

1. Перейти в раздел Кадровик → Электронные трудовые книжки․
2. Создать документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
3. Указать дату документа – она должна совпадать с датой подачи заявления сотрудником․
4. После проведения документа система автоматически формирует запись в бумажной трудовой книжке (если требуется) и передаёт данные в СФР через форму ЕФС-1․

Аналогичные механизмы реализованы в «Контур․Экстерн», «Галактика», «Битрикс24 HR» и других HR‑системах․

Как сотруднику получить выписку из ЭТК?

Согласно источнику:

«Инструкция, как оформить электронную трудовую книжку, где её смотреть и как заказать выписку через Госуслуги или СФР․»

Шаги для получения выписки:

1. Авторизоваться на портале Госуслуги (или в личном кабинете СФР)․
2. Выбрать раздел Трудовая деятельность → Электронная трудовая книжка․
3. Нажать кнопку Запросить выписку, указать период (за весь период или за конкретные годы)․
4. Получить документ в формате PDF или XML; при необходимости распечатать или направить работодателю․

Выписка имеет ту же юридическую силу, что и выписка из бумажной трудовой книжки, и может использоваться при приёме на новую работу, оформлении пенсии, получении социальных выплат и т․д․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли всем работникам переходить на ЭТК?

Да, с 1 января 2022 года все сведения о трудовой деятельности должны вестись в электронном виде․ Работник может оставить бумажную книжку на хранение, но официальный учёт ведётся только в ЭТК․

Что делать, если сотрудник отказался от перехода?

Сотрудник имеет право продолжать вести бумажную трудовую книжку․ При смене места работы новый работодатель обязан вести бумажную книжку, пока сотрудник не подаст заявление о переходе на электронный формат․

Нужно ли заверять запись о переходе в бумажной книжке нотариусом?

Нет․ Достаточно подписи уполномоченного лица отдела кадров и печати организации (если она используется)․ Заверение нотариусом требуется только в случае спора в суде․

Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке?

Ошибка исправляется путём подачи уточняющей формы ЕФС-1 с пометкой «Исправление»․ После обработки СФР вносит корректировки в ЛЭСТД․

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Технически можно, но с 2022 года только электронный вариант имеет юридическую силу для учёта трудового стажа и начисления пенсии․ Бумажная книжка служит лишь резервным документом․

• Соблюдайте сроки: уведомление сотрудников о переходе – до 30 июня 2020 года (если ещё не сделано), подача заявлений – в любой момент, но лучше сразу при приёме на работу․
• Используйте approved формы: заявление о переходе, форму ЕФС-1, образцы записей в бумажной книжке – они минимизируют риски претензий со стороны контролирующих органов․
• Автоматизируйте процесс: внедрите модуль ЭТК в вашу HR‑систему (1С, Контур;Экстерн и т․д․) – это сократит время на оформление и уменьшит вероятность ошибок․
• Обучите кадровый состав: проведите внутренние тренинги по порядку внесения записей, работе с формой ЕФС-1 и выдаче выписок через Госуслуги․
• Храните подтверждающие документы: копии заявлений, выписки из СФР, приказы о переходе – они понадобятся при проверках трудовой инспекции или ПФР/СФР․

Переход на электронную трудовую книжку – это не только выполнение законодательного требования, но и шаг к более прозрачному, безопасному и удобному учёту трудовой деятельности․ При правильной организации процесса вы получаете мгновенный доступ к данным, снижаете риски потери документов и упрощаете взаимодействие с пенсионным фондом и другими государственными структурами․

Статья актуальна на 15:06:43․ При изменении нормативной базы рекомендуется сверяться с последними версиями Федерального закона № 439‑ФЗ и Трудового кодекса РФ․